Управление масштабом проекта

Вы собираетесь начать проект, которым управляете. Масштаб и бюджет заданы, группа знает, что она должна производить, и все готовы начать. Вы уверены, что часы были выделены должным образом, но также знаете, как легко масштаб может ускользнуть от вас – вы должны умело контролировать проект, чтобы гарантировать, что группа не разбазарит свои часы и не перерасходует бюджет проекта. В данной статье рассмотрено несколько надежных тактических приемов, которые можно применять для прогрессивного управления бюджетом проекта и поддержания полной прозрачности от начала до конца.

Детальное определение масштаба

Первый инструмент в вашем арсенале управления бюджетом должен быть развернут еще до утверждения начала проекта. Он называется детальным определением масштаба, которое означает, что бюджет должен выделяться для каждого ресурса на уровне задач. Иными словами, не оценивайте требуемые часы в виде крупных сумм – когда вы выполняете задачу первоначального определения масштаба, убедитесь, что часы разбиты на максимально возможное число элементов. Это позволит вам позднее назначать и управлять часами проекта меньшими этапами, что, по сути, обеспечит вам больший контроль и прозрачность расходования группой выделенных часов. Основное преимущество – большая прозрачность в отношении того, сколько времени занимает каждая задача проекта. Эта информация будет бесценной для оценки будущих проектов с аналогичными задачами.

Точная фиксация времени

Поразительно, что взаимодействующие организации до сих пор не фиксируют часы проекта при помощи какой-либо системы табелей учета рабочего времени. Руководитель проекта не сможет успешно измерить прибыльность проекта с какой-либо полнотой, если каждый ресурс не записывает часы, потраченные на конкретные проекты. В идеале, ресурсы должны записывать, сколько времени потрачено на каждую задачу проекта (обратно к детальности), чтобы вы могли точно понимать, какие участки проекта отнимают больше всего времени. Эта информация позволит вам сравнить оценки с реальными данными, улучшая вашу методику определения масштаба путем продвижения вперед внесением исправлений.

Согласование контрольных точек

Если вы выполнили две первые рекомендации, то сможете справиться и с этой, что обеспечит вам полную прозрачность и возможность выбираться из потенциальных ловушек по мере движения через жизненный цикл проекта. Согласование – действие, во время которого анализируется завершение проекта (сколько работы было сделано) по сравнению с объемом работ (сколько часов было потрачено). Если вы разбили масштаб и выделение часов на элементы, и каждый ресурс проекта записывает часы, вы будете иметь возможность выполнить согласование в ключевых точках в проекте, чтобы определить, вы в пределах бюджета или превышаете бюджет до завершения проекта. Если вы узнаете о превышении бюджета на раннем этапе, то сможете принять меры и исправить эту тенденцию до того, как станет слишком поздно что-то менять. Согласования проекта также дают возможность поделиться точной информацией, касающейся масштаба и бюджета, с вашим клиентом. Клиент, понимающий, сколько усилий затрачивается на проект, и как группа работает, чтобы оставаться в пределах бюджета, будет более склонен оплачивать оправданные перерасходы.

Наиболее важная обязанность руководителя проекта в организации, в которой он работает, - управление масштабом – оно прямо влияет на чистую прибыль, вносит вклад в корпоративный успех, качество обслуживания клиентов и профессиональные достижения. Хотя эта задача может выглядеть неподъемной, она выполнима, если вы можете разделить объем работ и измерить прибыльность по мере продвижения проекта. В конечном счёте, гибкость обеспечит вас вариантами действий: понимание того, где находится ваш бюджет на каждом этапе проекта, позволит вам успешно реагировать и управлять масштабом проекта.