Искусство составления плана проекта

Почему мы называем это искусством? Если бы составление расписания было бы наукой, то тогда все проекты были бы готовы в срок! Но это не так, к сожалению... Более того, неспособность уложиться в сроки становится все большей проблемой, поэтому люди стали меньше верить в то, что можно уложиться в срок, и стали относиться ко всему с большей долей недоверия.

Честно говоря, искусство составления расписания основывается на опыте, и чем его у вас больше, тем более четко вы сможете его составить. Тем не менее, вы все же можете составить четкий план, если будете следовать следующим простым правилам.

Принципы составления расписания:

Правило #1: никогда не давайте не подготовленные или необдуманные ответы, то есть не обещайте того, чего вы не сможете предоставить.

Составление расписание, с одной стороны, является предсказанием, а с другой - управлением ожиданиями. Если вас заставляют выбрать дату "на ходу" на каком-либо собрании, можно с уверенностью сказать, что данная дата будет не только ошибочной, но вам еще и достанется за это. Обдуманный ответ, когда у вас будет достаточно времени оценить все факторы, гораздо лучший вариант. Дата, взятая с потолка, никому не будет полезной, тем более вам.

Правило #2: избавьтесь от неопределенности при любой возможности.

Чем больше конкретики будет в вашем плане, тем более точным будет ваше расписание. Если вы не указываете функциональность или другие элементы в вашем плане, то вы, в лучшем случае, сможете определить их только в вашем расписании. Вам не стоит слишком преувеличивать, ведь можно установить баланс. Если вы детализируете задания, которые не влияют на сроки проекта, то вы, скорее всего, тратите свое время.

Правило #3: учитывайте множество неопределенных ситуаций для работы с отклонениями.

Неважно, насколько хорошо вы определите свой проект и как точно вы его спланируете, вы все равно встретите неизбежные неопределенные влияния, которые могут разрушить ваш тщательно созданный план. Люди застревают в тупиках, оборудование ломается, другие внешние факторы создают такую силу, которая может помешать вам уложиться в назначенный срок. Для того, чтобы иметь какую-то страховку, вы должны встроить в свое расписание разумный объем времени на непредвиденные ситуации, тем самым вы можете разобраться с неожиданными задержками.

Вы также должны распределить данное дополнительное время по вашему графику, а не просто добавить его в конец проекта. Если у вас будет определен период времени в конце проекта, то будет сохраняться некоторая степень неуверенности. Разделив время и распределив его на протяжении всего проекта, вы позволяете себе иметь варианты и возможности управлять проектом вплотную. Вы также можете повторно использовать оставшееся нерастраченным  дополнительное время, если вам оно понадобится на протяжении проекта.

Правило #4: выберите верный уровень детализации.

При составлении расписания вам стоит выбрать верный уровень детальности. Если вы собираетесь требовать ежедневные отчеты от членов вашей команды, то вам стоит расписать план по дням. Тогда все будут иметь единое понятие того, что необходимо достичь и когда.

С другой стороны, если ваш проект имеет большие объемы времени, предназначенные на схожие действия, тестирование, к примеру, то, скорее всего, будет лучше, если вы запишите 1-2 месяца тестирования в одну запись. Детали наверняка можно переложить на команду, все зависит от того, какая степень контроля вам необходима.

В большинстве проектов работа может быть детализирована по неделям. Это означает, что задачи планируются на основании числа недель, выделенных на их выполнение. Понедельное распределение задач более удобно для многих, поскольку завершение задачи к концу недели кажется более нормальным, чем завершение его в понедельник или вторник.

Планируя день за днем, вы можете создать чересчур много лишнего времени на непредвиденные ситуации. Если задачу необходимо выполнить к среде, но из-за каких-либо трудностей она не была решена, то вряд ли она будет выполнена к четвергу, даже если кто-то из команды дает такие прогнозы. Более вероятно, что она запоздает на пару дней и завершится где-то в пятницу, что означает выполнение следующих заданий на следующей неделе. Если план разбит по дням, то вы будете тратить все свое время на управление расписанием, а не на управление проектом. С другой стороны, если распланировать все по неделям, то вам будет гораздо легче справляться с такими мелкими отклонениями. Если что-то не будет выполнено к "понедельнику 21-ой недели ", то выполнение можно отложить на 2-4 дня, но при этом другие последующие задачи не будут передвинуты, а следовательно, план не будет изменен (в зависимости от уровня предусмотрительности).

Единственным исключением является тот случай, когда необходимо ускорить проект. Этого можно достичь, внеся более короткие сроки, вплоть до дней или даже часов, относительно выполнения задач. Более высокий уровень контроля подразумевает более высокий уровень внимания, и в таком случае вы также будете нагружать себя данной работой. При более детальном уровне вам необходимо уделять больше внимания индивидуальным задачам для обеспечения их завершения.

Правило #5: готовьтесь к неожиданностям.

Управление проектами - это искусство управления неизвестностью. Зачастую события и условия, которые вы не предвидели, могут прервать исполнение вашего проекта. Вашей работой является взять их под свою ответственность. Спланируйте наиболее возможные задержки и справляйтесь с ними в случае необходимости. Если опыт или инстинкт подсказывают вам, что какой-то вид работы создаст задержки, то прогнозируйте его, добавьте некоторое время и убедитесь в том, что у вас будет адекватное количество ресурсов в случае необходимости.

Хорошим способом справиться с этим является реализация некоторого экспресс-управления рисками. Путем прогнозирования вероятных рисков и расстановки приоритетов между ними, вы сможете лучше справляться с неожиданностями. Также хорошей мыслью будет нахождение кого-нибудь, кто смог бы помочь вам в оценке рисков проекта.

Marios Alexandrou