Управление небольшими проектами

Многих наверняка интересует вопрос о том, в чем заключаются основные аспекты успешного управления большими проектами, которые могут быть применены к более мелким проектам. Это очень важный вопрос и с ним сталкиваются все руководители проектов при управлении небольшими проектами.

Концентрация на результатах проекта

Одним из аргументов против использования методологий управления проектами является то, что они, как правило, концентрируются на процессах, а это в результате дает большое количество документации проекта, что не совсем практично или вовсе нежелательно при более мелких проектах. Это очень сильный аргумент, и любой метод, который фокусируется на производстве документации ради предоставления истинных ценностей бизнеса, скорее будет помехой, чем выгодой. Ведь целью управления проектами является предоставление преимуществ, а не производство документации.

По поводу того, какой же метод программного обеспечения является наилучшим, в среде разработчиков ПО разговоры и споры ведутся постоянно. В последнее время все больше профессионалов ратуют за применение гибкой методологии разработки в противовес использованию традиционных методов, которые концентрировались на производстве большого объема документации.

Гибкие методы фокусируются на предоставлении программного обеспечения, а не документации. Потому все руководители могут почерпнуть немало полезной информации из гибкой методологии относительно разработки ПО, ведь это приводит нас к концентрации на предоставлении результатов, а не документации, хотя важным вопросом остается то, сколько документации необходимо в каждом отдельном случае?

Применение лучших практик

Многие придерживаются правила, которое не позволяет им предоставить больше, чем требуется от проекта - ни больше, ни меньше. Простым практичным правилом является: если что-то поможет нам предоставить необходимые результаты, то это стоит сделать, а если от чего-то не будет проку, то это будет просто тратой времени. Поэтому в каждом проекте стоит как минимум применять наилучшие практики в управлении проектами.

Теперь давайте изучим лучшие советы в управлении проектами и увидим, стоит ли прибыль и выгода всех затрат на их достижение.

Запись целей и масштаба проекта

Даже самый маленький проект будет иметь какие-либо цели, которых вы стремитесь достичь. В качестве руководителя проектов в ваших же интересах определить данные цели, и вы, скорее всего, будете стремиться удовлетворить данные цели результатами проекта. В ваши обязанности входит достижение данных целей, и вы отвечаете за это. Иначе говоря, спрос будет именно с вас.

Теперь представьте, что вам необходимо составить список целей, и вы всегда находитесь под управлением кого-то, кому вы также будете отчитываться. Определенные и документально оформленные цели будут вашей страховкой перед высшим руководством и продемонстрируют, что вы достигли поставленных целей.

Тем не менее, есть еще одна причина, почему вам стоит определить и записать цели даже в случае с небольшим проектом. Поскольку вам платят за то, что вы делаете в качестве руководителя проектов, вы, естественно, хотите удовлетворить желания участников проекта, но если цели не будут определены, то вы не сможете оправдать ожидания участников от данного проекта.

Аналогично с определением масштаба. Масштаб формирует границы проекта. Если вы не определите, что есть что, то велика вероятность того, что проект будет расти - и вскоре ваш небольшой проект вырастет до незапланированных масштабов большого проекта.

В любом случае вам необходимо документировать, кто является участником небольшого проекта и каковы их ожидания от этого проекта. Это поможет вам определить цели и результаты, которых необходимо достичь, чтобы удовлетворить требования и ожидания всех участников проекта.

Что предоставит проект

Кто-то должен выполнять всю работу для достижения запланированных результатов. Даже если результаты будут небольшими и их реализация не требует много времени, их все же стоит записать. Записывание результатов и ознакомление с ними всех остальных позволит вам своевременно обнаружить ошибки в планах. Таким образом, вашей целью должно стать документирование детального набора описаний предоставляемых результатов.

Эти описания будут использованы теми, кто будет работать над реализацией. Даже если это одна страница, важно написать её четко и конкретно, исключая всякую двусмысленность. Если вы не запишите данные описания, то это означает, что исполнители могут интерпретировать, используя различные способы, что может привести к упущению сроков из-за исправления возможных ошибок. Итак, всегда определяйте и документируйте планируемые результаты.

Составление плана проекта

Предположим, вам необходимо забраться на одну из высочайших гор планеты. Наверняка вы не приступите к этому без предварительной основательной подготовки и планирования. Ведь даже если вы решили забраться на крышу вашей дачи, все равно вы будете что-либо планировать - к примеру, в какое время вы будете это делать, что вы возьмете с собой? В небольших проектах все точно так же - вам необходимо выяснить, какие действия требуются для получения результатов, спрогнозировать длительность действий, сколько ресурсов вам понадобится, а также определить количество сотрудников, их действия и ответственности.

Все это стоит записать и довести до сведения членов проектной команды. Большинство попадают в тупик, считая, что им необходимо какое-либо ПО по планированию проекта, такое, например, как Microsoft Project. Это не всегда необходимо, ведь нередко на составление диаграмм Ганта и их оформление тратится слишком много времени, при этом сама причина, по которой использовали этот инструмент, часто просто теряется из виду.

Вместо этого вы можете создать календарный график работ в Microsoft Excel, что для малых проектов может быть лучшим решением. Оно просто в использовании и более адекватно для малых проектов. Просто сделайте из каждой колонки последовательную дату, запишите ваши действия в первой колонке и заполните ячейки таким образом, чтобы они отображали время, необходимое для выполнения.

В дополнение к графику работ вам понадобится документ контрольных точек проекта. Контрольные точки - это даты, к которым вам необходимо предоставить определенные результаты. Ответственности каждого члена команды также должны быть документированы.

Общение

Даже в самой малой проектной команде, состоящей из 2-х человек, руководитель должен назначать задачи и ответственности. Конечно, может подразумеваться, что сотрудники знают, что делать, и нет необходимости в том, чтобы им это сообщал руководитель. Однако если руководитель не назначит задачи, вероятность того, что исполнители будут выполнять не совсем то, что требуется для проекта, многократно возрастает. В результате проект предоставит не то, что требуется, или же будет задержан, поскольку время будет потрачено на выполнение того что стоило сделать раньше.

Чтобы избежать таких накладок, вы можете делиться планами посредством электронной почты или же распечатать план для членов проектной команды, а также можете организовать собрание для обсуждения плана проекта. Помните, что если план изменяется, то вы должны данные изменения довести до сведения проектной команды.

Наблюдение за прогрессом и его оглашение

Если представить проектную команду из двух человек - руководителя и исполнителя, то руководитель должен быть в курсе прогресса реализации, выполняемой исполнителем. Это может быть достигнуто посредством короткого отчета по электронной почте, описывающего прогресс, оставшуюся работу и списком проблем. Во многих случаях этого будет достаточно.

В качестве альтернативы вы можете организовать 15-минутную встречу для того, чтобы догнать и наверстать упущенное время. Вы можете комбинировать оба метода, что будет еще лучше. В любом случае, руководитель должен быть информирован о прогрессе для того, чтобы проект эффективно контролировался.

Управление изменениями

Даже в команде из 2-х людей могут происходить изменения. Запросы на изменения часто исходят от участников, и в вашу ответственность входит оценка уровня принятия изменений. Для этого вам необходимы хорошие прогнозы эффекта изменений на затраты и сроки. Изменения чаще всего влияют на время проекта, поэтому, обладая четким пониманием того, как расписание и бюджет будут изменены, вы сможете принимать разумные решения о том, стоит или нет вносить изменения в ваш проект.

В небольших проектах нет особой необходимости в наблюдении изменений и создании комитета по управлению изменениями. Для принятия решения и оценки влияния на затраты и расписание достаточно будет быстрого обсуждения с ключевыми участниками.

Но вам никогда не стоит слепо принимать изменения. Даже если изменения небольшие, вам не стоит принимать их без полного анализа их эффекта на затраты и расписания. Это и есть рецепт увеличения масштаба, когда проект растет по мере добавления изменений в него. Вы не успеете оглянуться, как из маленького ваш проект превратится в нечто, стремящееся к краху, и вы не сможете уложиться в бюджет и предоставить необходимое в срок.

Контроль рисков

Даже в маленьких проектах есть риски. Продумайте все явные риски в самом начале вашего проекта, наблюдайте каждую неделю за 10-ю самыми большими рисками (или пятью, если их не так много) и будьте готовы к новым рискам. Неспособность эффективно управлять рисками является одной из причин краха.

Управление рисками не требует многих вложений. Вы можете составить список предполагаемых рисков, их может быть всего около 10. Определите наиболее суровые риски, а затем разработайте стратегию по предупреждению и избеганию их возникновения. Все это может занять парочку часов. Далее вы можете уделять по полчаса каждую неделю на рассмотрение данных рисков и поиск возможных новых. Даже если некоторые риски все же случились, то в конце проекта эффект от их присутствия будет минимальным, если с самого начала у вас был план по их снижению.

Итак, при минимальном вложении очевидна большая выгода от того, что вы будете управлять рисками на протяжении всего проекта.

В итоге

В итоге можно сказать, что применение данных практик даже по отношению к небольшим проектам можно осуществить , избежав чрезмерного объема документов или накладных расходов. Данный опыт аккумулировал то, что множество руководителей проектов применяли и применяют в тысячах успешных проектов и называют "лучшим опытом ", потому что он помогает достичь поставленных результатов .

Не стоит думать, что если вы управляете небольшим проектом, то можно обойтись без применения данных практик. Вы можете пожалеть об этом позже, когда проект сойдет с намеченного пути.