Управление рисками участников проекта

В данной статье будет рассмотрена тема людей, которые окружают проект - участников и заинтересованных сторон. Вы найдете тут несколько полезных советов и другую информацию для лучшего вовлечения участников в проект.

• Кто заинтересован в проекте?
• Что их интересует?
• Что вы можете с этим делать?

Это три простых вопросов, которые проектная команда может задать для  лучшего понимания своих заказчиков и разработки стратегии их удовлетворения.

При организации семинара на тему управления заинтересованными лицами, основанного на данных трех вопросах, можно сказать, что это всего лишь управление рисками относительно людей.

И это, скорее всего, так. Посмотрите на классический процесс управления рисками. Вы  не видите сходства?

1. Определение рисков.
2. Анализ и оценка рисков.
3. Разработка ответных действий.

Так, при следующем (или даже текущем) проекте вам стоит относиться к заинтересованным сторонам как к возможностям и угрозам.

Шаг первый: Определение рисков (Кто заинтересован?)

Как и при управлении рисками, вы можете управлять только теми участниками, о которых вы информированы, поэтому вам стоит проявить большую креативность в подходе определения участников и заинтересованных лиц. Вам стоит охватить всех тех людей, которые не произнесут и звука до того, как вы их не "заденете" - управляющие, конечные пользователи, клиенты ваших клиентов и сотрудники внутренней поддержки, такие как бухгалтера и закупщики. Многие руководители проектов не включают  таких второстепенных действующих лиц  в свои планы общения, но  такая необходимость нередко возникает, когда эти люди преграждают им путь к выполнению проекта. В управлении рисками мы определяем все угрозы и возможности. Участники проекта могут быть как защитниками, так и врагами проекта.

В своем поиске скрытых заинтересованных лиц вам не стоит забывать о явных участниках - вашей команде, спонсоре и людях, которые будут одобрять спонсирование.

Совет: Удостоверьтесь в том, что у вас записано имя и контактные данные каждого из участников. Ведь участники - это люди, а не организации. "Здание" не откажет вам в запросе на изменение плана, а вот Мария, которая заведует отделом, может.

Шаг второй: Анализ и оценка риска (В чем заинтересованы?)

Управление подразумевает также расстановку приоритетов рисков согласно вероятности их возникновения и уровню влияния. Таким же образом вы можете расставить приоритеты относительно участников проекта - по иерархии и уровню заинтересованности. Заинтересованность означает - насколько они заинтересованы, а иерархия показывает их возможность повлиять на проект.

Теперь вам стоит рассмотреть участников с наивысшим приоритетом. Вы не сможете измерить и оценить ваших участников так же, как и риски проекта, но вы можете структурировать какую-либо ключевую информацию: в чем они заинтересованы? насколько проект может повлиять на них? как данный проект соответствует их приоритетам? что требуется проекту от них для того, чтобы все прошло гладко?

Шаг третий: Разработка ответных действий (Что делать?)

То, что мы сделаем для увеличения полученной поддержки и уменьшения влияния соперников, будет зависеть от ответов на указанные выше вопросы. Чем больше мы знаем о заинтересованных лицах, тем лучше мы сможет спланировать работу с ними. В одном вы можете быть уверены - игнорирование лишь снизит их уровень поддержки и вызовет отторжение, а потому вам стоит заранее спланировать свое общение с ними.

Быстрые изменения информационных технологий предоставляют еще больше способов забросать участников данными, но от этого общение не становится эффективным. Кому нужна данная информация? Какая информация нужна? Как часто она необходима? В каком формате ее стоит предоставлять? Данные вопросы составляют основу плана коммуникации. По мере разработки плана общения вам стоит учесть два пункта:

1. Позитивное личное отношение является основой эффективного общения. Личное отношение увеличивает значимость технологий, которые мы используем для предоставления информации.

2. Используйте два или более способа общения для каждого участника. К примеру, собрания должны сопровождаться документацией.

Секрет успеха

Так в чем секрет управления рисками? Просто делайте это - активное, систематическое управление рисками подразумевает нахождение проблем до того, как они находят вас. Управление рисками не должно быть усложнено, но оно должно соблюдать какую-то дисциплину. Это относится и к участникам проекта. Понимание их сущности и их целей зачастую не так сложно. Ключевым аспектом является активность, прислушивание к мнениям и влияние, оказываемое на риски до того, как они начнут влиять на вас.