Составление плана и расписание более сложных проектов

Диаграммы Ганта являются полезным инструментом анализа, планирования и управления сложными  многоэтапными  проектами.

Данные диаграммы могут:

• Помочь в определении задачи иподзадач
• Помочь вам спланировать задачи, которые необходимо выполнить
• Помочь в составлении расписания того, когда данные задачи будут выполнены и в каком порядке
• Помочь в планировании ресурсов, необходимых для завершения проекта
• Помочь в разработке критического пути для проекта в случае, если его необходимо завершить к определенной дате

Когда выполнение сложного или многозадачного проекта идет полным ходом, диаграммы Ганта помогают в наблюдении того, следует проект графику или нет. Если нет, то диаграммы помогут вам с легкостью определить, какие действия необходимо выполнить для того, чтобы вернуть проект в русло.

Основным принципом планирования проекта является то, что некоторые действия зависят от завершенности других. К примеру, нет смысла начинать строить стены офиса до того, как будет построен фундамент. Данные действия зависимы о завершенности другого, поэтому они должны быть завершены в определенной последовательности, при этом каждая стадия должна быть более или менее завершена до перехода к следующей стадии. Такие зависимые действия называется последовательными.

Непоследовательные действия не зависят от завершенности каких-либо других задач. Данные действия могут быть выполнены в любое время до или после достижения определенного этапа. Данные действия называются независимыми или параллельными задачами.

Для того, чтобы создать диаграмму Ганта необходимо:

Шаг 1. Перечислить все действия/задачи, принадлежащие плану

Для каждой задачи укажите самую раннюю возможную дату старта, примерную длительность ее выполнения, а также укажите, какая это задача – последовательная или параллельная. Если задачи последовательны, то вам стоит указать этапы, от которых они зависят.

В верхней части диаграммного листа начертите  (при помощи карандаша и линейки) дни, недели или месяцы, необходимые для выполнения задания, следуя горизонтальной оси. Вы можете использовать вертикальную ось для указания всех заданий согласно их порядку. Вам, скорее всего, будет легче использовать электронную таблицу вместо диаграммной бумаги.

Шаг 2. Сформировать план из данных задач

Далее вам стоит перечислить все задания в первой колонке в левой части страницы по вертикальной оси. Чтобы составить набросок диаграммы Ганта, вам необходимо нанести каждое задание на лист плана, указав самую раннюю возможную дату старта. Нарисуйте каждое задание в виде горизонтального блока, при этом длина блока должна быть равна вашим прогнозам относительно длительности выполнения данного задания. Над каждым блоком вам стоит указать примерное время выполнения задания. Тут нет необходимости включать расписание – это всего лишь набросок.

Шаг 3. Составить расписание данных задач/действий

Далее, перерисуйте вашу диаграмму Ганта на совершенно новый лист для того, чтобы составить расписание выполнения задач и действий. Составление должно быть произведено таким образом, чтобы последовательные действия были отображены в определенном порядке - то есть "выкопать ямы", "построить фундамент", "начать строительство". Убедитесь в том, что данные зависимые действия не начинаются до того, как будут завершены действия, от которых они зависят.

По возможности, распределите параллельные задачи таким образом, чтобы они не пересекались и не мешали последовательной работе критического пути. Составляя расписание, убедитесь, что вы рационально используете доступное время и ресурсы. Не стоит чересчур полагаться на ресурсы - вам стоит предусмотреть некоторое время на простои, перерасходы, задержки в доставках и т.п.

Как только вы нарисуете диаграмму Ганта, вы получите время, необходимое на выполнение проекта. Ключевые шаги, обеспечивающие успех проекта должны теперь стать явными.

На практике руководители проектов используют современное ПО в виде Microsoft Project для создания диаграмм Ганта. Данное программное обеспечение не только упрощает процесс составления диаграммы, но также позволяет с легкостью выполнить все последущие изменения и дополнения в планах, а также предоставляет вам возможность наблюдать за прогрессом согласно плану. Электронные таблицы также могут быть использованы для создания простых и легкоизменяемых диаграмм, не прибегая к помощи Microsoft Project. Электронные таблицы с цветными диаграммами наиболее пригодны для простых проектов.