Проблемой в управлении проектами и в сфере ИТ в целом является то, что сама дисциплина управления применяется с опозданием в проектах. Зачастую она считается средством контроля проекта или административной функцией, которая наблюдает за проблемами и датами графика на основе лучших прогнозов.
Мы попадаем в западню того, что нам просто необходимо выполнить задание, и мы с головой уходим в разработку, без завершения адекватного планирования. Таким образом, управление проектом практически не приносит никакой пользы. Поэтому проекты не соблюдают сроков и не укладываются в бюджет. Для того, чтобы быть эффективной, организация должна вложить усилия в дисциплину управления на самом старте жизни проекта. Пусть планирование и определение требований займет некоторое время, но тем самым вы вложите гораздо меньше усилий на выполнение проекта с небольшое командой, чем если бы вам пришлось нанимать большую команду для повторного выполнения работы и ее исправления.
Представьте, что компания решила реализовать корпорационную технологию, которая улучшит все бизнес-приложения и процессы. После длительных переговоров данная идея будет одобрена. Компания назначит руководителя проекта, и специалисты начнут реализацию. Руководитель получит некоторые ключевые даты, установленные высшим руководством во время предыдущих переговоров. Сначала руководитель будет оптимистичен , но как только он начнет задавать вопросы, сразу станет ясно, что проблемы кроются в деталях. Пока это все будет продолжаться, проект будет сдвигаться с плана, поэтому прогнозы производительности не будут соблюдены. Так что же не так? Ведь у компании была дисциплина управления проектом, аргументированная опытным руководителем и отделом по управлению.
Тем не менее, проекты постоянно терпят крах. Поэтому мы приведем список всех причин, приводящих их к краху:- Реализация нового продукта или технологии обещает решить множество срочных бизнес-проблем, поэтому его необходимо предоставить как можно быстрее.
- Технические специалисты, вовлеченные в переговоры, концентрируются на продукте и реализации решения, вместо того, чтобы принять единый подход к бизнесу и управлению программами.
- Интеграторы составляют чересчур оптимистичные оценки того, сколько времени необходимо на завершение и одобрение интеграций в корпорации.
- Избегание или сокращение предварительного планирования из-за слишком коротких сроков.
- Направление работы на простое выполнение задание.
Использование такого подхода аналогично проекту строительства без чертежей. Данные подходы расшатывают основы того, что пытается осуществить управление программами. Для организации, которая встречает на своем пути какие-либо из данных ситуаций, все будет выглядеть как сражение, имеющее следующие признаки:
- Повторная обработка заблаговременного плана, который должен был быть выполнен.
- Повторные переговоры с высшим руководством по поводу ожидаемого результата.
- Снижение уровня доверия со стороны клиента.
- Управление нескончаемым объемом изменений и повторной работы.
- Пояснение показателей, заранее предупреждающих о несоблюдении сроков/бюджета.
Данные показатели (как и многие другие) имеют отношение к росту требований относительно несоблюдения сроков или бюджета.
Так как же вы можете избежать данных проблем? Вам необходимо ввести в действие дисциплину управления программами до того, как начнутся переговоры – тем самым вы сможете заблаговременно получить ключевую информацию. До того, как инструмент будет выбран, ваши руководители должны знать ответы на данные вопросы:- Какие бизнес-проблемы они пытаются решить разрабатываемым продуктом/технологией?
- Какой является ожидаемая прибыль от инвестиций?
- Кем являются участники проекта?
- Каковы требования участников?
- Каковой является архитектура поддержки бизнеса (процессы и технологии)?
- Как проект повлияет на существующую архитектуру поддержки бизнеса (повторное использование, модификация, расширение, удаление)?
- Каков ваш подход к управлению изменениями , которые позволят вам интегрировать новые технологии в организацию?
Данная информация не только позволить организации начать с хорошего старта относительно управления программой и установления реалистичных прогнозов, но также позволит:
- Осуществить выбор между покупкой или созданием решения.
- Обеспечить выбор верных продуктов /технологий.
- Анализировать альтернативы и увеличить повторное использование.
- Предоставить основы для обеспечения получения ожидаемой прибыли от инвестиций (при реализации).
После того, как данная информация будет собрана и анализирована, дисциплина управления программами может преобразовать ее в принятые и необходимые инструменты планирования (структуры декомпозиции работ, управление учетными записями, основные расписания и другие процессы управления проектами), которые поддерживают управление и анализ программы.
Поскольку мы не живем в идеальном мире, иногда организации не имеют возможности ввести дисциплину управления программой относительно ранних действий в проекте. Некоторыми препятствиями могут быть изменения в руководстве, стратегическом направлении, миссии, приоритетах и так далее, что может привести к принятию плохого метода планирования в организации. Если вы встретились с такой ситуацией и все признаки плохого планирования явно видны, то организации стоит выполнить честный, непредвзятый процесс оценки и принятия решения о продолжении исполнения проекта. В таком случае независимое мнение просто необходимо. Принять решение о прекращении проекта не так легко, особенно если было вложено много времени и ресурсов. Таким образом , как только решение прекратить проект будет принято, функция управления программой будет концентрироваться на закрытии процессов и перенаправлении ресурсов. Если организация решит продолжить выполнение программы, то, скорее всего, прибыль все же будет получена, даже при задержке. Тогда организация может провести повторную концентрацию дисциплины управления программой для заблаговременного сбора критической информации до того, как продолжить выполнение проекта.
Введение дисциплины управления программой до того, как будет выполнена реализация проекта, занимает немало времени. Необходимо много работать и вовлечь множество участников. Но разве не лучше получить всю информацию заранее, до того, как вы уже приобретете все необходимые инструменты, и начнется работа ваших сотрудников, поставщиков и подрядчиков, требуя от вас вложений? Другими словами, вам это будет стоить немало. Но если вы все спланируете заранее, то это вам будет стоить гораздо меньше, будет безболезненней и легче, чем переработка и перерасход бюджета, и при этом невозможность уложиться в установленные сроки.