Четыре принципа управления интеграцией проекта

Управление интеграцией – область знаний управления проектами, включающая в себя процессы, требуемые для обеспечения правильного согласования всех составляющих частей проекта с целью достижения целей проекта.

Следующие четыре принципа управления интеграцией помогут вам лучше координировать и управлять различными элементами проекта:
•    Получить поддержку
•    Создать план действий
•    Быть готовым идти на компромисс
•    Учиться на своих ошибках (и успехах)

Получить поддержку

Для эффективного управления интеграцией нужно заручиться поддержкой ключевых заинтересованных лиц и членов группы. Получение поддержки с самого начала гарантирует, что ваш проект получит поддержку и финансирование, требуемые для обеспечения его успешности.

Чтобы получить поддержку, начните с создания устава проекта и предварительной формулировки масштаба. Устав проекта начинает проект и содержит необходимые утверждения и разрешения. Он дает руководителю проекта право действовать и использовать организационные ресурсы в проекте. Устав также определяет цели и участников проекта, вместе с предварительным разграничением ролей и обязанностей.

Наряду с уставом проекта, необходимо разработать предварительную формулировку масштаба. Это обобщенное определение масштаба проекта, определяющее причины выполнения инициативы, цели и ограничения проекта, указания относительно решения, и определяет главных заинтересованных лиц. Также документ определяет продукт или услугу проекта, методы для утверждения, и тактики для процесса контроля над изменениями.

При наличии устава проекта и предварительной формулировки масштаба вы имеете козыри и, самое главное, полномочия, чтобы гарантировать координирование и распределение ресурсов в требуемой вам форме и сроки.

Создать план действий

Теперь, когда у вас есть устав проекта, и цели проекта были четко сформулированы, пора создать план действий. Начните с выявления операций, требуемых для эффективного выполнения, управления и слежения за проектом. Программное обеспечение для управления проектами помогает на данном шаге и позволяет планировать и следить за проектом откуда угодно в любое время. ПО помогает создавать график реализации и задачи проекта, выделять требуемые ресурсы, и ежедневно получать обновленную информацию о состоянии дел, необходимую для эффективного управления проектом.

По мере разработки плана убедитесь, что вся ваша группа придерживается единого мнения. Следите, чтобы каждый член группы мог войти в программное обеспечение для управления проектами, и убедитесь, что все они знают, как обновлять свое состояние завершения задачи. Выполнение данного простого шага сделает передачу отчетов и контроль более точным и своевременным.

Быть готовым идти на компромисс

Одна из основных проблем, возникающих при выполнении проекта, - управление людьми, их мнениями и требуемыми ими изменениями. Для обеспечения эффективности нужно быть готовым идти на компромисс. Все не могут получить все желаемое, но проект должен реализовать цели и требования, установленные в уставе проекта.

Координируйте реализацию плана проекта группой и следите, чтобы они доводили до конца работу, требуемую в формулировке масштаба проекта. Отслеживайте и контролируйте проектные работы путем измерения и уравновешивания прогресса проекта. Принимайте корректирующие или предупредительные меры при необходимости для обеспечения реализации всех целей.

Используйте заранее установленный процесс для запросов на изменения и позаботьтесь о прохождении всех изменений через должные каналы, прежде чем они станут частью плана. Оценивайте все запросы на изменения и одобряйте изменения, помогающие реализовать цели проекта. Должны реализовываться только утвержденные и одобренные изменения.

Учиться на своих ошибках (и успехах)

Следует надеяться, что перед началом проекта вы четко сформулировали, что означает завершение проекта. При завершении проекта убедитесь, что все операции проекта завершены и что конечный продукт или услуга отвечает ожиданиям клиента и/или заинтересованных лиц. Получите письменное подтверждение завершения проекта.

После того как проект официально завершен, пришло время учиться на ваших ошибках и успехах. Устройте официальное обзорное совещание и проведите мозговой штурм,  на котором должны быть  перечислены все ошибки, допущенные во время проектов. Также составьте список всех вещей, получившихся удачно. Чему вас учит данный опыт? Каковы уроки проекта, и как можно подготовиться к данным проблемам в следующем  проекте? Это упражнение сформирует товарищеские отношения в группе и обеспечит успех вашего следующего проекта.