Как держать проект в поле зрения

Был ли у вас когда-либо проект, тянувшийся дольше, чем ожидалось, стоивший больше, или закончившийся совершенно не так, как в первоначальном плане? Вы не одиноки. Большинство проектов отклоняется от первоначального замысла, но они не должны и не обязаны это делать. Поддерживая надлежащий масштаб вашего проекта, вы сможете завершить его в срок, в рамках бюджета, и с меньшими проблемами.

Масштаб проекта – это объем работ, который должен быть выполнен к окончанию проекта. Это поставленная заказчиком цель. Масштаб – это важнейший элемент, который нужно понимать в любом проекте. Все планирование и распределение ресурсов связано с этим пониманием.

Это несколько полезных вопросов, которые стоит задать при определении масштаба вашего проекта.

• Что будет включено в проект?
• Что не будет включено в проект?
• Где проект закончится?
• Чего проект собирается достигнуть?
• Что проект будет делать после завершения?
• Как выглядит проект после своего окончания?
• Как проект будет функционировать после своего завершения?

Ответ на эти вопросы облегчит выяснение того, в каком направлении должен идти ваш проект. Если путь проекта не ясен, масштаб может исказиться. Несколько примеров искажения масштаба: определение масштаба с ограниченной детальностью, документирование при помощи языка, который трудно измерить, масштаб неверно понят или неясен проектной группе, или масштаб не разъяснен полностью.

Как только вы установили масштаб, вы должны его заморозить. Замораживание масштаба – это блокирование масштаба проекта, чтобы можно было завершить процесс планирования. Это должно быть сделано как можно раньше, чтобы уменьшить процент неудачи. Для успеха требуется заинтересованность спонсоров проекта, руководителей и всей группы. Заморозка может привести к более быстрому выполнению проекта и более высокой производительности.

Даже после замораживания масштаба может быть разрешено некоторое допустимое отклонение. Допустимое отклонение может быть определено в виде того, насколько масштаб или часть проекта может отклоняться или отличаться от заданного плана, бюджета, качества, процесса или производительности. Чтобы установить надлежащее допустимое отклонение, нужно разработать шкалу для оценки допустимого отклонения. Тем не менее, масштабы или проекты могут иметь нулевое допустимое отклонение.

Есть шесть необходимых условий для управления масштабом.

1. Концепция предмасштаба. Общие сведения о том, как проект должен функционировать, или какие цели должны быть выполнены. Она приблизительно задает параметры масштаба. В большинстве случаев она будет меняться на этом этапе.
2. Определение масштаба. Закрепляет детали масштаба. Оно дает количественные и качественные детали.
3. Определение полномочий работников. Проектные и кадровые ресурсы утверждаются для прогресса проекта. Назначаются кадровые ресурсы, и для них составляется график для этого уровня работы.
4. Передача информации о масштабе. Передача информации о проекте на верхний уровень высшему руководству или внутри проектной группе.
5. Управление контролем за выполнением проекта. Стимуляция движения проекта вперед. Управление контролем за выполнением проекта включает перераспределение ресурсов времени и кадровых ресурсов для лучшей производительности.
6. Закрытие проекта. Доведение проекта до окончания. Все компоненты проекта объединяются для итоговой передачи заказчику. Все детали документируются для последующего использования.

Очень полезно иметь черновой план проекта. Вы можете упорядочить ваши идеи и позволить им развиваться. Во время создания плана вы можете провести коллективное обсуждение идей с вашей группой и постепенно продумать процесс. Вы можете скорректировать структуру плана и сделать его более кратким. Нередко люди пренебрегают созданием чернового плана, так как их торопят с составлением плана, поэтому черновики считаются пустой тратой времени. Люди хотят создать план за максимально короткий срок. Люди считают, что черновые планы создают впечатление неуверенности и нерешительности. Ни одно из этих оправданий не действительно. Хотя создание чернового плана требует немного больше времени в начале проекта, его польза значительно перевешивает время, потраченное на выяснение направления движения проекта без плана.

Что насчет того, когда потребуется сделать изменения? Встречайте их без страха. Независимо от того, сколько планирования выполняется, и даже если масштаб замораживается, все равно будут изменения, с которыми придется разбираться.