План проекта: как написать успешный план проекта

План проекта – один из самых важных и полезных документов в вашем инструментарии, и к нему нужно обращаться и обновлять его на протяжении всего жизненного цикла проекта. Его первая задача – дать толчок проекту путем убеждения руководства (обычно людей, управляющих финансами, например, совет проекта или управляющий комитет), что проект рентабелен и удовлетворяет их требованиям и срокам, бюджету, ожиданиям.

Если план проекта плохо написан или содержит недостаточно подробностей, проект может даже не выйти за пределы первого этапа принятия решения и никогда не начаться. Многие осуществимые проекты испытывали серьезные трудности на этом этапе из-за плохого планирования и коммуникации. С другой стороны, выработанный прекрасный план проекта укрепляет вашу репутацию как руководителя проекта, запускает проект на прочном основании, и дает группе круг обязанностей для исполнения и четкое направление для следования.

Не путайте план проекта с графиком проекта. График – лишь составная часть плана проекта, имеющая форму шкалы времени или графика Ганта, изображающего задачи против шкалы времени. График проекта – важный инструмент и должен дополнять план проекта. Более крупные планы проектов содержат несколько графиков, обычно в виде приложений, упоминаемых во всем документе. Такие графики состоят из общей шкалы времени, графика испытаний, графика реализации, анализа критического пути, графика выделения ресурсов и т.д.

Часть 1: Из чего должен состоять план проекта?

План проекта является планом действий для всей проектной группы, дает  указания по приоритету деятельности, объему работ, используемым методикам управления, кем являются заинтересованные лица, какую общую стратегию выбрать, как будут управляться расходы и люди, нормы качества в проекте, как проект будет поддерживать связь с заинтересованными лицами, как будут измеряться производительность и выгоды, и т.д.
План должен включать в себя следующие основные категории:
•    Предыстория проекта
•    Цели
•    Масштаб
•    Ограничения
•    Предположения
•    Зависимости и влияния
•    Проблемы и риски
•    Методики и стратегия
•    Средства контроля: масштаб, время, стоимость, качество, ресурсы
•    Коммуникации
•    График поставок
•    Измерение производительности
•    Реализация выгод

В план проекта входит много элементов, и некоторые из более крупных планов занимают свыше сотни страниц. Поэтому важно структурировать данный документ. Единообразный формат с логическим порядком и четкими заголовками позволит читателям быстро перемещаться по документу и добираться до важных для них данных.
Не пропускайте ни одну из приведенных выше основных категорий, так как это может аукнуться вам, дорого обойдясь впоследствии в случае возникновения спорного вопроса. Например, если вы не задокументируете достоверно, что входит, а что не входит в масштаб проекта, вы можете вовлечься в спор о том, кто что выпускает. Или вы можете обнаружить, что проект производит продукт, который вы считаете приемлемым, но который  не отвечает ожиданиям клиента, так как его критерии качества отличаются от ваших. Эти ситуации нежелательны, и их легко избежать путем написания основательного плана проекта. Чем больше необходимой информации и подробностей включаются в план на данном этапе, тем лучше, но существует упор на необходимости! Не загромождайте документ лишними пунктами и не повторяйтесь. Если вам нужно вновь подчеркнуть пункт, сделайте перекрестную ссылку на исходный раздел в документе (с помощью заголовков), а не повторяйте весь раздел. Читатели поблагодарят вас за это, и это также облегчит редактирование документа. Нелегко определять оптимальную степень детализации, и такое умение приходит лишь с опытом. После написания нескольких планов проектов вы поймете, как подгонять каждый план под размер проекта и ожидания аудитории.

Подгонка под аудиторию

План проекта является первой отправной точкой для заинтересованных лиц, будь они новыми сотрудниками, руководителями, клиентами, пользователями, поставщиками или заинтересованными третьими сторонами. Поэтому при написании плана помните, что он должен подходить для широкой аудитории и должен быть понятен для человека без предварительных знаний о проекте. Всегда добавляйте контекст проекта и предысторию того, что вы делаете. Добавляйте глоссарий или техническое задание, чтобы объяснить все аббревиатуры и сокращения. Ссылаясь на другие документы, включайте подробные данные в приложения ради людей, не читавших эти документы раньше.

Часть 2: Продажа плана проекта

Написание плана проекта – лишь первая часть работы. Не менее важный следующий шаг – успешно продать проект заинтересованным лицам, иначе все ваши усилия были потрачены напрасно. Между тем как отдельные руководители проектов уже имеют окончательное утверждение проекта, большинству проектов приходится конкурировать за финансирование и назначение приоритета с областью иных приоритетных направлений деятельности, будь то внутри программы, портфеля работ или между разной деятельностью. Это сильно затрудняет продажу плана проекта. Как правило, экономическое обоснование является главным инструментом продажи проекта, так как оно формулирует, зачем предпринимается проект, перечисляет все потенциальные выгоды и стоимость выполнения работ. Однако план проекта также формирует ключевой компонент вашей стратегии, так как вы должны суметь продемонстрировать убедительность и реализуемость. Руководство должно убедиться в том, что вы способны выполнить задачу, точно знаете, как произвести проект, что проект –  реализуемый и стоящий, и что он будет произведен согласно их ожиданиям. Поэтому будьте реалистичны, не делайте смелых заявлений и не выражайте чересчур оптимистичные ожидания, которые вы не можете обосновать. Это аукнется вам впоследствии! Намного лучше быть осторожным и включать довольно умеренные и реалистичные формулировки, в возможность реализации которых вы уверены. Не загоняйте себя в ловушку!

Сотрудничество с заинтересованными лицами

Сотрудничайте с руководством  и по возможности заранее вовлекайте его в процесс. Куда проще заинтересовать этих людей сначала, чем продать равнодушным людям проект в конце. Советуйтесь с ними насчет их требований и ожиданий, подробно обсуждайте ваши идеи и разбирайте первые черновики с ними. Обязательно решите все поднимаемые ими проблемы, прежде чем приниматься за окончательное рассмотрение, чтобы к этому этапу их полностью устраивало содержимое плана, и чтобы не было неожиданностей. Индивидуальная работа со всеми ключевыми заинтересованными лицами может занимать много времени, но она стоит затраченных усилий, особенно если вы еще не построили отношения с этими людьми. Данный процесс позволит им видеть, как вы работаете, и даст вам важных союзников, которые будут решающими по мере развития проекта. Раннее приобретение союзников упрощает жизнь при усложнении ситуации в дальнейшем. Применение данного подхода должно означать, что окончательный вариант плана проекта проходит через этап планирования и получает разрешение на переход к следующему этапу проекта.

Создайте целевой план

После того, как план проекта получит одобрение, обязательно создайте целевой план документа и внедрите четкий и понятный процесс для управления последующими изменениями. Примечание: вы должны были задокументировать его в разделе плана «Средства контроля над проектом»! Очень важно сделать это, так как план должен сохранять свою целостность как одобренный документ, чтобы его можно было называть целевым планом для остального проекта. Всегда при внесении изменения в план он обновляется до новой версии и принимается в качестве целевого плана, который затем становится последней версией, на которую ссылаются.
Как  только ваш план утвержден и принят в качестве целевого плана, вы готовы перейти к следующему этапу выполнения проекта.