Успешное управление проектом: восемь простых этапов

Неудачный проект может привести: к потере прибыли и благоприятной возможности; невозможности достигнуть коммерческих целей; отвлечению ресурсов от другой деятельности; ослаблению морального духа сотрудников и, возможно, даже к банкротству. Если проекты станут более сложными и критически важными для эффективности бизнеса, то каким образом вы можете повысить свои шансы на успех?

Следуйте этим восьми простых шагам, чтобы достичь отличных результатов в рамках ваших проектов:

1. Обеспечьте заинтересованность руководства и заинтересованных лиц в вашем проекте

В первую очередь, вам необходимо иметь реальную заинтересованность руководства и заинтересованных лиц - людей, которые получат выгоду от проекта. Убедитесь, что ваш проект имеет рациональное экономическое обоснование, и что он может предоставить реальные коммерческие выгоды, поэтому поймите его технические и коммерческие цели. Вы должны держать в центре внимания коммерческую сторону проекта, чтобы избежать распространенной ошибки, заключающейся в том, что проекты предоставляют технически верное, но не соответствующее коммерческим требованиям решение.

У вас также должен быть влиятельный спонсор, кто-либо, являющийся достаточно высокопоставленным в организации, чтобы выдержать финансирование проекта и отстаивать проект на уровне высшего руководства. Не так просто привлечь руководство и заинтересованных лиц к работе над проектом в самом его начале, но вы должны делать все возможное для этого. Вы можете постоянно информировать их о проекте, чтобы они были в курсе основных разработок, достижений, проблем и рисков.

2. Определите масштаб, задачи и цели

Масштаб проекта определяет, какие сферы и процессы коммерческой деятельности будут затронуты. Четко определите его и сообщите о нем всем заинтересованным лицам. Чтобы избежать любой неопределенности, не бойтесь сказать о том, что не входит в масштаб проекта. После определения масштаба внимательно управляйте им, чтобы избежать расползания границ проекта или расширения объема того, что должен реализовать проект. Заказчик или спонсор должны одобрить изменения масштаба, которые почти всегда означают, что проект должен быть перепланирован или переоценен. Не принимайте измененный масштаб без перепланирования проекта, это, скорее всего, приведет к провалу проекта.

Спонсор или заказчик должны определить общую коммерческую цель проекта, которую нужно достигнуть в итоге. Как только вы поймете общую цель, вы сможете определить коммерческие и технические цели проекта. Это цели более низкого уровня, которые вносят вклад в достижение общей цели. Они формируют основу высокоуровневого плана проекта.

Чем дольше длится проект, тем больше организационных изменений в нем случится. Поэтому убедитесь, что проект не застигнут врасплох событиями, которые могут привести к его невозможности соответствовать требованиям заказчика.

Убедитесь, что проект реалистичный, и что ваша организация может выполнить его. Чего вы можете реально достичь на практике с помощью предоставленных вам ресурсов? Рассмотрите с вашей организацией и с вашей группой перспективные цели, но избегайте проектов с великим замыслом, они часто заканчиваются провалом!

3. Имейте письменный план

Лучше всего управлять вашим проектом с помощью письменного плана. Любому проекту, который длится больше недели, или в котором участвует больше одного человека, необходим письменный план. План описывает:

План может выглядеть как написанный на листе бумаги простой список задач с названиями, датами и предоставляемыми результатами, или же, как комплексная матрица этапов, задач, зависимостей, обязательств, дат и расходов, управляемая в программном пакете.

4. Управляйте ресурсами проекта и вовлекайте группу в работу

В типичном проекте участвует множество людей: конечные пользователи или клиентский персонал; технический персонал; административный и финансовый персонал; консультанты; подрядчики; поставщики; внешние консультанты и сторонние организации. Сопутствующие взаимосвязи создают дополнительные зависимости и риски, которыми вам нужно управлять. Когда вы рассматриваете необходимость управлять затратами; предоставлять аппаратное обеспечение, оборудование и машины; имеете дело с производственными отношениями; управляете изменениями процесса и обучаете персонал, становится ясно, что управлять ресурсами довольно трудно. Поэтому есть очевидная потребность в опытном руководителе проекта и в эффективной группе, работающей совместно и относящейся серьезно к проекту.

5. Управляйте коммуникациями

Поддерживайте хорошие коммуникации внутри проектной группы и с более широкой группой заинтересованных лиц и находящихся под влиянием проекта групп. Группа не должна быть изолирована от остальной корпоративной среды или от конечных потребителей и пользователей. Если она изолирована, проект может подвергнуться риску того, что пользователи не примут конечную систему или продукт. Хорошие коммуникации особенно важны при завершении проекта, чтобы убедиться, что пользователи или заказчики готовы к внедрению и к использованию новой системы или устройства.

Руководству может потребоваться пересмотреть и внести поправки в рабочие соглашения, чтобы убедиться, что сотрудники примут систему. Если вовлечена широкая общественность, может быть, необходимо рассмотреть более широкие методы коммуникации, такие как реклама, группы для тематического опроса или пилотная реализация.

6. Управляйте поставщиками и сторонними субподрядчиками

Современные сложные проекты обычно включают в себя поставщиков, субподрядчиков, консультантов и другие сторонние ресурсы. Они создают дополнительные зависимости и риски. Базовые соглашения с поставщиками и другими внешними участниками относительно четко сформулированных требований, определяют ожидаемые эксплуатационные нормативы и продукты или системы, которые должны быть спроектированы, разработаны и выпущены. Регулярно встречайтесь с поставщиками и с внешними участниками, чтобы убедиться, что они работают, как и предполагалось. Помните, что ваши внешние ресурсы могут, в свою очередь, зависеть от своих поставщиков и субподрядчиков, поэтому четко укажите, кто будет отвечать за управление этими зависимостями, и следите за работой субподрядчиков.

7. Применяйте эффективные процессы управления

Процессы управления используются, чтобы убедиться, что проект выполняется по плану, и что предоставляемые результаты соответствуют требуемым стандартам. Задействуйте простые процессы. Проводите регулярные совещания по проекту, каждую неделю для большинства проектов, чтобы проверить, соответствует ли прогресс плану. Используйте обычную программу действий. Документируйте и согласовывайте ключевые решения и официально проверяйте и принимайте основные предоставляемые результаты, которые должны явным образом поддаваться проверке и быть связанными с измеримыми контрольными точками. Установите периодический процесс отчета для уровней проектной группы и совета проекта, чтобы вовремя предоставлять официальные отчеты о состоянии проекта. Убедитесь, что все заинтересованные лица получают верные отчеты, чтобы поддерживать осведомленность о проекте и его достижениях. Установите процессы проверки и гарантирования качества, чтобы поддерживать должное качество разрабатываемых продуктов или систем и качество процесса управления проектом. Определите и управляйте рисками и проблемами, возникающими во время разработки вашего проекта, и создайте процедуры распределения ответственности за избегание, разрешение или уменьшение их.

8. Закройте проект

В конце доведите проект до формального закрытия и сообщите всем заинтересованным лицам и участникам, что проект завершен и что его цели достигнуты. Приложите все усилия к прояснению любых последних невыясненных вопросов. Когда проект завершен, убедитесь, что требуемая поддержка и технические мероприятия были выполнены. Завершите проектную документацию и подготовьте итоговый отчет по проекту. Если ваша организация применяет процесс управления качеством, сообщите о любых сделанных выводах или предложите возможности по улучшению, чтобы их можно было рассмотреть в будущих проектах.