Контрольный список для принятия решения о продолжении или приостановке проекта

Многие проекты не справляются с последней трудностью из-за плохого планирования внедрения или из-за неполноценного анализа непосредственно перед вводом в эксплуатацию. Руководитель проекта обязан следить за тем, чтобы внедрение было запланировано и разъяснено заинтересованным лицам, и чтобы была проведена достаточно тщательная проверка перед продолжением проекта.

Второй пункт часто упускается. Многие руководители проектов составляют какой-то план внедрения или ввода в эксплуатацию, но не проводят необходимый тщательный анализ, чтобы определить, нужно ли продолжать. Данная статья делает упор на анализе, называемом «решение о вводе в эксплуатацию».

К решению, вводить в эксплуатацию или нет, нельзя относиться легко; несомненно, это одно из важнейших решений в жизненном цикле проекта, и ошибка может поставить под угрозу успех всего проекта.

Ввод в эксплуатацию при отсутствии важных составляющих может привести к следующему:
•    Неразрешенные дефекты.
•    Неполноценное тестирование.
•    Недостаточная подготовка.
•    Бизнес-процессы не изучены.
•    Процедуры не записаны.
•    Заинтересованные лица упущены.
•    Недостаток коммуникаций.
•    Невозможность переноса данных.
•    Интерфейсы не работают.
•    Системное администрирование и поддержка отсутствуют.
•    Сферы деятельности не готовы к изменениям.
•    Отсутствие резервов.
•    Рабочие процессы и исключительные ситуации не спланированы.
•    Отсутствие резервного копирования и аварийного восстановления.
•    Недостаточная защита системы.
•    Неясные обязанности, подотчетности и ответственность.
•    Неполноценная стратегия внедрения.

И в конечном счёте...
•    Отказ системы/приложения.
•    Влияние на деятельность/организацию.
•    Провал проекта.

Хотя руководитель проекта обязан сдать проект в срок, иногда для него разумно отстраниться и отложить ввод в эксплуатацию, а не рисковать последствиями быстрого продвижения вперед.

Какую проверку нужно провести?

В идеале, проект должен нанять независимого специалиста для проведения оценки готовности. Если анализ проводится руководителем проекта с людьми, тесно связанными с проектом, есть риск необъективности или влияния необходимости внедрить в срок. Использование независимого ресурса обеспечивает непредвзятость и в силу этого доверие к процессу принятия решения. Также полезно узнать точку зрения стороннего лица, обладающего многолетним опытом и знаниями о проектах. Хорошо финансируемые проекты часто нанимают сторонних консультантов для проведения ревизий и проверок состояния на протяжении всего жизненного цикла проекта, включая оценку готовности к вводу в эксплуатацию.

К сожалению, не все проекты имеют средства или желание нанимать консультантов, и поэтому вынуждены использовать внутренний персонал. В данном случае лучше всего использовать ресурс с опытом работы в проектах (например, другой руководитель проекта), не заинтересованный в результате проекта. Это повышает шансы на объективный результат и рекомендации. Помните, руководитель проекта заинтересован в получении истинной оценки реального состояния проекта, так как любые существенные недостатки должны быть устранены или уменьшены перед вводом в эксплуатацию. Если результат оценки предопределен или намеренно представлен необъективно, то нет смысла выполнять оценку!

Если невозможно выделить независимый внутренний ресурс для проведения оценки готовности, руководитель проекта может сделать ее сам. Он должен правдиво описать ситуацию, подробно расспросить людей и не скрывать проблемы. Данную оценку нельзя проводить без подробной консультации, поскольку очень важно поговорить с как можно большим числом участников проекта, чтобы выяснить истинное состояние дел. Некоторые люди могут утаивать проблемы или сообщать вам лишь положительные вещи. Важно получить представление о проекте без прикрас, поскольку любые серьезные проблемы должны быть выявлены и разрешены до принятия решения.

Контрольный список для принятия решения о продолжении или приостановке

Что должна включать в себя оценка? Вместо того чтобы начинать с нуля, проще использовать контрольный список для принятия решения о продолжении или приостановке. Он дает отправную точку, основанную на общепринятой передовой практике, и гарантирует, что вы не пропустите никаких ключевых сфер в своей проверке. Используйте содержимое контрольного списка для подготовки других вопросов и проверок, относящихся к проекту.
Проект не должен удовлетворять всем требованиям для продолжения, и нет обязательного балла прохождения/непрохождения. Но если имеется несколько явных изъянов, решение становится весьма очевидным.

Контрольный список помогает найти серьезные изъяны и недостатки, которые нужно устранить перед вводом в эксплуатацию. Он также может обеспечивать дополнительное финансирование или ресурсы, если конкретный вопрос требует решения. Контрольный список должен поддерживать процесс принятия решения, а не служить основой для решения. Тот, кто принимает решения (обычно руководящий комитет), также должен учитывать более крупную картину и учитывать другие факторы, такие как давление извне, срочность продолжения, степень приемлемого риска, последствия задержек, и т.д.

Если выявлены существенные изъяны, для всех заинтересованных лиц гораздо лучше отложить внедрение до тех пор, пока эти изъяны не будут устранены/уменьшены. Последствия и затраты на неудачный или трудный ввод в эксплуатацию часто намного хуже, чем незначительная задержка в графике. Единственным исключением является случай наличия не подлежащей обсуждению даты внедрения (например, реакция на изменение законодательства, осуществляемое к конкретной дате). В данном случае недостаткам из контрольного списка нужно назначить приоритет и устранить их в порядке важности и возможности устранения. В этом случае при вводе в эксплуатацию руководящий комитет, по сути, принимает риски, указанные в оценке, исходя из того, что успеть к дате внедрения более важно, чем смягчить риски и гладко произвести ввод в эксплуатацию.