Уравновешивание процесса управления проектом с выполнением проекта

После изучения корпоративных и правительственных процессов управления проектами возникают мысли, что невозможно выполнить все эти этапы, документы, ворота, контрольные точки, и т.д. и при этом управлять проектом. В некоторых случаях может потребоваться множество руководителей только для того, чтобы удостовериться, что все действия по управлению проектами были выполнены.

Сколько управления проектами вам в действительности необходимо? Твердолобые фанатики процесса управления проектами могут интерпретировать это так: "насколько строгие меры управления проектами в действительности нужно применять к проекту, чтобы успешно реализовать цели проекта?"

Давайте выясним - процессы управления проектами очень эффективны. Они предоставляют организационную схему и рекомендации касательно того, какие действия выполнять в течение существования проекта, но они могут быть препятствием, если процессы становятся более важными, чем выполняемая работа.

На раннем этапе существования проекта необходимо определить, сколько управления проектами применять. Впромышленной отрасли это называется определением строгости управления проектами.

Например, Американский центр по борьбе с заболеваниями разработал очень четкий процесс определения степени строгости управления проектами, применяемого к их проектам, который можно найти на их сайте единого процесса. Центр по контролю и профилактике заболеваний основывает свое определение на риске и сложности выполняемых проектов. Чем выше риск и/или сложность, тем более строгим является следование процессам управления проектами.

Для небольших проектов, однозначно понимаемых и менее рискованных, можно позволить себе свести к минимуму используемый уровень документации по управлению проектами, ворота, контрольные точки. Но если проект большой или содержит множество неизвестных и рискованных факторов, то использование ворот и контрольных точек, и четкое документирование проекта поможет управлять рисками и повысит вероятность успешного завершения проекта.

Например, предположим, что вас привлекли к управлению проектом по производству нового для вашей отрасли промышленности продукта. Так как это новый продукт, имеется довольно много неизвестных факторов, которые необходимо изучить. Во время изучения можно обнаружить некоторые риски, о которых вы не думали или не знали в начале вашей работы, поэтому необходимо убедиться, что вы тщательно проработали действия, документацию и контрольные точки, чтобы удостовериться, что ваш проект не перерасходует бюджет и оправдает итоговые ожидания.

С другой стороны, предположим, что вас попросили спланировать конференцию пользователей этого года. В этом году конференции исполнится 12 лет, и прошлые руководители проектов находятся поблизости и могут дать рекомендации. Риск данного проекта наверняка низкий, так как в нем меньше неизвестных. Вероятно, сохранилась и документация с прошлых лет, которая станет для вас ориентиром в текущем проекте. Неразумно тратить время на повторное изобретение колеса, и, скорее всего, нет необходимости в создании полного комплекта документации по процессу управления проектом, как это было бы нужно делать при планировании первой конференции пользователей.

Что из этого можно исключить? По сути, важно в начале проекта (желательно во время этапа запуска) определить уровень строгости, применяемой к рассматриваемому проекту. Если исходить из вашей корпоративной культуры и стандартов, данный анализ может основываться на любом числе факторов, таких как риск, расходы, допустимая незащищенность, и т.д. Оценка может быть столь простой, как "большой, маленький" бюджет в сравнении с "высоким, низким" риском, или столь сложной, как применение нескольких оценочных факторов к проекту и вычисление значения, чтобы сравнить его с графиком значений, показывающим уровень применяемой строгости. Можно найти несколько полезных (и бесплатных) инструментов оценки на Gantthead.com. Джордж Юган, профессионал в управлении проектами, внес вклад в создание отличного средства анализа, которое можно загрузить при помощи его статьи "Сложность имеет значение".