Взаимоисключающие условия выполнения проекта

У вас уже есть идея, план и команда - теперь вы готовы начать проект. Но являются ли ваши цели вразумительными и ясными, или же вы пытаетесь изменить организацию двумя различными способами? Неужели ваш проект обладает взаимоисключающими целями и условиями?

Давайте подумаем о том, почему мы пытаемся изменить вещи. На высоком уровне мы можем определить три измерения изменений, каждое из которых фокусируется на улучшении различного аспекта организации:

Возможности: проекты, целями которых являются увеличение продуктивности, к примеру, выполняя больше транзакций, или достижение увеличение объема продаж, используя существующие трудовые ресурсы и материалы.

Затраты: проекты, цели которых заключаются в увеличении эффективности, определении выгоды и уменьшении ненужных затрат.

Сохранение: проекты, направленные на поддержание статус-кво, защиту организацию от исключительных ситуаций и ответные действия на изменения в окружающей среде.

Данные теоретические типы предоставляют краткое руководство по уяснению целей планируемого проекта. На практике масштаб работы может располагаться между данными границами, но, к сожалению, общая цель проекта может содержаться только в одном измерении, в противном случае руководство и команда готовит себя к будущим проблемам.

Представьте себе проект, который предназначен для достижения в равной степени целей, связанных с возможностями и затратами. Команда будет пытаться достичь большего с определенным количеством ресурсов, тем самым увеличивая производительность, в тоже время, пытаясь достичь той же цели с наименьшим количеством ресурсов, и пытаясь увеличить производительность. Эти две цели являются взаимоисключающими.

Так как же мы можем измерить улучшения продуктивности, если мы при этом уменьшаем количество ресурсов? Аналогично, как мы можем улучшить эффективность, если организация находится на пути к изменению процессов и других способов работы в поисках лучшей производительности?

Для того, чтобы разрешить данную ситуацию, мы должны принять то, что проект служит организации, потому не стоит отказываться от всего масштаба работ. Ведь вы можете структурировать работу таким способом, что у вас не будет взаимоисключающих ситуаций. Оптимальный подход является циклическим, когда проект реализует изменения в одном измерении, проверяет данное изменение относительно оригинального масштаба и затем позволяет получить некий период стабильности до того, как будет произведено изменение в другой сфере.

В качестве альтернативы, ваша организация может быть разделена таким образом, что различные сферы изменений могут происходить одновременно - к примеру, в различных отделах или бизнес-единицах. Такой подход привлекателен тем, что он может определить так называемую "контрольную группу", используемую при сравнении целей постпроектной организации с исходными условиями. Но зачастую такой тип управления, на основе доказательств, не так легко исполнять, поэтому такие возможности могут оказаться ценными для вашего проекта. Но будьте осторожны - слабое разделение не поможет в снижении рисков, связанных с многомерными изменениями.

Так, а как насчет других многомерных проектов? Смесь возможностей и презервации или затрат и презервации находятся под угрозой из-за той же вероятности краха - тенденции перерасхода на меры сохранения, что по определению отходит на шаг от целевой экономики организации.

Проекты по консервации, по существу, являются наиболее сложными в исполнении, поскольку природная человеческая реакция на неопределенность является перерасходом по отношению к снижению неизмеримого, но четко определимого риска, даже когда такие расходы очень сложно отстоять в экономическом отношении. Ключевой проблемой является то, что связанная с такими проектами выгода ограничена, при этом не существует никакого максимального ограничения для потенциальных затрат, которые могут быть исполнены для их достижения.

Неприятная вероятность неограниченных расходов никак не связывается с целями, концентрирующимися на продуктивности или эффективности, при этом вероятность разделения целей не настолько вероятна. Потому цели по сохранению статуса лучше всего планировать для избегания совпадения с другими сферами изменений.