Назначение управления проектом и постановка задач

Целью управления проектом является предсказание или предвидение всех возможных проблем и рисков, а также планирование, организация и контроль деятельности для успешного, несмотря на риски, завершения. Вездесущий элемент риска и неопределенности означает, что события и задачи, ведущие к завершению, никогда не могут быть предсказаны с абсолютной точностью. Для некоторых сложных и выгодных проектов даже возможность успешного завершения может вызывать серьезные сомнения.

Управление проектом включает в себя разнообразную деятельность. Например, сюда можно отнести планирование – определение задач; организацию – вступление в соглашение; формирование штата сотрудников – отбор подходящих людей для работы; руководство – выдача указаний. А также: мониторинг – проверка прогресса; контроль – принятие действий для исправления ошибок; инновация – применение в работе новых решений; представление – связь с потребителями.

Посановка задач

Только конкретные задачи проекта являются эффективными. Они увеличивают шансы получения определенного дохода. Таким образом, задачи не должны быть нечеткими, такими как, например, улучшение отношений с клиентами, так как это неизмеримо. Они должны показывать, насколько успешным должен быть проект. Например, уменьшение жалоб клиентов на 50% является хорошей задачей. В некоторых случаях простой ответ «да» или «нет» можно измерить.

Пока вы добиваетесь главной цели проекта, могут появиться промежуточные. Проектная команда должна выполнить ряд задач, стремясь к конечной цели. Есть много примеров, когда можно исходить только из ступенчатого метода для достижения желаемого дохода. Если действовать другими методами, то можно потерять возможность развития навыков, что позволяет достичь прогресса продуктивным образом.

Часто цели можно распределить по трем заголовкам.

Производительность и качество

Конечный результат проекта должен соответствовать цели, для которой он был предназначен. В прошлом ответственность за качество лежала на отделе технического контроля. В последние годы концепция комплексного управления качеством вышла на первый план. Согласно этой концепции, ответственность за качество лежит на всем штате сотрудников, начиная с высшего руководства.

Бюджет

Проект должен быть завершен, не выходя за рамки дозволенных расходов. Финансовые ресурсы не всегда неисчерпаемы. Проект может быть прекращен в целом, если денежные средства закончились до завершения. Таким образом, затраченные деньги и усилия будут потеряны и списаны. В крайнем случае, спонсор может разориться. Существует много проектов, где нет прямого мотива для прибыли, однако все еще важно обращать соответствующее внимание на издержки, а управление финансами остается важнейшим фактором проектной работы.

Сроки

Фактический прогресс должен соответствовать запланированному. Все значительные стадии проекта должны придерживаться установленных дат, чтобы получить результат раньше или в день окончания проекта. Временные задачи чрезвычайно важны, так как завершение проекта с опозданием, вероятно, не очень понравится покупателю или спонсору.

Вывод

В результате развития на протяжении многих лет управление проектами подразумевает различную деятельность до завершения работы. Задачи должны ставиться четко, так, чтобы их можно было измерить. Наряду с основной целью проекта могут появиться второстепенные.