Спасение проектов в кризис: показатели улучшения состояния проекта

Проект находится в плохом состоянии, произошел перерасход бюджета, и его выполнение сильно отстает от графика. Предыдущий руководитель проекта был уволен, моральное состояние группы плохое, спонсоры вне себя от ярости и старшее руководство злится. Вас привлекли, чтобы вы взяли на себя проект и улучшили его состояние. Что вы должны делать?

Перед переходом к действиям рассмотрите следующие причины, из-за которых проекты доходят до плохого состояния:

• Недостаточные капиталовложения спонсоров проекта
• Неясные требования/масштаб
• Неопытные члены группы
• Плохое планирование
• Отсутствие формальных процессов управления проектами
• Культурные проблемы
• Неясные роли членов группы, включая и руководителя проекта
• Неэффективные коммуникации

Следующий последовательный подход может помочь вам вернуть проект на правильный путь:

1. Причина, по которой вас привлекли к спасению проекта, вероятно, в том, что вы справились с подобным проектом в прошлом, и поэтому имеете способности и знания, требуемые для спасения проекта. Но вы должны задать ожидания заинтересованных лиц с самого начала; поясните всем заинтересованным сторонам, что вам нужно время на ознакомление с проектом.
2. Получите всю важную проектную документацию (масштаб, план, устав, спецификации, и т.д.) и прочитайте ее. Одновременно проведите серию отдельных совещаний/конференций с основными заинтересованными лицами/членами группы, чтобы представиться и получить у них информацию. Среди прочего, отдельно спросите:
   • Почему проект вышел из-под контроля?
   • Что нужно сделать для возвращения его на правильный путь?
   • Как человек, с которым вы говорите, может помочь в спасении проекта?
3. Проведите официальное совещание с ядром проектной группы. Сосредоточьтесь на знакомстве с группой и представьтесь в начале совещания. Тщательно разберите проект, сравнивая: Начальный масштаб и текущий + причина изменения масштаба (если имеется).
   • Начальный график и текущий график + причины проблем с графиком.
   • Начальный бюджет и деньги, потраченные до настоящего времени + причины перерасхода бюджета
   • Текущее состояние предоставляемых результатов + начальная оценка их выполнения.
4. Такое совещание поможет вам определить коренные причины проблем проекта. Вы завершили первую фазу оценки ущерба. Напишите отчет по оценке ущерба, используя вышеприведенные пункты.
5. На данном этапе, в зависимости от проекта, вы можете провести совещание по оценке ущерба с основными заинтересованными лицами, чтобы сообщить о полученных вами результатах.
6. Теперь приступите к работе с группой и с другими заинтересованными лицами, чтобы придумать новый план для проекта. Учтите, что проект может быть в кризисе из-за плохо определенного масштаба, требований или целей. Прохождение через процесс планирования поможет вернуть проект на верный путь и выявить проблемы, которые были заметны, так как изначально не было выполнено надлежащее планирование.
   
   В зависимости от размера и сложности проекта новый план может содержать такие разделы:
   • Страница одобрения управления проектом
   • Сводная информация
   • Устав проекта
   • Цели
   • Допущения по проекту
   • Риски проекта
   • Масштаб проекта
   • Предоставляемые результаты
   • Заинтересованные лица
   • Организация структуры проекта
   • Структура декомпозиции работ
   • Сетевой график
   • График Ганта
   • Ресурсы
   • Расходы
   • Процедуры
   • Полученный до настоящего времени опыт
   • Руководство проекта
7. Учтите, что создание нового плана – это итеративный процесс, и для больших сложных проектов вы должны выделить на это время.
8. Ваш новый план должны утвердить все заинтересованные лица, после этого начинайте управлять проектом до его выполнения. Убедитесь, что вы внедрили более жесткие процедуры мониторинга и отчетности, что повысит ваши шансы выявить проблемы заранее.