Основы управления проектами для руководителей

Для любой области знаний существует некая «азбука» основ, и многие руководители проектов наверняка задавались вопросом о существовании таковой для теории управления проектами. Но существуют источники, которые перечисляют компетенции, не имеющие связи со сводом правил по управлению проектами (PMBOK) или с любой другой методологией управления, включая внутреннюю корпоративную методологию, за которую организация, скорее всего, заплатила. Зачастую компетенции слишком обобщены и непригодны для использования руководителями проектов.

Мне, как руководителю, кажется, что должна существовать такая «азбука» основ для управления проектами. Давайте перейдем к параметрам управления проектами в том, за что ответственны руководители. Сначала давайте рассмотрим группы процессов по управлению проектами:

• Инициация
• Планирование
• Выполнение
• Мониторинг и управление
• Завершение и закрытие

В каждой группе существует список элементов, о которых необходимо позаботиться. Вам стоит включить их в ваш план проекта, список и работать над их завершением. Всегда стремитесь к завершению!

В дополнение к группам процессов существуют девять областей знаний по управлению проектами:

•  
  1. Управление проектной интеграцией
  2. Управление масштабом проекта
  3. Управление сроками проекта
  4. Управление затратами проекта
  5. Управление качеством проекта
  6. Управление кадрами проекта
  7. Управление каналами коммуникации проекта
  8. Управление рисками проекта
  9. Управление закупками

Для каждой из данных групп существуют элементы, которые можно определить как необходимые для успеха проекта. Опять таки, определите какие нужды вам необходимо восполнить, создайте план или список действий и стремитесь к завершению.

Существует много основ для управления проектами. Следующим в списке может быть то, что вам необходимо быть учтивым. Вам стоит помнить о том, что в качестве руководителя проектов вы ответственны за обслуживание клиентов и межличностное понимание. Понимание включает в себя работу с индивидуумами и знание того, как получить наибольшую пользу от участников команды. Стоит порекомендовать метод подбора профиля личностей DiSC Personality Profile, помогающий больше узнать о членах вашей команды. Что касается обслуживания и помощи клиентам, то если вы поставите себя на место управляющего отделом по работе с клиентами, то таким образом в качестве руководителя проекта вы представляете собой услуги членам команды, которые в данном случае являются клиентами. Порядочность и понимание поможет вам больше, чем раздражительность и нетерпимость.

Следующее правило – вам необходимо быть тактичным. Это не совсем сродни учтивости. В данном случае ваша тактичность должна быть направлена в сторону влияния и эффекта от руководителя проектов. Руководитель проектов должны быть учтивым по отношению к организации и понимать необходимость построения отношений. Если руководитель проектов знаком с целями и миссией организации, то он сможет учитывать это в сложных ситуациях. Что касается налаживания отношений, то в качестве руководителя проектов вам необходимо влиять на данные отношения для того, чтобы вы могли использовать вашу власть для достижения успеха в проекте, применяя основы в управлении. Преимущества использования более статических основ пойдут на пользу текущим проектам и передадут ценную информацию будущим проектам.

Далее можно поговорить об управленческой стороне руководства проектами, выраженной правилом, согласно которому, вы всегда должны быть поощряющим. Центром здесь является командная работа, лидерство в группе и положительный настрой. В качестве руководителя проекта вы находитесь в роли лидера, который ответственен за успех команды, а также и проекта в целом. Бывают времена, когда нам необходимо привлечь других к курированию или тренингам для того, чтобы получить наилучшие результаты от команды. Необходимо понять, что при создании новой команды вам необходимо показать свое лидерство, убедительную позитивность и использование личной власти ради концентрации на целях проекта, а также показать стремление к сотрудничеству.

Способность к постоянному познанию - вот ещё одно качество руководителя. Данный аспект касается того, что руководители проектов должны обладать как аналитическим, так и концептуальным мышлением. Относительно аналитического мышления, руководители проектов зачастую работают с различными проблемами и сложными ситуациями. Вы должны уметь тщательно изучить информацию и разбить ее на явные факты, которые помогут вам предоставить решение проблемной ситуации. Это не является специфической задачей руководителя проектов, Это может потребовать сбора команды и обсуждения ситуации, а также последующего процесса разбиения для нахождения решения. Руководитель проекта должен иметь возможность найти решение и принять необходимые меры. Концептуальное мышление, с другой стороны, может потребовать опыта или тренингов для предоставления решений. Оно не основано полностью на фактах, но также принимает во внимание интуитивные действия, креативность и индуктивное мышление. На данном этапе может очень подойти гибкая методика управления проектами (Agile), но помните, что это требует специфического типа мышления для того, чтобы добиться успеха.

Будучи руководителем, вы также должны быть компетентным. Вам стоит принимать во внимание четыре области - самоконтроль, уверенность в себе, гибкость и преданность организации. Здесь и так все понятно, но стоит кое-что рассмотреть подробнее. Самоконтроль играет значительную роль в работе руководителя проектов, поскольку нам встречаются проблемы и риски, которые возникают по ходу проекта. Если мы сохраним свое лицо при встрече с проблемой, то этим мы продемонстрируем умение взять все в свои руки и способность удержать проект. Уверенность в себе является областью, которая связывает руководителя проектов с возможностью управлять окружающей средой и быть уверенным в результатах. Вы должны уметь позитивно отвечать на проблемы, вместо невозможности вовремя среагировать. Здесь вам стоит затратить необходимое время на обдумывание и соответствующие ответные действия. Может случиться так, что от вас потребуют решения, когда и вам надо будет огласить ваши действия, которые должны разрешить проблемы, при этом указать сроки. Гибкость представляет собой широкую область, которая учитывает ресурсы и множество ограничений в управлении проектом. Учтите это и определите то, как вы будете управлять ею ради достижения успеха в проекте. Уровень гибкости зависит от типа руководителя, который управляет данным проектом. Преданность организации представлена в виде работы, которую вы выполняете ради улучшения организации, а не ради вашего кошелька.

Наконец, вам необходимо быть общительным. Это стоит учитывать, хотя не везде данный аспект оговаривается. В качестве руководителя проекта, вы должны быть во главе коммуникаций в проекте между членами команды, а также вы должны представлять должные отчеты, необходимые для выполнения проекта. Притом, что все- таки электронная почта очень удобна, вам стоит говорить с членами команды по телефону или лично, особенно если вы назначили им какое-либо задание, или же просто попросили выполнить что-либо. Общение очень важно - вы должны быть убедительны в общении для того, чтобы вдохновлять на лучшие ответы членов команды. Ведь вам необходимо выполнить проект, и все хотят, чтобы он был успешным. Вы должны демонстрировать доброту и порядочность в общении, если вы хотите быть эффективным. Для проблемных участников вам понадобится найти отдельное место и время, но в целом вам стоит общаться таким образом, который поможет добиться наилучшей продуктивности ваших ресурсов и поможет измерить результаты.

Давайте перечислим все правила, которые были указаны выше. Мы рассмотрели 7 принципов управления проектом для руководителей:

1. Всегда стремиться к завершению
2. Всегда быть учтивым
3. Всегда быть тактичным
4. Всегда быть поощряющим
5. Всегда быть познавательным
6. Всегда быть компетентным
7. Всегда быть общительным