20 вопросов, которые должны задавать все руководители проектов

Один из многих навыков, необходимых руководителю проекта, - умение задавать проницательные вопросы и упорно добиваться получения четкого ответа. Многих ошибок в проектах можно бы было избежать, если бы вопросы были полностью сформулированы и если бы были даны четкие и развернутые ответы.

Очень часто четко не определяются области проекта, для которых это крайне необходимо. Делаются предположения о том, кто за что отвечает, и, даже хуже, делаются предположения о том, какими именно являются коммерческие цели, и какие выгоды проект предоставит организации.

В стремлении начать заманчивый новый проект легко всем, не только руководителю проекта, быстро провести ранние этапы подготовки проекта и добраться до интересных частей. Но в эпоху экономической неопределенности каждый проект должен реализовывать значительные коммерческие выгоды, которые можно точно измерить. Выгодами могут быть экономия времени или затрат, но они равно могут направлены на сохранение надежной репутации (или спасение подорванной репутации), поэтому они не всегда легко измеряются и не всегда точно прогнозируются заранее. Однако ожидаемые выгоды должны быть задокументированы, чтобы всем участникам было понятно, зачем нужен проект.

Никакой список вопросов не является исчерпывающим, но ниже приведено 20 вопросов, которые руководитель проекта всегда должен задавать, независимо от того, над каким типом проекта они работают в организации любого типа:
1.    Какие коммерческие цели проект стремится достичь?
2.    Какие коммерческие выгоды обеспечат эти цели в случае их достижения?
3.    Какие будут последствия для фирмы (финансовые, репутация и т.д.), если проект не двигается вперед или не реализует цели?
4.    Есть ли легкие в реализации альтернативы для этого проекта? Иногда доступны другие решения, не требующие финансовых последствий полноценного проекта.
5.    Есть ли какой-то убыток от реализации данного проекта? Увольнение рабочих может быть явным убытком, но могут присутствовать и менее явные убытки.
6.    Кто является главным заинтересованным лицом с единоличной ответственностью за продвижение проекта? Важно, чтобы кто-то вышестоящий взял проект под личный контроль – этим человеком никогда не должен быть руководитель проекта.
7.    Кто отвечает за обеспечение выделения надлежащих ресурсов (сроки, люди и деньги) для проекта? Это должен быть человек, имеющий право выделять любые требуемые ресурсы.
8.    Кто будет отвечать за принятие решения, продолжается проект или нет, после предварительного изучения? Часто это будет группа людей, иногда с противоречивыми целями.
9.    Зависит ли новый проект от успешной сдачи текущего проекта? Если да, то перед началом нового проекта должен быть получен полный отчет о статусе уже выполненного (яющегося)  проекта.
10.    Какие критерии будут показывать, что цели были достигнуты и выгоды реализованы?
11.    Будет ли новое оборудование/продукты требоваться для облегчения реализации проекта, например, необходимо ли новое программное обеспечение?
12.    Потребуются ли кадровые изменения (увольнение или наём новых работников)?
13.    Потребуется ли переподготовка существующего персонала, например, чтобы изучить новые бизнес-процессы?
14.    Какие лица, группы или отделы будут участвовать в проекте?
15.    Кто будет отвечать за детальное документирование бизнес-требований?
16.    Кто будет устанавливать промежуточные и конечные сроки? Проекты, в которых отдел сбыта, например, определяет срок сдачи проекта ИТ, имеет гораздо меньший шанс на успех, чем когда производится оценка требуемых ресурсов на основе имеющихся данных.
17.    Сколько непредвиденных расходов будет иметься в бюджете?
18.    Кто будет отвечать за принятие решения о включении или исключении запрошенных изменений во время выполнения проекта?
19.    Потребуется ли тестировать результаты проекта, и если да, то кто будет это делать?
20.    Кто будет производить окончательное утверждение результата проекта?

Есть еще много вопросов, которые можно задать, чтобы обеспечить успешное начало проекта. Но получить правильный ответ не менее важно, чем задать вопрос. Большинство людей проходят надлежащее обучение управлению проектами, помогающее им разработать серию вопросов, наиболее подходящих для их фирмы. Начинающие руководители проектов могут извлечь пользу из основанного на знаниях обучения, такого как APM IC или одного из курсов на сертификат профессионала в управлении проектами.