72 совета по управлению проектами

Управлять проектами довольно трудно. Чем дольше вы этим занимаетесь, тем больше знаний и умений вы приобретаете и лучше справляетесь с работой. Здесь приведены 72 совета по управлению проектами, которые помогут вам эффективно руководить проектами.

Начало проекта (Запуск)

Запуск – это первая фаза жизненного цикла управления проектом. В начальной фазе вы задаете цели, назначение, масштаб и предоставляемые результаты проекта и находите людей и другие ресурсы для вашего проекта.

Этот список предназначен для начинающих и средних руководителей проектов. Он написан с позиции информационных технологий, но может быть применен и к другим типам проектов. Даже профессионалы должны найти в нем что-то ценное.

1. Как вы узнаете, успешен ли ваш проект? Можете ли вы сформулировать критерии успеха в нескольких словах или предложениях? Иными словами, как вы узнаете, что работа закончена?

2. Выполняете ли вы проект? Проект – это временное предприятие с конкретным результатом или целью. Если ваш проект не имеет видимого конца и/или не имеет четкого масштаба, то выполняемая вами работа может быть важной, но это не проект. Вам будет трудно показать членам группы, что они были успешны.

3. Если ваш проект не заканчивается в следующие 3 - 6 месяцев, можно ли разбить его на несколько проектов?

4. Думаете ли вы о тройном ограничении?

5. Имеете ли вы устав проекта/описание проекта? Если нет, то напишите его для собственной пользы. Наличие устава может предотвратить неразбериху в ходе проекта.

6. Кто является вашими основными заинтересованными лицами? Кто является остальными заинтересованными лицами?

7. Если вы имеете более одного заинтересованного лица, то как будут разрешаться разногласия между заинтересованными лицами относительно масштаба, графика, бюджета или предоставляемых результатов проекта? Если вы в чем-то не уверены, то это желательно обсудить с ними.

8. Имеете ли вы график ролей и обязанностей? Кто входит в группу? Кто не входит в группу?

9. Все ли основные члены группы понимают свои роли и согласны с ними?

Самоорганизация

10. Имеете ли вы портфель шаблонов? Если нет, то начните его создавать.

11. Имеете ли вы коллекцию по-настоящему хорошей проектной документации, написанной вами и другими сотрудниками? Если нет, то начните ее создавать.

12. Как управляются предоставляемые результаты, документы и проектные ценные бумаги в вашем проекте? Есть ли одно основное место, где хранятся все эти вещи? Все ли члены проектной группы знают о нем?

13. Выполняется ли резервное копирование (документы, предоставляемые результаты, код, и т.д.)? Когда вы последний раз проверяли резервные копии? Испытайте их сегодня и посмотрите, что произойдет.

Расходы и бюджет

14. Каков ваш одобренный бюджет? Если вы не знаете, то как сможете это выяснить?

15. Кто отвечает за отслеживание бюджета? Если это не вы, то можете ли вы договориться о доступе к счетам при их представлении и к платежам при их совершении?

16. Каков ваш метод составления отчета о затратах по отношению к бюджету?

17. Сколько вы потратили? Если есть вероятность превышения бюджета более чем на 10% к завершению проекта, то что вы делаете в связи с этим? Можете ли вы получить больше денег? Можете ли вы сократить масштаб? Сообщили ли вы об этом заинтересованным лицам?

18. Актуален ли ваш бюджет?

Планирование

Планирование – это вторая фаза жизненного цикла управления проектами. Вы устанавливаете планы, необходимые для управления временем, рисками и проблемами, изменениями, качеством и всем остальным, что будет делаться в ходе выполнения проекта.

Масштаб проекта

19. Имеете ли вы утвержденный масштаб проекта?

20. Включает ли масштаб то, что не входит в ваш проект?

21. Написан ли масштаб на языке, который может понять любой разумный человек? Все ли аббревиатуры разъяснены?

Риски (и проблемы)

22. Есть ли у вас журнал или список рисков, при помощи которого отслеживаются возможные события, которые могут положительно или отрицательно повлиять на проект, если они произойдут. Если нет, то почему нет?

23. Тратите ли вы с вашей группой несколько минут каждую неделю или раз в две недели на выявление новых рисков и поиск путей уменьшения или урегулирования существующих рисков?

24. Сообщаете ли вы о значительных рисках (высокая вероятность, сильное влияние) вашим заинтересованным лицам заранее, чтобы риски не застали их врасплох?

25. Ведете ли вы записи всего, что вы и ваша группа планируете делать, делаете, или сделали в отношении рисков и проблем проекта? Это крайне ценная информация для будущих проектов.

График и структура декомпозиции работ (WBS)

26. Определили ли вы все предоставляемые результаты для проекта?

27. Привлекаете ли вы группу к выявлению шагов, необходимых для каждого предоставляемого результата?

28. Использовали ли вы PERT (Метод оценки и пересмотра планов) или другой метод для получения оценок продолжительности? Произвели ли вы оценку продолжительности? Проверяли ли вы их с людьми, которые в действительности будут выполнять работу?

План управления проектом

PRINCE2 (Проекты в контролируемых средах) определяет план управления проектом как "изложение того, как будут достигнуты цели проекта".

29. Каким образом будет собираться и распространяться важная для проекта информация? Электронная почта? Совещания? Вики? Twitter? Непреднамеренные обсуждения? Иногда это называют планом коммуникаций.

30. Как будут выявляться, измеряться, отслеживаться и управляться риски в вашем проекте? Будет ли у вас журнал рисков? Когда вы будете сообщать информацию другим? Как им будет передаваться информация? Это иногда называют планом управления рисками.

31. Как будут обрабатываться изменения требований и масштаба проекта? Если имеется комплексный процесс управления изменениями, как изменения в проекте относятся к этому процессу? Это иногда называют планом управления изменениями.

32. Каким образом по вашему проекту будут приниматься решения о покупке? Как вы будете определять потенциальных продавцов? Будете ли вы использовать процесс запроса на предложение (RFP)? Имеет ли ваша организация установленный стандарт? Это иногда называют планом управления закупками или продавцами.

33. Как члены группы, клиенты и заинтересованные лица будут подводиться к уровню компетенций по продукту проекта? Нужна ли каким-либо членам группы помощь для выполнения их обязанностей по проекту? Как будет проводиться обучение? Онлайн? Через печатные руководства? Подготовка инструкторов? Теоретическая подготовка? Это иногда называют планом профессиональной подготовки.

34. Как решение будет передано в производство или иным образом выпущено? Будут ли использоваться контрольные точки? Какими будут шаги? Кто что делает? Какие другие группы или организации должны будут участвовать? Имеются ли временные интервалы, которые нужно соблюдать? Иногда это называют планом реализации.

35. Как будет организована текущая поддержка после завершения проекта? Кто будет отвечать за обслуживание продукта проекта? Кто будет помогать в решении любых проблем пользователей? Как о доработках и исправлениях будут сообщать и вносить их в продукт? Какое профилактическое обслуживание потребуется? Это иногда называют планом изменения обслуживания.

36. Какие проблемы могут возникнуть после развертывания продукта? Какие действия можно предпринять для минимизации вероятности и/или серьезности этих возможных проблем? Это иногда называют планом аварийно-восстановительных работ.

Требования

37. Есть ли у вас что-то вроде сгруппированных требований для проекта?

38. Знаете ли вы, когда и какие расширения следует реализовать? Как вы справитесь с этим естественным событием?

39. Используются ли эти требования в качестве основы для проектирования и тестирования? Если нет, то почему нет?

40. Вся ли группа занята в определении требований и получает информацию о них? Как вы можете включить разработку? Как вы можете включить тестирование?

Выполнение проекта (реализация)

Реализация – это третья фаза жизненного цикла управления проектом, во время которой выполняется действительная работа по проекту. Это самая длинная и наиболее затратная фаза (или так должно быть).

Совещания

41. Делаете ли вы совещания как можно более немногочисленными? После определенного момента, чем больше людей, тем меньше работы выполняется.

42. Даете ли вы людям право отказываться от участия в совещаниях? (Совет: делайте присутствие на совещании добровольным при любой возможности.)

43. Имеете ли вы четкую повестку дня для каждого совещания? Отправляете ли вы ее заранее, включаете ли в повестку цель совещания, планируемый результат, ожидания участников, содержание и базовую информацию (при необходимости)?

44. Убедились ли вы, что все понимают цель совещания?

45. Делаете ли вы участие людей в совещании легким?

46. Имеется ли на каждом совещании назначенный стенографист?

47. Имеется ли на каждом совещании назначенный координатор? Немногие люди являются хорошими координаторами по природе. Если ваши совещания в целом менее эффективны, чем, по вашему мнению, они могли бы быть, то каковы ваши планы относительно обучения?

48. Отправляются ли уведомления о совещании в срок не позднее 3 дней, недели, когда-либо вообще? Включают ли они все достигнутые решения и назначенные задачи? Отправляются ли они всем участникам совещания и тем, на кого оно повлияет?

49. Планируете ли вы совещания на 30 минут?

50. Планируете ли вы (или меняете дни и сроки) не позднее, чем за неделю, за исключением чрезвычайных обстоятельств? (Чрезвычайные обстоятельства возникают один или два раза в год.)

51. Всегда ли вы начинаете совещание вовремя? Задержки поощряют опоздания и являются неуважением по отношению к пришедшим вовремя.

52. Всегда ли вы заканчиваете совещания в срок? Если нет, то почему нет?

Состояние и коммуникация

53. Несут ли ваши отчеты о состоянии какую-либо ценную информацию?

54. Читают ли ваши отчеты о состоянии? Как вы узнаете об этом?

55. Если вы имеете отчет о состоянии, нацелен ли он на то, чтобы отвечать требованиям проектной группы, активных заинтересованных лиц или руководства? Имеет ли смысл составлять разные отчеты для разных групп?

56. Если вы требуете отчеты от ваших членов группы, продавцов или иных людей, получаете ли вы их?

57. Если вы получаете их, содержат ли они в себе что-то ценное? Если нет, то каким образом вы можете изменить их, чтобы они стали ценными для вас?

58. Проводите ли вы еженедельные планерки? Можете ли вы организовать их так, чтобы люди могли освободиться без необходимости задерживаться на все совещание?

Тестирование

59. Составляете ли вы контрольные примеры перед началом разработки? Это может существенно сократить цикл тестирования. Если нет, готовы ли вы попробовать сделать это в следующем проекте?

60. Знают ли ваши заинтересованные лица, как проводить испытания приемлемости системы для пользователей? Что вы делаете для облегчения быстрых испытаний?

61. Можете ли вы изложить стратегию испытаний и работать с ними для определения того, что именно будет тестироваться?

62. Можете ли вы перед началом испытаний согласовать с заинтересованными лицами детали, необходимые для успешного тестирования?

63. Подвержен ли ваш проект страхам, исходящим из двух роковых философских ошибок при испытаниях: (a) поиск версии без ошибок, и (b) успешное тестирование означает обнаружение наибольшего числа ошибок?

64. Общаются ли ваши разработчики с людьми, проводящими тестирование? (Это применимо, даже если вы используете стороннюю группу тестировщиков.) В наименее эффективных предприятиях по выпуску программного обеспечения контролеры качества (QA) и разработчики никогда не общаются до начала тестирование. Не допускайте этого.

Закрытие проекта

Закрытие – это последняя фаза жизненного цикла управления проектом, в ходе которой вы официально закрываете проект и сообщаете заинтересованным лицам об общей степени успешности.

Полученные уроки

65. Рассматриваете ли вы полученные уроки как средство повышения эффективности работы над будущими проектами или как способ восстановления справедливости путем наказания виновных сторон?

66. Можете ли вы создать открытое и безопасное место для людей, где они могут дать честные и искренние отзывы о проекте? Если нет, то есть ли кто-либо внутри или вне компании, способный реализовать накопление опыта для вас?

67. Когда вы последний раз рассматривали полученный опыт?

68. Почему бы не начать с данного проекта?

Исследование удовлетворенности заказчиков

69. Просите ли вы отзывы у ваших заказчиков, клиентов или заинтересованных лиц? Пример вопроса может быть таким: "Что можно было бы сделать лучше в данном проекте?"

70. Если вы просите отзывы, то включаете ли вы в просьбу базовые вопросы и вопросы о лояльности? Пример базового вопроса: "Насколько вы удовлетворены тем, что выпустила проектная группа?" Пример вопроса о лояльности: "Насколько вы расположены работать с этой проектной группой снова?"

71. Насколько вы готовы провести анонимный опрос своей проектной группы? Примеры вопросов: Что было успешным в проекте? Что можно было сделать лучше? Что могло бы улучшить ваш опыт в следующих проектах? Что мог бы сделать руководитель проекта для более эффективной работы?

Закрытие проекта

72. Документ о закрытии проекта – это официальное, подписанное электронное письмо или одностраничный документ, официально закрывающий проект и освобождающий группу. Видели ли вы когда-либо такой документ? Что вы будете делать, чтобы обеспечить его использование в вашем проекте?