Практичный подход к управлению проектами

Что такое практичное управление проектами? Это означает управление проектами простым образом, не увязая в больших и громоздких процессах. Это не означает, что нужно халтурить. Хороший метод управления проектами так же важен, только он должен оставаться рациональным и разумным. Это вместе с правильным пониманием основ поможет вам успешно реализовать проект.

Следование этим основным принципам даст хорошее начало вашему проекту:

• Не усложняйте проект.
• Определите аудиторию.
• Кто выигрывает?
• Постарайтесь обеспечить личную заинтересованность людей в проекте.
• Составьте план.
• Следуйте идее и используйте ее.

Требования

Возьмите кусок бумаги и нарисуйте дом. Теперь попросите каждого из 5 людей нарисовать дом и сравните их со своим рисунком. Скорее всего, все 5 домов отличаются от вашего. Все дома различаются по размеру, внешнему виду, отделке и иным образом. То же самое распространяется на требования к проекту. Ваш взгляд на нужды клиента может отличаться от того, что думает клиент. Убедитесь, что вы собрали краткий, точный и согласованный набор требований перед началом разработки.

Коммуникация

Все ли достаточно хорошо понимают суть проекта? Если нет, то составьте одностраничный краткий обзор проекта, содержащий всю основную информацию. Содержание вашего краткого обзора может быть примерно таким:

• Дайте ему название – воплотите его в жизнь.
• Даты начала и завершения – всем нужна цель.
• Руководитель проекта – подходящий человек для работы.
• Цель – сделайте ее четкой и краткой.
• Коммерческий потенциал –  личная заинтересованность на каждом уровне.
• Краткое описание идеи – краткое описание ее содержания.
• Основные проблемы – какие камни преткновения имеются.
• График – достижение контрольных точек.
• Ресурсы и материалы – все хотят знать заранее.
• Бюджет – что вам нужно, кто его одобряет?
• Итоговая оценка – как мы ее измеряем, была ли она выполнена?
• Идеи по улучшению – готовят вас к следующему проекту.

Отправьте этот обзор всем вашим заинтересованным лицам перед началом проекта.

Старт

Вы согласовали набор требований и сообщили о проекте всем, кому нужно о нем знать. Пришло время начинать. Организуя стартовое совещание по проекту, помните:

• Все должны на нем присутствовать.
• Предварительно передайте всем краткий обзор и продолжайте.
• Руководитель проекта должен им управлять.
• Включите конечных потребителей.
• Спрашивайте об отзывах, чтобы обнаружить проблемы.

Просите присутствующих объяснить, в чем смысл проекта, каково их участие в нем; что и когда им нужно, выясните, каковы потенциальные проблемы, и как они собираются разрешать их.

Управление

Теперь проект находится в стадии реализации, и вы должны выработать его план; сообщайте о продвижении вперед и управляйте ресурсами. Здесь вы можете заработать ваши деньги.

• Регулярные обновления – не позволяйте проекту выйти из-под контроля.
• Придерживайтесь плана проекта и тщательно проверьте его.
• Заставьте людей работать оперативно.
• Независимо от того, что произойдет, выполните проект.
• Проверяйте.
• Вовлеките конечных потребителей в проект.

Результат проекта

Вы создали что-либо, теперь людям нужно это использовать.

• Убедитесь, что оно работает.
• Выберите подходящего человека для его поддержки.
• Создайте все с большим размахом.
• Не забывайте об обучении.
• Дополнительно: организуйте плановые совещания, чтобы убедиться, что все работает согласно плану.

Проблемные области

Остерегайтесь этих типичных ошибок при управлении проектом:

• Создание 50-страничного плана, который вы никогда не выполните.
• Неправильное заполнение активов проекта, затем трата времени на их поиск.
• Люди участвуют в такой работе, о которой они почти ничего не знают. Это приводит к трате времени и денег впустую. Избегайте их.
• Препятствия, тормозящие ваш проект. Боритесь с ними.

Помните

Это несколько важных моментов, которые нужно иметь в виду во время выполнения проекта и после получения результата проекта:

• Составьте начальный план, чтобы вы могли видеть ваше продвижение вперед.
• Люди будут распоряжаться своей частью проекта, если вы создадите подходящую среду.
• Постоянно оценивайте продвижение проекта вперед.
• Все занимает больше времени, чем вы думаете, поэтому добавьте запасное время.
• Создайте простую и понятную документацию.
• Регулярно согласуйтесь с руководителем проекта.
• Привлекайте к тестированию сторонних людей.
• Радуйтесь, если проект реализуется согласно графику.
• Регулярно выполняйте проверки после получения результата, чтобы убедиться, что все работает, что есть потенциал для усовершенствований.
• Проверьте, имеет ли результат ожидаемые выгоды согласно графику.
• Изучайте и документируйте уроки, полученные во время реализации проектов.
• Быстро прекращайте работу над неудачными проектами.

Заключительные мысли

Делайте процессы проекта простыми. Большие процессы проекта могут привести его к провалу, поэтому их нужно устранять. Джон Харвей-Джонс сказал, что иногда бывает нужно убить вашего любимого ребенка. Он говорил о бизнесе, но то же самое применимо и к проектам.

Успех проекта обеспечивают хорошее управление им и  небольшие процессы проекта, поэтому не усложняйте его.