5 целей, которых должен стремиться достигнуть каждый руководитель проектов

Руководители проектов должны управлять каждым аспектом проектов, за которыми они наблюдают - от ресурсов и поставщиков до расходов на проект и оборудование. Чтобы держать все под своим контролем, нужно сосредоточиться на 5 самых важных целях, связанных с управлением проектами. Если вы можете выполнить следующие пять целей для каждого проекта, ваши проекты и ваша карьера будут успешными.

Цель 1: Завершить вовремя

Это самая старая, но наиболее трудновыполнимая из существующих целей управления проектами. Она наиболее трудная по причине  того, что требования часто изменяются в течение проекта, так как исходный график проекта, вероятно, сначала бывает оптимистическим.

Чтобы достигнуть этой цели, вам нужно очень внимательно управлять вашим масштабом. Внедрите процесс управления изменениями, чтобы надлежащим образом управлять изменениями масштаба. Всегда поддерживайте актуальность вашего плана, записывая реальный прогресс в сравнении с планируемым. Выявляйте любые отклонения от плана и быстро устраняйте их.

Цель 2: Завершить в рамках бюджета

Чтобы убедиться, что затраты на ваш проект не будут постепенно повышаться, вам нужно в начале задать бюджет проекта, с которым вы будете сравнивать расходы. Включите в этот бюджет все затраты на проект, которые будут накапливаться, независимо от того, связаны ли они с оборудованием, поставщиками или материалами. Затем определите, какие расходы потребуются для завершения каждой задачи в вашем плане, и отслеживайте все отклонения от этого плана.

Убедитесь в том, что, если вы потратили на некоторые задачи больше средств, чем планировали, то на другие задачи вы потратили меньше запланированного. Таким образом, вы сможете контролировать ваши расходы и завершите проект в рамках бюджета (или как минимум в соответствии с ним).

Цель 3: Удовлетворять требованиям

Если вашему проекту требуется установка новой информационной системы, обновление веб-сайта или объединение центров данных, ваш проект должен произвести решения, на 100 процентов удовлетворяющие этим требованиям.

Для этого нужно убедиться, что вы  изначально имеете достаточно подробный набор требований. Если в требованиях есть неопределенность, то поначалу казавшаяся небольшой часть работы может стать огромной, и ее завершение отнимет ценное время и ресурсы.

Цель 4: Ваши клиенты должны быть довольны

Вы можете завершить ваш проект вовремя, в рамках бюджета и удовлетворять всем требованиям на 100 процентов, но ваши клиенты все же могут быть недовольны. Обычно это происходит потому, что их ожидания изменились с момента начала проекта и не управлялись должным образом.

Чтобы ваш спонсор проекта, заказчик и другие заинтересованные лица были довольны при завершении вашего проекта, вы должны тщательно управлять их ожиданиями. Убедитесь, что вы всегда надлежащим образом информируете их о прогрессе. Формируйте у них не оставляющий сомнений актуальный взгляд на реальный прогресс проекта. Позволяйте им регулярно высказывать свои опасения или идеи. Заранее сообщите им, что вы не можете завершить проект вовремя , или, что необходимо осуществить изменение. Откровенность и честность – это всегда наилучшие средства формирования ожиданий клиентов.

Цель 5: Члены вашей группы должны быть довольны

Если вы можете выполнить все 4 предыдущие цели и при этом иметь довольную группу, то вы будете еще лучше готовы повторить все это снова для следующего проекта. И ваши сотрудники будут думать точно так же. Удовлетворенность сотрудников очень важна для успеха вашего проекта.

Поддерживайте положительный настрой группы, признавая их успехи и вознаграждая их за хорошую работу. Поручайте им работу, которая соответствует их силам, и проводите сплачивающие коллектив тренинги, чтобы улучшить моральный климат. Довольная и целеустремленная группа поможет вам достичь многого.

Итак, вышеназванные пять целей должен ставить себе каждый руководитель проектов в начале каждого проекта.