Простой план улучшения результатов проекта и повышения зрелости

Многие клиенты, с которыми мы работали, использовали одного работника в роли Отдела по управлению проектами (РМО). Обычно этот человек должен был вынести решение о внедрении общих процессов и методов планирования, управления и выполнения проектов. Чаще всего, есть широкий спектр проектных работ, выполняемых разными проектными группами внутри организации, включая диапазон уровней зрелости -- от не общепринятых, воспроизводимых процессов до очень формальных и документированных процессов.

Согласно рекомендации Института управления проектами, компании с более высокой зрелостью должны видеть: реальные выгоды, которые включают в себя хорошо выполненные портфели проектов, эффективность, которая включает в себя лучшее распределение ресурсов, и растущую устойчивость и воспроизводимость процессов. С другой стороны, компании с меньшей зрелостью склонны к противодействию и к попыткам избежать проблем, когда они появляются, а не к стратегическому планированию и выполнению проектов. Часто эти компании имеют различные группы, работающие как самодостаточные подразделения, поэтому там нет централизованного представления о доступности ресурсов или об актуальном состоянии проекта. Соответственно, руководители проектов не могут установить очередность проектов или точно составить для них график. Это снова и снова приводит к потере возможностей и к провалу проектов. Новое исследование зрелости организации подтвердило потребность в определении воспроизводимых процессов, выявило, что компании, использующие их, имеют больший процент успешных проектов, чем те, которые этого не делают.

Как такой отдел управления проектами способствует совместной работе групп в рамках процессов, помогает говорить на одном языке и выполнять все одинаковым образом? Ниже приведен ряд рекомендаций по утверждению общих процессов проектов, которые можно внедрить во всей организации, обеспечивая лучшую эффективность работы и реальные результаты.

Сосредоточьтесь на важной рабочей проблеме

Есть ряд причин, почему организация может решить унифицировать свои процессы управления проектами. Это может быть реакцией на давление клиента, стремлением получить дополнительное преимущество перед конкурентами или частью общего развития компании. Недостаток зрелости организации ведет к потере возможностей. Понимание причины перемен не только даст вам указание насчет того, как вы должны подходить к ним, но также поможет руководителям проектов найти творческие пути решения проблемы.

Не устанавливайте процессы только ради установки процессов. При выборе способа действий, лучше ориентируйтесь на основные проблемы, которые вы пытаетесь решить или избежать. Вы можете обнаружить, например, что реорганизация ваших процессов – это совсем не то, что вам нужно. Возможно, обеспечение повышенной прозрачности, видимости и сотрудничества для всех проектов в организации лучше поможет решить важную рабочую проблему.

Прозрачность, видимость и сотрудничество

Повышение прозрачности, видимости и сотрудничества в ваших проектах – составляющая достижения лучшей эффективности работы в организации. В недавней статье Гина Абуди рекомендует центральную систему или "портал" как средство внедрения передовых практик и улучшения результатов проекта, что может стать превосходным решением по управлению проектами. Простая, удобная в использовании система, согласовывающая отслеживание времени, управление ресурсами и построение графика проекта позволяет поддерживать используемые в данный момент процессы, получая выгоду от улучшенной видимости значимых данных.

Одно программное обеспечение не решит вашу основную рабочую проблему, но оно может служить центром, который представляет общую картину всех процессов в компании. Помните, что важно выбрать подходящую систему для вашей организации. Несколько ключевых требований таковы:

• Улучшенная видимость распределения ресурсов, включая проектную работу, не проектную работу, отпуск и т.д.
• Информация в реальном времени о состоянии всех проектов с предупредительными индикаторами и сигналами.
• Объединение заявок на выполнение работ, графиков, управления ресурсами, стратегического плана проекта и назначения приоритетов.

Система, предоставляющая эти возможности, позволит руководителям проектов сосредоточить дефицитные ресурсы на наиболее прибыльных проектах. Руководители проектов также смогут отслеживать, какие проекты выполняются по графику, а какие - нет, помогая им применить безотлагательные меры при необходимости. Наконец, они больше не подвергнутся риску составления графика проекта, руководствуясь предположением, что для него будут выделены определенные ресурсы, обнаружив впоследствии, что ресурсы уже были распределены, или же что они вне офиса.

Эффективно используйте то, что уже у вас есть

То, что вы пытаетесь улучшить вашу организацию, не означает, что вы должны отказаться от всего старого и начать заново. Есть вероятность, что имеющиеся у вас сейчас процессы вполне рабочие, и вы должны эффективно использовать их, чтобы перейти на следующий уровень. Например, вы можете обнаружить, что, несмотря на различные уровни зрелости, опыт и квалификацию, в вашей организации большинство людей используют Microsoft Project и Microsoft Excel. Подход "убрать и заменить", когда вы заставляете всех прекратить использовать эти инструменты и начать использовать другую систему, может иметь отрицательные эффекты. Вместо этого вы можете рассмотреть способы улучшения и усовершенствования инструментов, позволяя людям применять привычные для них процессы, при этом максимально повысив выгоды и прибыль.

Абуди считает, что вы должны изучить то, что в данный момент делается в организации, прежде чем пытаться что-то изменить. Только затем вы можете обсудить, как можно разработать стандарты для всей организации, используя комбинацию уже разработанных процессов, успешно реализуя и заполняя бреши новыми процессами там, где это нужно. Другими словами, вместо принятия такого стандарта, как PMBOK® или PRINCE2®, и принуждения всех изменить свои процессы так, чтобы они поддерживали этот стандарт, лучше поступить более творчески, сохранив работающие вещи и улучшив или заменив те, которые не работают.

Коммуникации также важны, потому что многие сотрудники будут сопротивляться изменениям. Они будут с подозрением воспринимать ваши усилия, направленные на улучшение процессов, в то время как существующее положение кажется им вполне приемлемым. Помните, что Джим Коллинз написал в своей книге"Хорошее против лучшего ", почему одни компании совершают рывок, а другие нет: "Хорошее – это враг лучшего". Важно внушить доверие этим людям, чтобы они понимали, что вы пытаетесь не заменить их текущие процессы, а улучшить и усовершенствовать их. Поддержка вашей группы необходима для достижения успеха, потому что она будет помогать вам в достижении ваших целей.

Лучшие результаты проекта

Какое изменение вы ни собирались бы ввести, важно понимать, какую степень изменения организация и группа могут принять, и не забывать об этом. Не совсем верно решать проблему, исходя из того, что если что-то работало в одной компании, то оно подойдет для другой. Только вы знаете, каковы ваши потребности, что будет и что не будет принято вашей организацией, и сколько времени, денег и усилий организация готова потратить в сравнении с потенциальной прибылью.

Не полагайтесь исключительно на программное обеспечение. Помните об объединении ваших процессов и людей и хорошо управляйте ими. Ваш программный продукт должен облегчать работу членов вашей группы.

Оценивая существующие процессы, организация может заменить слабые и сохранить сильные для обеспечения оптимального успеха. Объединение этих процессов таким образом, чтобы все были вовлечены в проект, дает возможность сделать выводы на основе ваших ошибок, а не повторять их снова и снова.