Оценку затрат можно описать как процесс прогнозирования будущего результата относительно затрат, основанных на доступной на данный момент информации.
Данное понятие можно также описать как решение того , сколько времени и ресурсов необходимо для выполнения части работы, согласно допустимым стандартам производительности.
Многие методологии, книги и пакеты программного обеспечения существуют для того, чтобы помогать с определениями затрат проекта. Некоторые основные правила помогут обеспечить составление аккуратных и реалистичных оценок:
- Учет того, что ресурсы будут продуктивны всего лишь на 80 процентов их времени.
- Ресурсы, работающие в нескольких проектах, затрачивают больше времени на выполнение задач потому, что теряют время на переход между проектами.
- Люди по большей части оптимистичны и зачастую недооценивают время, необходимое на выполнение задачи.
- Используйте как опыт других людей, так и свой.
- Заручитесь советами экспертов.
- Учтите время управления в каждую оценку.
- Всегда готовьтесь заблаговременно к решениям проблем, собраниям и другим неожиданным событиям.
- Оцените затраты каждого задания в структуре декомпозиции работ и подсчитайте общие затраты, а не создавайте прогнозов цены всего проекта целиком.
- Договоритесь со своим клиентом о дополнительной работе, которая еще не была определена.
- Сообщайте клиенту любые предположения, исключения и ограничения.
- Представляйте регулярные отчеты вашим клиентам, а также вашей команде - тем самым все будут осведомлены о текущем состоянии.
Существует множество данных о длительности проекта, в частности, длительность отдельных задач, особенно в индустрии строительства.
Частые ошибки
Вот наиболее частые ошибки, которые могут привести к неточным прогнозам.
- Непонимание того, что вовлечено в выполнение задачи.
- Отталкивание от имеющейся суммы денег и подведение затрат к данной сумме.
- Назначение ресурсов, предполагая их производительность в более чем 80 процентов.
- Неспособность готовиться заблаговременно.
- Неспособность подстроить оценки в соответствии с изменениями в масштабе.
- Разделение задач между более чем одним ресурсом.
- Предоставление оценок под давлением собраний проектов.
- Предоставление точечных оценок вместо оценок областей.
Трехточечная оценка
Трехточечная оценка - это техника, которая помогает руководителям составлять лучшие прогнозы. Вместо приблизительных оценок руководители проектов могут использовать трехточечную оценку для получения большего контроля над тем как подсчитывается конечная стоимость. Конечный результат представлен в виде средневзвешенного значения трех оценок.
Чтобы выполнить такую оценку определенного действия или задания, вам стоит поинтересоваться о лучшем варианте ресурса (B), наиболее вероятном (M) и наихудшем его прогнозе (W). Суммируйте наилучший прогноз с четырехкратным значением наиболее вероятного варианта и с наихудшим вариантом, а после разделите сумму на шесть. Это даст вам значение прогноза (E), что является немного более сбалансированным представлением того, сколько продлится действие или задача.
Вот как выглядит формула :
E = (B + 4 M + W)/6
- B = наилучший прогноз (1/6)
- M = наиболее вероятный прогноз (4/6)
- W = наихудший прогноз (1/6)
Симуляция Монте Карло в MS Excel
Метод Монте Карло оценки затрат проекта на основе создания множества проб определяет ожидаемое значение случайной переменной. Существует множество коммерческих пакетов программного обеспечения для выполнения симуляции метода Монте Карло - тем не менее, стандартная электронная таблица, к примеру, Microsoft Excel, также может быть использована для симуляции.
Правило на заметку из области управления проектами
Такая же работа в других условиях будет оценена по-другому десятью различными прогнозистами, или даже одним и тем же прогнозистом, в десяти различных случаях.