Отчеты о состоянии проекта, которые может понять каждый

Сообщить людям о том, как продвигается проект, - это основная обязанность любого руководителя проекта. Из-за наличия большого выбора методов в настоящее время становится сложно определить, какие ключевые элементы информации полезны для тех, кто участвует в проекте. В этих методах часто содержится много загадочных терминов, понятных только тем, кто практикует эти системы, например, диаграмма «сжигания», план работ, скидка, произвольные единицы измерения объема работ и т.д.

Например, ваши клиенты занимаются перевозкой пищевых продуктов и хотят, чтобы ваша компания разработала для них корпоративную систему управления. Есть вероятность, что они не поймут понятия из Agile (Гибкой методики управления проектами) или PRINCE2, поскольку они специализируются на другой отрасли производства.

Проблема состоит в следующем: какую информацию нужно представить при создании отчета о состоянии, чтобы она была полезна для широкой аудитории, например, для клиента, старшего руководства, пользователей-адвокатов, не разбирающихся в технике, и т.д. Информация о проекте, используемая внутри организации для планирования и ежедневного управления, - это одно дело, но то, что нужно показать заинтересованным лицам, не разбирающимся в технике, - это совсем другой вопрос. Конечно, данные, предназначенные для отчета о ходе работ, скорее всего, будут взяты из документов, отслеживающих состояние проекта, например, число ошибок в журнале регистрации проблем, оставшиеся задачи согласно графику проекта, и т.д.

Какого рода информацию сможет понять аудитория, не разбирающаяся в технике? Результаты в процентах, представленные в виде пунктов маркированного списка, описанные простым языком, без использования специальной терминологии.

Ниже приводится пример отчета о состоянии проекта или отчета о ключевых данных, как он известен в PRINCE2. Он еженедельно отправлялся руководству и клиентам по электронной почте:

• В данный момент ваш проект завершен на 65%.
• 100% всех задач на данном этапе проектирования были завершены.
• 70% задач на данном этапе написания кода завершены.
• Этап управления проектом завершен на 45%.
• К настоящему времени этап контроля качества завершен на 10%.
• 35% вспомогательных задач было завершено.

Наш журнал ошибок в данный момент содержит 3 не устраненные ошибки, 1 из которых отмечена как имеющая высокий приоритет. Журнал ошибок также содержит 3 дополнительные функции, ожидающие одобрения.

Мы только что загрузили последнюю работу на наш сервер постадийной работы, чтобы вы могли с ней ознакомиться. Результат работы доступен по следующему адресу: http://www...

На следующем этапе мы планируем работать над компонентом фотогалереи. Мы намереваемся завершить ее к концу следующей недели (19 января).

Мы все еще ожидаем выпуска статей в средствах массовой информации от вашего специалиста по связям с общественностью. Без этого ваш сайт будет запущен, и данный раздел будет пустым или первоначально будет скрытым.

Сообщите нам, если у вас есть вопросы. Мы постараемся на них ответить.

- Л.М.

Тема электронного письма должна быть примерно такой: 'RE: Виджеты, Отчет о состоянии проекта'.

Пункты списка: в первом пункте списка всегда описывается в процентах, какая часть всего проекта была завершена. Остальные пункты списка описывают в процентах завершенность различных этапов проекта, вы можете иметь другие соглашения об именах, но это нормально. Скорее всего, клиенты подробно не будут анализировать эти цифры. Поэтому, какой смысл перечислять эти данные? Это поможет произвести на людей впечатление, что вы держите проект под контролем, что вы точно знаете о его состоянии. Это преобразуется в уверенность, что проект управляется предсказуемым образом.

Отчет об ошибках: очень краткая сводка информации о зарегистрированных ошибках. Вы можете хотеть включить информацию о том, сколько ошибок вы устранили на этой неделе, или о том, сколько дополнительных функций ожидает одобрения. Это показывает, что вы имеете дело с неизбежными проблемами, которые систематически появляются во время работы над проектом. Вы должны серьезно отнестись к вопросу об обсуждении ошибок с клиентами; есть различные уровни открытости, которые руководство может посчитать допустимыми. Вы должны спросить ваше руководство о том, в какой степени клиенты должны быть осведомлены об ошибках.

Мы только что выполнили описание любых существенных продвижений вперед, сделанных в рамках проекта с момента последнего обновления. Это может быть добавление нового модуля, завершение установленной контрольной точки или любая иная важная задача.

Что мы планируем делать на следующем этапе – это довольно очевидно, но это полезно, так как это позволяет клиенту (и руководству) знать, над чем вы собираетесь начать работать.

Любые проблемы, которые могут возникнуть в ближайшем будущем, - насчет этого не нужно беспокоиться, кто знает, может быть, ваш проект выполняется на 100% хорошо, но это маловероятно, зато вы можете быть первым. Это можно использовать, чтобы в вежливой форме попросить клиента что-либо сделать. Но нужно быть осторожным в отношении того, какую информацию о проблемах руководство позволяет раскрывать клиенту.

Также учтите, что высказывания в отчете должны быть очень краткими, не длиннее двух фраз. Вы должны учитывать время, которое имеют люди. Все очень заняты корпоративными делами, никто не хочет читать длинные электронные письма.

Здесь был представлен общий формат отчета о состоянии проекта. Не нужно считать, что диаграммы Ганта или диаграммы «сжигания» бесполезны, просто информация, содержащаяся в них или в любом другом инструменте управления, должна быть описана простым языком перед тем, как представлять ее клиентам.