Основы планирования проектов

Редкие планы проектов бывают  простыми , потому что обычно приходится учитывать очень много влияющих факторов. Какие именно задачи потребуются, и сколько времени займет каждая задача? Есть ли зависимости между задачами?

Некоторые задачи или операции могут потребовать специальных навыков или обучения, и может понадобиться нанять субподрядчиков для определенных составляющих проекта. Первоначальное проектное задание может быть не очень подробным, или, даже если требования полностью зафиксированы, ошибки или упущения могут быть выявлены на этапе планирования. Также порой приходится иметь дело с нереалистичным фиксированным сроком сдачи.

Время и деньги

Руководители проектов могут подвергаться огромному давлению, требующему завершить проект к фиксированному сроку сдачи, установленному в силу неконтролируемых факторов. Это может быть маркетинговое требование, когда срок вывода нового продукта на рынок имеет решающее значение; это может быть требование инвестора или любое количество иных причин. Что бы это ни было, руководитель проекта должен считаться с этим. Но самое тяжелое – суметь втиснуть все необходимые задачи в график и ввести поправку на отставание по срокам.

Не стоит полагать, что не нужно учитывать непредвиденные обстоятельства в плане любого большого или маленького проекта. Что можно сделать, если все требуемые задачи просто не вмещаются в имеющееся время? При условии, что имеются приемлемые оценки для этих задач (и убедитесь, что они есть), лучший вариант действий – договориться со спонсорами проекта об уменьшении требований путем полного исключения некоторых компонентов или изменения конечного продукта. Намного лучше сдать работающий продукт без множества дополнительных компонентов, чем сдать продукт с кучей компонентов, но с неправильно работающими основными частями.

Опросы людей, затрагиваемых выпуском нового продукта, показывают, что пользователей обычно интересует лишь работа основных частей.

Всегда включайте в план резервное время на непредвиденные обстоятельства, и если график не позволяет этого, потому что проект слишком большой, договоритесь об уменьшении числа компонентов конечного продукта. То же самое распространяется на стоимость проекта – уместите ее в бюджет путем уменьшения числа компонентов, а не путем экономии на качестве и выпуска некачественного продукта или услуги.

Планирование проекта – компромисс между получением высококачественного продукта или услуги в конце проекта и применением разумного и реалистичного подхода к задействованным срокам и расходам. Эти две составляющие не являются несовместимыми, и при наличии должных навыков могут быть эффективно уравновешены.

Люди

Успешный руководитель проекта может суметь сам выбрать членов группы, но чаще всего группа назначается ему. Это особенно верно, когда работа передается на выполнение субподрядчикам и партнерам.

В обоих случаях ключевой элемент, влияющий на весь проект и на вашу способность эффективно управлять им –  степень заинтересованности членов группы. Для больших проектов вам придется назначить всего несколько человек, добиться их заинтересованности  и затем следить, чтобы они работали с дополнительными младшими членами групп для обеспечения заинтересованности всех участников.

Руководители проектов имеют разные навыки, особенности характера и методы работы, поэтому трудно определить один подход, работающий лучше, чем другой. Но решающий фактор для получения заинтересованности во всей группе – забота о людях в группе. То есть необходимо обращать внимание на сделанную ими хорошую работу и хвалить их за нее, проявлять интерес к их проблемам с проектом и следить за личными конфликтами между разными членами группы. Вы можете считать, что это не входит в задачи руководителя проекта, но попробуйте проявить личный интерес к ключевым членам группы в вашем следующем проекте и увидите сами, какое влияние оказывает формирование группы, ценящей друг друга, доверяющей друг другу и работающей сообща с реальной заинтересованностью.

Методы планирования

Как и в любом направлении деятельности сейчас, существуют пакеты программ, облегчающие работу руководителя проекта. Однако для получения максимальной отдачи от этих инструментов необходимо полное понимание основных принципов планирования проекта. Инструменты ровно настолько хороши, насколько хорош работник.
Чаще всего в планировании проекта применяются методы мозгового штурма, диаграмм причин и следствий, графика Ганта и анализа критического пути.

Мозговой штурм одинаково полезен во время этапа бизнес-анализа и определения требований и на этапе планирования для выявления зависимостей между задачами, для генерации идей по эффективности и экономии затрат, для поднятия интересных вопросов и выделения потенциальных проблем.

На этапе планирования графики и схемы полезны для наглядного представления всех указанных проблем и не только. Они помогают прояснить разные составляющие плана и, в зависимости от типа проекта, они могут использоваться для разных, но одинаково веских причин.

Каждый из перечисленных четырех методов: мозговой штурм, диаграммы причин и следствий, графики Ганта и анализ критического пути  подробно описаны в других местах.