Написание отчёта о работе

Отчет о работе является основной работой, которую проекту необходимо выполнить. Это ключевой инструмент управления, если его использовать для контролирования работы поставщика или подрядчика, а также для направления работы изнутри. Отчет должен включать всю предполагаемую работу. Описание не должно быть подробным, на самом деле для больших проектов непрактично указывать детали. Он должен быть полным и включать работу, предоставляющую результаты и административную работу, такую как доклад о проекте. 

Отчет о работе сформирует ключевую часть контракта, если работа была произведена поставщиком или подрядчиком. Работа, обозначенная в этом документе, является частью контрактных обязательств поставщика. Работа, не содержащаяся в отчете, будет выполнена только при взаимной договоренности или при включении в проект, согласно с изменившимися требованиями. Отчет также важен для внутренней команды, хотя не существует правовых последствий, потому что поиск ресурсов будет спланирован согласно работе, описанной в отчете. Эта статья была написана с целью обеспечения исполнителей управления проектами сведениями и приемами для составления эффективного отчета. 

Нужен ли отчет  на самом деле?  

Отчет о работе – это ценный организационный  инструмент для фиксирования всей работы проекта. Его ценность заключается в способности скомпоновать все важные элементы работы проекта. Особенно полезен отчет в двух случаях: чтоб сформировать часть контракта с внешним поставщиком и консультантом, или для промежуточного планирования большого комплексного проекта, где работа будет проводиться изнутри. Отчет о работе не нужен, если у вас небольшой и достаточно простой проект, чтоб напрямую перевести документ, описывающий масштаб проекта в структуру декомпозиции работы (WBS), например MS Project.  

Отчет о работе очень полезен, когда проект большой  и сложный, потому что это позволяет  вовлечь экспертов предметной области в этапы работы, которую нужно выполнить, не имея доступа к MS Project. Описание предстоящей работы может быть выполнено любым работником, имеющим навыки письменного общения и знания технической работы. Отчет также служит инструментом общения, сообщая основной масштаб проекта. 

Когда следует  писать отчет о работе? 

Отчет необходимо писать после получения документа, описывающего масштаб проекта, на протяжении этапа планирования. Документ, описывающий масштаб проекта, должен быть написан, в первую очередь, демонстрируя в общих терминах реализуемый продукт. Предположим, ваша организация запускает проект по развитию базовой системы на основе программного обеспечения, для получения и отслеживания заказов ПО. Документ, описывающий масштаб проекта, будет включать этот язык, а также, возможно, и список пользователей, которые будут использовать систему. Например, для служащих по приему заказов, для разработчиков, формирующих заказы, для руководителей, которые производят отчет системы, и для торговых служащих, отправляющих заказы. Вы также можете включить в систему элементы и функции, которые хотите : к примеру, это может быть возможность доступа к интернету или внутренней сети, сколько заказов необходимо хранить, какая информация будет содержаться про каждый заказ, как система будет собирать оплату заказов и т.д. Документ, описывающий масштаб проекта, даст вам информацию о том, что нужно создать. 

Теперь, когда  вы знаете, что создаете, вам нужно определить все тонкости и то, как вы будете это создавать, а значит, следует написать отчет о работе. Отчет указывает работу, которую предстоит выполнить, таким образом, его можно написать еще до того как работа будет спланирована или разделена на составные части в структуре декомпозиции работ. 

Что входит в  отчет

Начните ваш  отчет с информации в документе, описывающем масштаб проекта. Все содержащиеся здесь элементы должны появиться в вашем отчете. Документ определяет результаты проекта на высоком уровне, ваш отчет будет содержать эти результаты и то, когда они будут достигнуты и каким образом. Отчет должен также содержать информацию о результатах на более детальном уровне. Например, ваш документ, описывающий масштаб, включает порядок выполнения и систему управления. Вы можете разбить эти результаты на базы данных, чтоб обработать, сохранить и отследить информацию, пользовательский интерфейс и систему отчетности для управления докладами. 

Мы предоставим стандартизированный  контрольный пример отчета о работе информационных категорий:

• Масштаб работы - это детальное описание работы, используя ПО и ТО, и четкую систему работы.
• Место работы: место, где работа будет производиться, будет отличаться от стандартного местоположения. Это будет характерно для отчета о работе, выполненного удаленно.
• Время выполнения - дата начала и завершения проекта, максимальное число часов за определенный временной период.
• Расписание предоставления результатов соответственно срокам завершения проекта включает в себя конечную дату разработок, контроль качества, тестирование на приемлемость для пользователя и т.д.
• Применимый стандарт: рыночный стандарт или другие стандарты фиксируются в результатах проекта. Это должно включать любые стандарты, такие как международная организация по стандартам, модель развития функциональных возможностей, интегрированная модель технологической зрелости организации и т.д.
• Критерии одобрения будут включать в себя любые стандарты качества, которым нужно соответствовать, например, нулевое преимущество – один дефект. Это также должно состоять из других условий, которые должны соблюдаться, например, число контрольных примеров, число выполненных контрольных примеров и т.д.
• Специализированные требования включают любую специальную квалификацию для рабочей силы, таких как сертифицированные профессионалы в управлении проектами (PMP).

Масштаб работы, срок исполнения и планирование результатов  является обязательной информацией. Остальное  необязательно и относится к тем проектам, к которым можно это применить. Например, примечания о том, что работа, должна производиться на территории организации, не добавляет ценности. Обозначение места работы и сотрудника, ответственного за его предоставление, будет существенным фактом для отчета о работе для консультативной организации. 

Масштаб проекта  должен включать административную работу, так же как работу над результатами проекта. Административная работа также включает руководство проекта. Вы можете не включать работу управления проектом, если вы делали ее для внутреннего клиента. С другой стороны, включение поможет обозначить ожидания клиента или спонсора. Включив доклады и записи различного общения, вы  доставляете  заинтересованным сторонам  информацию о прогрессе проекта. Вы также должны включить любую информацию, которая вам может предоставить команда, например, доклады о прогрессе. Обозначьте административную работу, такую как пересечение сроков проекта и инструмента слежения за сроками, если использование подобных инструментов является нестандартным технологическим режимом для проектной команды. 

Не пытайтесь  предоставить слишком много информации о результатах или  о том, как  проходила работа. Помните, что вы дали повод для определенных ожиданий, включив информацию в отчет. Будет сложно изменить что-либо, если это обозначено в отчете (вам понадобится изменение требований, одобренных спонсором или клиентом).
Вы не должны собирать детальное описание результатов проекта для проектов, где используется циклы разработки программного обеспечения (SDLC). Описания использованной методологии и наиболее важных результатов будет достаточно. Использование водопадной модели позволит вам собрать больше деталей о проделанной работе и о результатах проекта.  

Следующие шаги

Вашими следующими шагами будет поиск спонсора проекта, или клиента, одобряющего отчет работы. Отчет о работе теперь станет официальным основным масштабом вашего проекта. Все, что детально описано в отчете, необходимо представить в конечном продукте. 

Ваш отчет обозначит  работу, которую должна выполнить  проектная команда, но предельно  детально. Вам понадобиться разделить  эти пункты, для того чтобы завершить  структуру декомпозиции работ. Вы можете понять, что определив независимые элементы отчета, можно обеспечить отображение всех результатов и групп работ в структуре декомпозиции работ (WBS). Вы также должны сверить отчет с документом, описывающим масштаб проекта, чтобы гарантировать, что все элементы документа представлены в отчете.  

Дата начала и завершения, установленная в  отчете, должна быть представлена в  структуре декомпозиции работ. Если вы используйте MS Project или похожие инструменты для поддержания структуры, начальная дата будет первоначальным входным данным инструмента. Используйте конечную дату как ограничение. Если вы скомпоновали всю охваченную информацию в структуре декомпозиции работ, в структуре работы и планировании задач, вам нужно сверить дату результата с датой из отчета. Используй те запланированную дату из отчета для больших результатов в таком же случае.  
 
Вы должны использовать ваш отчет как средство общения, чтоб объяснить работу проекта  заинтересованным лицам. Вы можете сделать  это, отправив отчет на сайт, доступный  для чтения вместе с другими документами  проекта для общего доступа. Совершенствуйте отчет, когда будут внесены изменения, модифицирующие работу проекта. 

Позаботьтесь  о том, чтоб собрать верную информацию о работе вашего проекта, прилагая все  усилия, чтоб гарантировать ее достоверность, и наилучшим образом использовать эту информацию для оставшейся запланированной деятельности, которая сбережет время в будущем. Помните, что это «живой» документ и что любые изменения, представленные в отчете, должны здесь отразиться.