Итак, вы уже все организовали, определили заинтересованные стороны и риски, спланировали проект и готовы достичь результатов. Необходимо развить процесс мониторинга и контроля, что является значительной частью управления проектом и работы, в целом.
Каждый раз проект переходит крайний срок на один день. Нельзя оправдаться тем, что это неизвестный факт. Исходя из сложившейся ситуации, необходимо активно проверять и контролировать проект, вплоть до завершения.
Чтобы проверять и контролировать проект, нужно задействовать ряд методов1. Свободный контроль в противовес жесткому
Вам необходимо установить, совместно со спонсором (старшим менеджером), тип контроля, который подходит проекту. Жесткий контроль применим к проектам с высокой степенью риска. На протяжении работы можно совместить типы проверки и контроля. Если вы решили использовать определенный тип, убедитесь, что разработана система, которая на самом деле соответствует ему. Существует множество случаев, когда процесс жесткого контроля оказывается свободным.
2. Расходы проекта
У вас должны быть точные данные о расходах, неважно, является ли проект малобюджетным или с высоким уровнем капиталовложений. Убедитесь, что вы создаете собственный процесс для получения данных, если внутренняя система не помогает.
3. Отклонения
Это интересный способ контроля проекта. Он работает примерно так: совместно со старшим менеджером согласуются числа – например, 22,5% или 5% или 7,5%. Далее необходимо отчитываться, на какой стадии находится каждый процесс.
Пример 1: Запланировано, что определенное действие займет 15 дней. Было согласовано, что число отклонения составит 10%. Завершение действия заняло только 19 дней. Вы отчитываетесь перед спонсором так, как будто вы перешагнули предел в 10%.
Пример 2: На достижение результата запланировано затратить $4000. Фактическая цена – $4700. Вы сообщаете, что работа превышает предел. Стоит отчитываться только о тех действиях, которые превышают или не доходят до предела терпимости.
4. Планирование в противовес действиям
Разработайте простой график, который определит длительность действий и затраты. Вносите изменения в зависимости от каждой текущей цифры.
5. Отчетность
Согласуйте с высшим руководством, как часто и каким образом вы будете отчитываться. Рекомендуется делать отчет на одну страницу, придерживаясь согласованных заголовков. В некоторых случаях необходимо выполнять внешние требования к отчетности. Ознакомьтесь с этими правилами на ранних стадиях проекта.
6. Поэтапный отчет
Критичная отчетность о контрольных точках. Разработайте простой график отчетности по этапам. Делая отчет, убедитесь, что у вас есть план действий по ликвидации последствий, для того, чтобы была возможность вернуться на прежний курс.
7. Изменения проекта
Разработайте согласованный процесс, чтобы управляться с изменениями. Немногие проекты проходят через свой жизненный цикл без изменений. Вы должны их контролировать, а не позволять, чтобы они контролировали вас. Чтобы этого добиться, необходимо использовать таблицу контроля над изменениями. Регистрируйте их типы и влияние на проект. В официальном порядке согласовывайте изменения со спонсором, если они влияют на бюджет или на цели проекта.
8. Совещания
Согласуйте повестку дня и продолжительность каждого проектного совещания. Убедитесь, что вы создали узел решений, который получит распространение сразу после собрания.
Мониторинг и процесс контроля рекомендуется задействовать как можно раньше. Это необходимо обсудить после того, как была согласована экономическая модель. Если данные процессы не выполнить на ранних стадиях, проект может отклониться от курса.