Почему 90 процентов всех проектов завершаются не в срок?

Действия, которые классифицируются как проектные, настолько различны, что иногда сложно оценить сходства между ними. К примеру, социальная активность, такая как корпоративные вечеринки, пикники или свадьбы, также является проектами.

Строительные работы, например, постройка моста, разработка жилого комплекса, постройка электростанции, расширение оптоволоконной сети - также являются проектами. Создание фильма, разработка ПО, запуск маркетинговой кампании нового товара, реализация ERP-систем или даже переселение семьи из одного города в другой - каждый из всех упомянутых примеров обладают следующими аспектами:

• Цель уникальна, а результат оригинален.
• Усилия, требуемые для достижения желаемых результатов - временны. То есть проекты обладают датами начала и завершения, в отличие от постоянных непрерывных операций. Нестандартная природа проектов акцентирует влияние неопределенности. Несмотря на многие неопределенности, исполнители проекта должны учитывать три составляющие и придерживаться их - масштаб, сроки предоставления результатов и затраты на выполнение. .
• С учетом данных составляющих, существуют также детальные своды знаний о том, как управлять данными проектами и доступностью программных инструментов для управления проектами, тем не менее практически все проекты могут быть не предоставлены вовремя. В других случаях присутствует гибкость относительно предоставляемого содержимого и/или затрат. Почему все так? Дело в человеческом факторе.

Оценка длительности проекта

Подразумеваемые неопределенности в проектах означают то, что оценки длительности, используемые при планировании, являются всего лишь прогнозами. Что такое прогноз? Прогноз - это вычисленное в среднем отношении время, выделенное каждому заданию. Но погодите – использовать средние значения для временных оценок означает, что шансы относительно выполнения задания раньше или позже срока равны 50%. Но ведь никто не даст такие прогнозы, которые означают на 50% безуспешность.

На самом деле оценки так и подбиваются – с учетом данной неопределенности. Уровень приравнивания зависит от того, насколько мало оценивающий "обжигался" в прошлом на данных округлениях.

В дополнение к подбиванию прогнозов каждым из оценивающих прибавляется также округление со стороны общего босса. К примеру, если три человека работают на различных заданиях, оцененных в 5, 7 и 3 дня соответственно, то отметит ли в отчете главный руководитель то, что общее время завершения равно 15 дням? Скорее всего, нет - он наверняка напишет 20 дней, что впоследствии будет обговорено до 18 дней.

Если все так, как описано выше, и сроки проекта уже подбиваются с самого начала (посредством приравнивания каждого задания и последующего округления на высшем уровне), то как же многие проекты все-таки не могут уложиться в срок? Существуют два психологических механизма, которые предотвращают индивидуальные попытки защитить проект от неопределенности и вызывают непригодность всей предоставленной осторожности.

Синдром студента

В конце лекции профессор предупреждает студентов о том, что они будут проходить тест на основании того, что он им преподавал всю неделю. Какова стандартная реакция студентов? Они будут протестовать, поскольку они не готовы, так как им дали мало времени... Если преподаватель идет на уступки и дает еще две недели на подготовку, то будут ли студенты сразу же готовиться к тесту? Конечно, нет, ведь если они типичные студенты, то готовиться они будут за ночь до экзамена.

В проектах, где наблюдается добавка округленных оценок времени, рабочие обычно задерживаются (скорее всего, будут заняты вещами, не связанными с работой) до самого последнего момента и только тогда начинают работать над проектом. И пока они будут работать, сработает закон Мёрфи. Поскольку добавленное время уже было поглощено студенческим синдромом, задание будет завершено не в срок. Следующая задача вынужденно будет начата с опозданием.

Закон Паркинсона

Закон Паркинсона гласит, что работа растягивается таким образом, что она заполняет все доступное время. Как это сказывается на времени выполнения заданий? Представьте себе, что вам поручили задание, которое нужно выполнить за 7 дней, а работы всего на 4 дня - будет ли задание выполнено и передано раньше срока? Скорее всего, нет.

Поскольку установленные оценочные сроки были оговорены, преждевременное завершение задачи будет означать, что все последующие оценки также могли быть ложными и могут быть сокращены руководителем. Чтобы избежать такого, вместо отчета о досрочном завершении всех задач, работники будут тратить оставшееся время на выполнение дополнительных проверок и придание более красивого вида работе, что не требуется в указаниях.

В результате получится так, что выигранное время будет зря потрачено.

Требования к интеграции

Во многих проектах последней стадией является интеграция результатов всех цепей выполнения. Представьте себе конкретный проект, где последняя стадия является интеграцией результатов пяти цепей работы. Представьте себе, что оценки всех пяти цепей таковы, что существует 80% вероятности своевременного завершения каждой. Какова в таком случае вероятность того, что интеграция начнется вовремя?

Для того, чтобы интеграция была начата вовремя, все пять цепей работы должны быть завершены. Вероятность того, что одна из цепей будет завершена вовремя, равна 80%. Вероятность того, что две будут завершены вовремя, равна 80% x 80%, что равно 64%. Вероятность того, что четыре будут завершены вовремя, равна 64% x 64% , что примерно равно 40%. Вероятность пяти, соответственно, равна 33%! Поэтому, вероятнее всего, начало интеграции запоздает. Учитывая это в реальной жизни, проекты бывают гораздо сложнее, и интеграция обычно включает в себя больше, чем пять цепей работы, что явно является причиной опозданий.

Многопроектная среда работы

Следующий способ убить время заключается в мультипроектной среде работы (компании по разработке ПО, строительные компании, инженерно-технический отдел), где параллельно выполняется более одного проекта и ресурсы разделяются между ними - это называется многозадачностью.

Результат в виде потери фокуса в комбинации с постоянной "установкой" требований приводит к запоздалому предоставлению проекта, над которым велась работа.

Вывод

Мы продемонстрировали вам то, что стандартные прогнозы длительности проекта округляются для того, чтобы предотвратить неопределенность. Тем не менее, комбинация студенческого синдрома и закона Паркинсона приводит к отфильтровыванию всего времени, выигранного данным округлением оценок.