Наша работа часто основана на проектах. Задавались ли вы вопросом, почему некоторые проекты идут гладко, а другим досаждают проблемы? Здесь приведено пять причин, почему проекты могут проваливаться, и как при помощи хорошего управления проектами можно избежать этих проблем.
1. Отсутствие поддержки заинтересованными лицами
Есть два типа поддержки заинтересованными лицами. Во-первых, заинтересованность со стороны высокоуровневого руководителя, уполномоченного принимать решения и тратить деньги. Под высокоуровневым руководителем имеется в виду один человек – я сделал правилом избегать проектов, непосредственно ответственных перед группой.
Во-вторых, вам нужна поддержка от всех участников проекта. Иногда руководители проектов по ошибке угождают потребностям своего работодателя ценой отношений с другими заинтересованными лицами, или "маленькими людьми", что может плохо повлиять на совместную работу и сотрудничество.
2. Скрытые мотивы могут поставить прогресс под угрозу
Выявить и преодолеть эту проблему очень трудно. Все имеют невысказанные мысли и проблемы. Все имеют защищаемое самолюбие. Хороший руководитель проекта с высоким уровнем эмоционального интеллекта будет использовать свое чутье для выявления любых невысказанных нужд и извлечения любых скрытых мотивов, не отчуждая и не угрожая никому.
Хорошее управление проектами также предусматривает активное поощрение открытого диалога со всеми заинтересованными лицами в проекте, включая проведение встреч один на один с теми людьми, которым неудобно публично высказать свое мнение.
Хороший руководитель проекта должен ясно выражать свои намерения. Один руководитель проекта преимущественно использовал свою должность, чтобы укрепить свою позицию с клиентом. Проект удался только благодаря тому, что проектная группа управляла руководителем проекта и выстроила барьер, чтобы защитить себя от его вмешательства.
3. Неуправляемые ожидания
Каждое заинтересованное лицо в проекте имеет свои собственные ожидания. Если не управлять ими тщательно, может возникнуть полный беспорядок, путаница и разочарование.
Имеет смысл заранее установить максимально возможную ясность, четко определив параметры проекта, такие как цели, затраты, результаты, влияние, границы, роли и обязанности. Всегда, когда происходит изменение, проект нужно оценивать по отношению к данным параметрам. Изменение может быть столь простым, как изменение мнения заинтересованным лицом о чем-либо.
Путаница ролей – классическая проблема. Вместо того, чтобы предполагать, что все имеют одинаковые ожидания относительно своих ролей и ролей других, доходчиво объясните это. Начните проект, заставив всех записать свои ожидания и приоритеты на бумаге. Вы удивитесь, как сильно они различаются – финансовый руководитель может дать качеству больший приоритет по сравнению с ценой.
4. Неэффективная коммуникация
Электронная почта – пожалуй, самая распространенная форма коммуникаций проекта. Прекрасная стратегия – обсуждать только одну тему в одном электронном письме и использовать краткую строку темы. Это поможет получателю быстро определить важность и срочность письма. Это также упрощает работу с каждым письмом как с четкой задачей для выполнения. Такой подход незаменим для эффективного применения инструментов управления проектами, таких как Бейскапм.
Хорошая документация не менее важна, она должна быть доступной и актуальной. Бесполезно сложная документация или производство документации из любви к искусству просто мешает.
Тратя силы на то, чтобы говорить людям, что они должны делать, легко отказаться от уважения, которое вы можете оказать кому-либо, искренне выслушав его. Зачастую мы слушаем, чтобы составить наш ответ. Способность просто слушать – редкое умение.
5. Недостаточное планирование
Существует сильное искушение не думать слишком много и просто погрузиться в дела. Выглядеть эффективным и занятым хорошо. Беда в том, что без предшествующего тщательного планирования, вы нередко оказываетесь занятым дольше, чем нужно. Лишний час планирования может сэкономить недели борьбы с пожаром.
Отсутствие учета непредвиденных обстоятельств - обычная проблема. Это означает учет неожиданных изменений в проекте, например, задержки с утверждением или дефицит ресурсов. Если вы полагаете, что сможете сдать проект к январю, обещайте сдачу в январе.
Вы также должны предусматривать непредвиденные обстоятельства в течение всего проекта. Встройте резерв, чтобы позволить себе делать административные дела, искать будущие проекты и просто отдыхать. Бывает трудно понять, сколько времени проект может занять. Старайтесь не быть слишком оптимистичным в отношении сроков!
Следуя этим советам по управлению проектами, вы повысите шансы вашего проекта на успех. Есть ли у вас какие-то другие советы по управлению проектами или ошибки для добавления в данный список?