Три основных элемента управления проектом: другая перспектива

Руководители проектов управляют людьми. Многие из нас слышали об этом не раз, но верно ли это? Не являемся ли мы только руководителями людей? Можно согласиться, что мы ответственны за управление людьми, и что это часть работы руководителя проекта. Но не мешает рассмотреть пару фактов. Многие руководители проектов имеют сертификаты от PMI (Института управления проектами), имеющего признанное свидетельство ISO (Международной организации по стандартизации). Кроме того, руководитель проекта также может иметь степень магистра в управлении проектами. Действительно ли руководители проектов не занимаются ничем, кроме управления людьми?

В этой статье мы представим три части управления проектами. Три части учитывают элементы и структуру управления проектами. Как известно, есть 5 групп процессов управления проектами и 9 областей знаний. Если говорить о группах процессов и областях знаний, то речь идет больше чем об управлении людьми. С другой стороны, без людей и без управления людьми проекты не могут быть завершены. Поэтому управление людьми важно, но будет ли проект успешным без двух других составляющих? Ниже описаны три составляющих управления проектами:

1. Управление людьми
2. Управление процессами
3. Управление производительностью труда

Управление людьми важно в отношении управления проектами. Задачей руководителя проекта является обеспечение совместной работы группы для достижения целей проекта. Взаимодействие и сотрудничество – это два ключевых элемента управления людьми. Без взаимодействия и/или сотрудничества людей в группе проект может оказаться в рискованном положении.

Как вы создадите группу, способствующую взаимодействию и сотрудничеству? Лучшие решения принимаются группой, а не отдельным человеком. В начале проекта мы проводим групповое совещание для обсуждения целей проекта, затем, чтобы вовлечь специалистов в предметной области и в информационных ресурсах в дискуссию, которая выявит лучшие решения. Мы задаем вопросы и поощряем группу делать то же самое. Затем мы рассматриваем принятие решения. Мы уточняем это, изыскивая варианты или альтернативы посредством вопросов о том, есть ли лучший способ. Информация, представленная здесь, ведет к новым и лучшим решениям. Новые решения основаны на новой информации. Заставьте группу взаимодействовать и сотрудничать - и будут приняты лучшие решения. Будет представлена лучшая информация, и отдельные люди внесут в это свой вклад.

Любая группа должна пройти через формирование, нормирование, конфликты и согласование, чтобы вырасти. Руководитель проекта ожидает этого и соответственно готовиться управлять ей так, чтобы группа функционировала. Это настойчивое убеждение при эффективном использовании помогает группе преодолеть разногласия и стремиться добиться успеха проекта.

До сих пор мы обсуждали только управление людьми, и если честно, группы могут быть организованы по всевозможным причинам, и руководители групп могут использовать вышеприведенную информацию для повышения эффективности работы группы. Является ли управление людьми другим названием для управления проектами?

Управление процессами важно в той же степени, что и управление людьми. Без любой из этих составляющих значительно уменьшается возможность получить успешный результат проекта. Чтобы улучшить результат проекта, руководитель проекта использует надежные и воспроизводимые процессы, ведущие к успешной реализации проекта. Руководители проектов используют свои знания, навыки и эффективность, чтобы объединить группы процессов управления проектами и области знаний. Если группы процессов управления проектами и области знаний не управляются эффективно наряду с группами, то в проекте будет беспорядок. Если ваш проект в беспорядке или в полном беспорядке, то какие области управления проектами не были эффективно включены в ваш проект? Нужно ли вам смотреть дальше?

Без использования процесса управления проектами проекты будут блуждать и отклоняться от курса, как письмо в бутылке, без намеченного курса и с неизвестным местом назначения. Проекты без процесса бьются над внедрением технологий, возросшими издержками, и масштаб проекта постоянно меняется. Конечный результат – это провал проекта.

Аналогичная группа, управляемая следующей версией приложения с установленным процессом управления проектом, показала выдающиеся результаты. Масштаб был четко описан в документе, который предоставлял необходимую информацию для приемочных испытаний, проводимых пользователем. Было сделано 5 запросов о внесении изменений, прошедших через процедуру контроля над изменениями, четыре из них были одобрены. Не только был выполнен плановый установленный срок, но и работа была завершена с опережением графика. Опережение графика означает сокращение расходов, следовательно, проект был завершен в пределах бюджета. Все это было достигнуто, и в полученном продукте не было неисправностей.

Можно ли было этого достигнуть только с помощью навыков работы с людьми? Вы смогли бы создать гармоничный проект без процесса управления проектом? Скорее всего, вы уже знаете ответ на этот вопрос.

Остается еще управление производительностью. В основном, эта категория подпадает под управление процессами для всех трудоемких задач. Нужно выделить управление производительностью труда в отдельную категорию и посмотреть на него с другой точки зрения. Назначение управления производительностью труда – это ответить на вопросы.

Как ваш проект продвигается вперед? Когда этот вопрос возникает, должна быть возможность обратиться к тройным ограничениям. Выполняется ли проект по графику? Находится ли он в рамках бюджета? Соответствует ли он требованиям масштаба проекта? Путем измерения ограничений руководитель проекта может отследить действительное продвижение проекта вперед и внести изменения на основе этой информации. Управление производительностью труда делает группу и дает возможность управляющей группе иметь всю необходимую информацию.

Давайте вернемся к начальным вопросам. Являются ли руководители проектов чем-то большим, чем руководителиями людей? Является ли управление людьми самой важной функцией руководителя проекта? Руководители проектов должны сохранять равновесие между управлением людьми и процессами. Одно без другого не обеспечит наилучшего результата.

Специальное замечание: Мы не упускаем из виду качество. Качество входит в области знаний, которые были упомянуты в разделе о процессах. Кроме того, не упускается из виду и управление проблемами. Управление проблемами входит в управление людьми, поскольку проблемы обнаруживаются людьми и решения принимаются людьми.

Учитывая все то, что было описано здесь, важно помнить, что руководители проектов делают намного больше для успеха проекта, чем просто используют свои способности по управлению людьми. Три составляющих управления проектами (управление людьми, процессами и производительностью труда) учитывают большинство критериев, необходимых для успешного управления проектом. Как руководители проектов, мы имеем знания, навыки и опыт в этой сфере. Если проекты успешно выполняются, то мы знаем, что делаем все правильно. Если с проектами есть проблемы, стоит  поразмыслить над этим и сделать что-либо для улучшения состояния проекта. Насколько хорошо вы управляете своими проектами?