Три основные причины провала проектов

Успех организации сильно связан с успехом проекта! Можете ли вы себе представить любое значительное начинание или усовершенствование в организации, которые не были бы связаны минимум с одним проектом? Мы работали со многими организациями, в различных отраслях и глобально, и мы не видели ни одного такого примера. Поэтому очень важно выяснить, как обеспечить успех проекта?

Мы выполнили небольшое исследование, чтобы выяснить три основные причины провала проектов. Устранив их, мы значительно повысим наши шансы на успех. Исследование выявило следующие три наиболее распространенных камня преткновения на пути к успеху проекта:

1. Отсутствие четко назначенного руководителя проекта

Поразительно то, как часто возникает эта вроде бы простая проблема. И тому есть много причин. Проектная группа – это группа коллег, и никто не назначается или не берет на себя руководство. Никто не хочет назначать руководителя проекта, потому что все уже работают на полную ставку и поэтому перегружены (особенно в нынешней экономической обстановке!). Каждый отдел предполагает, что другой отдел будет руководить проектом.

Однако для успеха проекта нет ничего важнее, чем руководитель проекта, и причин тому множество. Наиболее важные из них таковы:

• Руководитель проекта должен четко сформулировать цели проекта.
• Руководитель проекта должен обеспечить разработку плана проекта с четко обозначенными задачами, контрольными точками и ответственностью.
• Руководитель проекта должен заранее устранять трудности и обеспечивать то, чтобы группа завершала  задачи вовремя и в рамках бюджета.
• Руководитель проекта должен передавать информацию о прогрессе соответствующим сторонам (участникам).

Несомненно, ваш проект закончится провалом без назначенного/выбранного определенного руководителя проекта!

2. Отсутствие четких ожиданий и целей

Второй причиной провала проектов является отсутствие четких ожиданий и целей. Даже лучший руководитель проектов не может добиться успеха без четких ожиданий и целей. Какова цель проекта? Почему эта цель важна для организации? Как каждый член проектной группы повысит эффективность достижения цели? Очевидна ли цель? Понятно ли распределение по времени?

Например, для одного клиента конечная цель была очевидна (сокращение товарно-материальных запасов); однако, проектная группа поначалу не имела четких ожиданий и целей. Поэтому не было стимула обмениваться данными инвентаризации, что было основной составляющей сокращения товарно-материальных запасов. В итоге прогресс находился на мертвой точке до тех пор, пока цели и показатели проекта не были прояснены.

3. Трудности в общении

Трудности с коммуникацией могут остановить даже лучшие проекты. Даже в наилучших обстоятельствах легко пострадать от недопонимания и беспорядка. Играли ли вы в «испорченный телефон» в детстве? Игра начинается с человека, который передает сообщение следующему человеку. Это продолжается до тех пор, пока сообщение не дойдет до последнего человека в круге. К тому моменту, когда оно дойдет до последнего человека, оно, как правило, никогда не совпадает с оригинальным сообщением! Поэтому бывает забавно слышать перепутанные сообщения, которые доходят до ваших друзей после 10 - 20 обменов. Это происходит, когда каждый человек пытается передать правильное сообщение. Представьте, что происходит, когда в дело вмешиваются беспорядок в организации и политика в ней.

Помимо обычных проблем с коммуникацией, есть множество других трудностей с коммуникацией -- от культурных и языковых коммуникационных барьеров до функциональных коммуникационных барьеров (таких, как люди, отвечающие за продажи, общаются с техническими специалистами, или же людьми, ответственными за финансирование, говорящими с отделом научно-исследовательских разработок). Это может породить серьезную проблему. Например, мы работали со многими проектными группами, содержащими множество членов группы, чьим вторым языком был английский. Обычно они владели ещё 2 или 3 основными языками. Даже с отличным руководителем проекта может быть сложно обеспечить четкую коммуникацию, и то, чтобы все в группе поддерживали  направление движения вперед. В противном случае легко полностью сбиться с пути, даже действуя из лучших побуждений.

Коммуникации жизненно важны. Вы должны неоднократно повторять передачу важной информации о проекте. Попытайтесь сказать это по-разному. Попробуйте различные средства коммуникации. Спросите членов группы, все ли им понятно. Отправляйте напоминания. Контролируйте. Никогда не прекращайте передавать информацию.

По мнению наших клиентов, если вы можете устранить эти три основные причины провала проекта, вы сможете достичь успеха вовремя, в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями. Почему бы не стать организацией, которая все делает правильно, и не выиграть в конкурентной борьбе, ускорив получение результатов проекта?