Все дело в методе управления проектами

По мере того как организации все в большей степени сосредотачиваются на внедрении или совершенствовании своей программы управления документами, руководители сталкиваются с рядом трудностей – от определения и начала программы до управления сложной вовлеченностью множества различных функциональных организаций и обеспечения им поддержки исполнителей и организационных полномочий, необходимых для успеха.

В прошлом руководители, назначаемые на сложные инициативы, обращались к методам и инструментам управления проектами, чтобы обеспечить возможность успешного управления своими проектами. Давно было известно, что управление проектами помогает руководителям предвидеть и затем справляться с сокращением бюджетов, сжатыми сроками и ограниченными ресурсами. Фактически, руководители могут использовать те же инструменты и методы для успешного запуска и управления работами, связанные с внедрением или усовершенствованием программ управления документами.

Введение в методологию управления проектами

По утверждению Руководства по Совокупности знаний об управлении проектами (также известного как Руководство PMBOK®) Института управления проектами, опубликованного в 2004 году, "Проект – это временная попытка, предпринятая для создания уникального продукта, услуги или результата". Проект существует только после принятия решения об удовлетворении конкретной коммерческой потребности, наличия финансирования для поддержки его выполнения и определенных измеримых целей и задач. Даже если внедрение или оптимизация программы управления документами не обязательно рассматривается как временная работа, она удовлетворяет существенную коммерческую потребность, которую нужно выполнить в течение определенного периода времени, поэтому ее можно рассматривать как проект.

Внедрение или совершенствование программы управления документами включает рассмотрение, разработку или обновление пяти ключевых бизнес-элементов:

1. Политики и процедуры управления документами компании
2. Графики хранения документов
3. Технология
4. Управление организационными изменениями (используется для найма и обучения сотрудников)
5. Механизм контроля над деятельностью (используется для обеспечения соответствия стандартам)

Руководители, назначенные на внедрение или дальнейшее улучшение программы управления документами, должны рассмотреть, что входит в состав их инициативы, и затем определить, как начать, выяснить, что нужно сделать, определить, кто будет выполнять работу, и согласовать график выполнения работ.

Использование методов управления проектами позволяет руководителям:

• Подробно определить действия, которые нужно выполнить
• Определить, какие ресурсы потребуются
• Установить сроки (график) выполнения действий
• Определить, как все это следует выполнять

Управление проектами связывает ресурсы и компоненты вместе и позволяет успешно завершить инициативу по управлению документами. Сюда входит разделение работы на определенные фазы. Использование поэтапного подхода позволяет руководителю разбивать проект на выполнимые сегменты.

PMBOK определяет 5 фаз проекта, называемых "группами процессов". Эти группы процессов включают запуск, планирование, выполнение, контроль и закрытие и помогают руководителям при координировании, управлении и контролировании их инициатив по управлению документами. Эта статья рассматривает 5 групп процессов управления проектами и обсуждает их использование для управления инициативами по управлению документами.

Запуск

Процесс запуска начинается с обеспечения поддержки и участия всей организации. Право на обеспечение такой широкой поддержки должно исходить от исполнительного руководства, представляющего перспективу, одобряющего финансовые средства, предоставляющего полномочия группе людей, которые должны выполнять работу (также называемой проектной группой) и сформировать управляющий комитет, чтобы обеспечить управление на протяжении всего существования инициативы по управлению документами.

Руководители используют заявление руководства о видении компании, описывающее будущее состояние проекта, для определения масштаба и выявления ключевых начальных ресурсов для инициативы по управлению документами. Этот масштаб дает людям понимание того, что именно они должны сделать.

Например, организация, имеющая политику, влияющую на небольшое число документов и отделов, может принять решение о дальнейшем развитии своей программы управления документами. Его целью может быть "внедрение программы управления документами, охватывающей политики, процессы и инструменты, позволяющей должным образом управлять всеми деловыми книгами на всем протяжении их времени существования". Используя заявление руководства о видении компании, руководители определяют масштаб, обеспечивающий определенные цели, задачи, предположения и ограничения, позволяющие реализовать видение компании. Затем масштаб позволяет определить то, что нужно выполнить.

Изложение масштаба для выполнения вышеизложенного видения компании может содержать: 1) обновление политики, чтобы охватить все деловые книги на носителях любого типа; 2) обновление графика сохранения документации, чтобы включить серии записи для деловых книг компании; 3) внедрение технологии, позволяющей автоматизировать ключевые политики и процедуры; 4) разработку модуля контроля для отслеживания соответствия программы стандартам; и 5) разработку учебных материалов, используемых для обучения сотрудников новым политикам и процедурам. Законченное изложение масштаба проверяется и одобряется комитетом по управлению документами.

Затем руководители должны разработать цели, предположения и ограничения, соответствующие выполнению масштаба. После получения официального утверждения от руководства начинается серьезный процесс планирования.

Планирование

Ключ к успешному планированию – выделение достаточного времени на планирование того, что нужно сделать, на определение действий по выполнению масштаба и целей инициативы по управлению документами, выявление требуемых ресурсов и установление графика для действий и предоставляемых результатов. Действия, обычно выполняемые во время процесса планирования, включают в себя:

• Документирование ролей и обязанностей группы. Проектная группа управления документами обычно состоит из людей со всей организации. Для эффективной работы  группы все ее члены - от руководства до вспомогательного персонала управления документами - должны четко понимать свои личные роли и то, как они соответствуют группе.
• Установление коммуникаций группы. Члены группы отвечают за обмен информацией и отчетами о состоянии проекта в рамках их соответствующих функциональных подразделений. Руководитель способствует такому сотрудничеству, планируя и устанавливая оформленную структуру совещаний, определяя единый процесс для распространения информации и создавая место для сотрудничества группы.
• Выполнение оценки и анализа риска. Здесь каждый член группы выявляет и располагает в определенном порядке риски, связанные с инициативой по управлению документами. Примеры риска включают готовность сотрудников приспособиться к изменениям, связанным с новыми процессами; информационная инфраструктура, созданная новым программным обеспечением по управлению документами; отношения между перенесенными на сторону сервисами поставщиков; сложность инициативы; и наличие свободных для участия сотрудников. Затем риски анализируются и документируются в рамках плана управления рисков. Определенный процесс управления рисками позволит группе управлять рисками в течение всего времени существования проекта.
• Установление процессов контроля и обеспечения качества. Контроль и обеспечение качества гарантирует, что выполняемая проектной группой работа будет соответствовать требованиям, определенным в описаниях масштаба и видения компании. Этот этап включает определение показателей производительности, которые можно отслеживать в течение всего времени существования проекта. Нужно установить петлю обратной связи, позволяющую постоянно улучшать производимые группой предоставляемые результаты. Например, если проектная группа разрабатывает учебный модуль, который будет применяться для обучения сотрудников основам управления документами, то качество оценивается путем проведения опытного обучения выборочных сотрудников. Тестирование должно включать проверку того, что цели обучения были достигнуты, что длительность обучения было достаточной, и что механизм подачи был эффективным.
• Разработка бюджета проекта и связанных с ним механизмов контроля затрат. Управление расходами для инициативы по управлению документами включает рассмотрение расходов, связанных с назначением сотрудников на проект, приглашения сторонних ресурсов для помощи в работах по разработке и/или развертывании, покупкой технологий, складскими помещениями и любыми другими действиями или ресурсами, непосредственно связанными с ресурсами. Руководитель должен определить структурированный процесс для отслеживания, сообщения и управления данными расходами проекта.
• Установление процедур управления изменениями для контроля масштаба проекта, графика, расходов, качества и ресурсов. Определение того, как управлять изменениями, связанными с графиком сохранения документации, - это один пример того, что нужно рассмотреть проектной группе. График сохранения – это юридически обязательный документ, который нужно поддерживать при помощи структурированного процесса. Структурированный  процесс должен включать создание "органа управления изменениями", отвечающего за рассмотрение и принятие решений относительно значимости запросов на изменение.
• Определение механизмов управления организационными изменениями. Сюда входит рассмотрение влияния новых процессов на привычный стиль работы сотрудников и определение того, как помочь им приспособиться к изменениям. Когда группа решит, как она будет управлять изменениями, можно будет сформировать планы разработки любых требуемых механизмов управления изменениями. Ниже приведены три совета по управлению организационными изменениями:

1. Создайте концепцию без неожиданностей.

• Сообщите заинтересованным лицам, что вы собираетесь делать.
• Делайте то, что вы обещали сделать.
• Контролируйте работу и делитесь результатами того, что вы сделали.

2. Организуйте обучение пользователей.

• Обучите пользователей выполнению их новых обязанностей.
• Покажите общую картину: объясните роль каждого сотрудника в проекте и то, как все они соответствуют друг другу.

3. Будьте готовы вносить изменения.

• Включите в программу постоянное улучшение.

Эти действия по планированию лучше всего выполняются группой, состоящей из сотрудников со всей организации. Такая группа работает совместно, чтобы разработать детали каждого из вышеперечисленных действий, и затем фиксирует информацию в документе, называемом план проекта. План проекта определяет конкретные производственные действия, необходимые для выполнения масштаба инициативы по управлению документами. После завершения оформления план проекта содержит определения ролей и обязанностей, график действий, определение рисков, процесс отслеживания и контролирования действий и предоставляемых результатов проекта и процесс управления изменениями. Члены рабочей группы и управляющий комитет одобряют план проекта. После завершения процесса планирования план проекта рассматривается как основной, и начинается процесс выполнения.

Выполнение

Во время процесса выполнения проектная группа управления документами выполняет рабочие действия, определенные в плане проекта. До этого момента основной была разработка планов, обеспечение одобрений и координирование начальных работ. Теперь группа  переходит к совместному выполнению действий, которые позволят выполнить масштаб проекта. Эти действия определены в плане проекта и могут включать разработку или обновление политик управления документами или подготовку к развертыванию новой технологии. Руководитель проекта обязан следить за повседневной деятельностью по отношению к графику проекта, координировать ресурсы, отслеживать прогресс и помогать решать проблемы.

Контролирование

Процесс контролирования выполняется одновременно с процессом выполнения и отслеживает выполнение проекта. Этот компонент включает разработку и распространение отчетов о прогрессе, управление корректирующими действиями, оценку производительности проекта, управление изменениями, мониторинг качества, рассмотрение рисков и корректировку графиков или планов проекта при необходимости. Важно установить для группы петлю обратной связи, позволяющую членам группы делиться своими проблемами или опасениями. Петля обратной связи может содержать отчеты о состоянии, предоставляемые проектной группе и управляющему комитету. Постоянная коммуникация позволяет всем оставаться сосредоточенными на работе и дает возможность делать акцент на любых проблемах, решениях или корректирующих действиях при необходимости. Специальные члены группы должны, в свою очередь, информировать о прогрессе соответствующую им группу. Это поможет обеспечить осведомленность об инициативе по управлению документами, обеспечит постоянное совершенствование и поможет в управлении организационными изменениями.

Закрытие

Когда все действия, определенные в плане проекта, были выполнены, и масштаб был реализован, проект достигает завершения, и начинается процесс  закрытия. Закрытие инициативы по управлению документами включает рассмотрение итоговых предоставляемых результатов совместно с исполнительным руководством и обеспечение их принятия и одобрения для результата проекта. Например, если проект включал развертывание новых политик управления документами, то начальный отчет о соответствии может быть частью итогового обзора. Сводная информация, входящая в начальный отчет о соответствии, может отображать список участвующих в проекте отделов вместе с результатами их начальной аудиторской проверки на соответствие.

Есть несколько других административных действий, связанных с закрытием проекта. Административные действия включают закрытие соглашений о сторонних услугах, проведение обсуждений полученного опыта с членами проектной группы и с их соответствующими отделами, разработку рекомендаций для постоянного улучшения, закрытие связанных с проектом финансовых счетов, архивирование данных проекта и публичное признание проектной группы.

Управление проектами приводит к успешному проекту

Многие проблемы, возникающие при внедрении или совершенствовании программы управления документами, можно предотвратить путем использования надежных инструментов и методов управления проектами. Управление проектами предоставляет структуру и методологию, обеспечивающую успешный запуск и завершение инициативы по управлению документами.

Использование управления проектами – это лишь одно из средств обеспечения успешности проекта. Руководители могут использовать методы управления изменениями поведения, чтобы справиться с сопротивлением сотрудников, иногда возникающим при внедрении нового подхода к управлению документами. Высшее руководство, придающее большое значение коммуникации и обучению сотрудников, обеспечивает инструменты и заинтересованность, необходимые для успеха инициативы по управлению документами.

Причины для управления проектами

• Создание программы управления документами требует участия нескольких структурных единиц и множества коммерческих дисциплин, которые нужно вводить, используя проверенную структуру, такую как управление проектами.
• Руководители, понимающие и внедряющие процессы управления проектами, будут иметь в своем распоряжении процедуры и инструменты для координирования, управления и контролирования инициатив по управлению документами.
• Руководители могут использовать методы управления изменениями поведения в рамках модели управления проектами, чтобы справиться с сопротивлением сотрудников организации, иногда возникающим при внедрении нового подхода к управлению документами.