Корпоративный процесс выборки проектов

Существуют некоторые решения для управления проектами, облегчающие работу компаний, которые могут столкнуться с финансовыми проблемами. Сильное лидерство в управлении проектами должны быть включено в процесс выборки проектов. В данной статье мы рассмотрим движущие силы бизнеса и способы оценки, которые могут быть учтены при выборе проектов.

В то время как процесс выборки проектов реализуем и является не многократным действием, для достижения успеха он требует поддержки, начиная с высшего руководства.

Помните, что опытный руководитель проектов должен понимать, что данный процесс выборки не подходит всем организациям. Это процесс будет работать, но не во всех случаях. Опытный профессионал должен быть гибким, что необходимо для управления проектами и приведения их к успешной реализации.

Давайте сначала рассмотрим реальную область бизнеса и что движет изменениями. Независимо от экономики, проекты в организации существуют для того, чтобы решать проблемы, служить движущей силой, ухватывать возможности, называемые факторами, обусловленными бизнесом. Данные факторы помогут организационно улучшить знания в бизнесе, процессы и услуги, или же улучшить каналы коммуникаций бизнеса. Это основные кирпичи информационных систем, на которые компании опираются. Поэтому проекты должны соответствовать некоторым критериям до того, как будет вестись работа. Существуют также финансовые затраты, связанные с проектом, и проекты должны поддерживать какие-то цели организации. Более важно то, что проекты должны быть верно и формально изучены и одобрены до того как на них будут затрачены ресурсы, время и деньги.

Для того чтобы справиться со всем этим, организации могут составить организационный комитет, который наблюдает за одобрением проектов. Данный комитет должен иметь информацию о пакете, содержащем сопроводительную документацию, которая изучается для принятия решения - поддержать, отказать или провести больше исследований до того, как проект будет двигаться дальше. Сопроводительная документация должна подготавливаться в присутствии спонсора проекта. Поддерживающая документация должна включать в себя (но не только) устав проекта (Project Charter), оценку последствий деятельности, оценку степени сложности и анализ\оценку выполнимости проекта. В дополнение, некоторым проектам необходима также оценка применимости и/или оценка рисков.

Поэтому есть множество деталей относительно каждого из описанных элементов - давайте рассмотрим их, и начнем мы со спонсора проекта. В большинстве случаев спонсор проекта является координатором проекта, и он предоставляет достаточный объем мотивации и видения для проектной команды. В зависимости от размера организации, спонсор проекта также является ответственным исполнителем, который отвечает за результаты проекта. Это описание не включает все, и процесс выборки проекта должен содержать определения всех ролей и ответственностей.

Устав проекта - это документ, который предоставляет четкость целей проекта. Он должен вкратце документировать нужды проекта и определять, насколько он соответствует движущим силам бизнеса.

Оценка последствий деятельности анализирует несколько категорий бизнеса, таких как окупаемость инвестиций (ROI), эффект, стратегическую важность, сроки реализации и существенное улучшение факторов, движущих бизнес. С этим также связана модель оценки, которая используется для подсчета рейтинга решения.

Оценка сложности анализирует другие бизнес-категории, такие как доступность ресурсов, проблемы с управлением изменениями, сложность дизайна и разработки, а также интеграция системы. Это также связано с моделью оценки, которая используется для подсчета рейтинга решения.

Оценка проекта используется для составления информации, начиная от оценки последствий деятельности и сложности для измерения реализуемости проекта и его смысла для организации. В большинстве случаев информация, которая подобрана тут, определит, будет проект одобрен или отклонен.

Если проекту необходимы дополнительные исследования, то вам стоит составить технико-экономическое обоснование проекта. Но учтите, это занимает много времени и требует детализации. Оценка применимости иногда необходима, но в конечном итоге, она может оказаться очень прибыльной. Далее мы приведем то, что должно быть освещено в данной оценке применимости:

• Краткий отчёт по управленческой информации
• Среда работы
• Вовлеченная организация
• Входные/выходные элементы
• Оформление
• Безопасность
• Взаимодействие систем
• Физическая среда
• Текущие процедуры работы
• Функциональные цели
• Требуемые рабочие характеристики
• Прогнозы и ограничения
• Методология
• Критерий оценки
• Рекомендации
• Предлагаемая система
• Описание предлагаемой системы
• Улучшения
• Затраты ресурсов и времени
• Влияние
• Влияние инструментария
• Влияние ПО
• Влияние организации
• Влияние операций
• Влияние разработки
• Влияние объекта или места работы
• Влияние безопасности и конфиденциальности
• Обоснование и рекомендации
• Альтернативные системы

Также может понадобиться оценка рисков. Оценка рисков - это нечто большее, чем нормальная оценка сложности. Так же, как и оценка применимости, здесь необходимо осветить множество деталей, но их перечислять мы не будем.

Более важно понять то, что время от времени может понадобиться дополнительная информация о проекте, и хотя процессы и процедуры уже могут работать над проектом, руководители и менеджеры должны надеяться на свой опыт для помощи в выборке проектов в организации.

В настоящее время компании стараются увеличить эффективность бизнеса путем ускорения процессов. Руководителей в сфере ИТ просят увеличивать окупаемость инвестиций и уравнять информационные системы с целями бизнеса. Для того, чтобы эффективно выполнить это, руководители высшего звена нисходят до уровня ИТ-руководителей, чтобы понять, как такие процессы, как управление проектом и другие, влияют на общую стоимость систем и приложений.

От высшего руководства до производственных менеджеров, всем нам необходимо понять, что повторяемый процесс в управлении, это как успешно испытанный рецепт, которому следуют, если хотят добиться тех же результатов. Организационные процессы существуют ради всеобщего блага в организации, ради блага участников и ресурсов. Руководители проектов привносят набор навыков, а также опыт и знания, которые помогают концентрироваться на успехе проекта путем постоянного изучения того, что происходит в их среде, и принятия необходимых шагов для постоянного улучшения от проекта к проекту.

Вам повезло, если у вас есть целый набор процессов управления проектом, процедур, документов и шаблонов в вашем инструментарии. Он может состоять из набора методологий управления, включая водопадную, унифицированный процесс Rational, гибкую методологию (Agile) и другие. Они предоставляют руководителю все, что необходимо для управления проектами посредством типичных и усовершенствованных жизненных циклов разработки ПО.

Процесс выборки проектов предоставляет многим организациям значимые результаты, которые заключает в себе нужды бизнеса и метод определения того, будет ли проект иметь стратегическое влияние на улучшение бизнеса путем анализа и измерения оценки проекта. В то время как ваша организация определяет, какие проекты должны быть одобрены и спонсированы, вы должны понять, стоит ли ваш проект предполагаемых затрат - вот о чем вам стоит подумать.