Ежедневно при выполнении обязанностей бизнес-аналитиков и членов проектной группы мы сталкиваемся со сложными деловыми, организационными и кадровыми проблемами. Наши проблемы сложные, так как всё – от людей до организаций и условий работы – взаимосвязано внутренне и внешне. Если мы адекватно не проанализируем эти зависимости, наши решения будут неэффективными или приведут к непредвиденным последствиям, которые повлияют на все процессы. Сложные проблемы являются системными проблемами, решение которых требует системного мышления.
Система – это любой объект, состоящий из зависимых компонентов, обменивающихся информацией, энергией или веществом друг с другом, чтобы произвести результат. Системы используют входы, которые преобразуются в выходы с помощью процессов, инструментов или методов для производства выходных результатов, и эти результаты часто являются входами для других компонентов внутри системы или для совершенно других систем.
Системы не только взаимодействуют сами с собой; они входят в состав еще больших и более сложных систем. Из-за этих внутренних и внешних взаимоотношений и воздействий система усложняется; при удалении любой части системы ее поведение изменяется; при переупорядочивании отношений внутри системы она начинает функционировать иначе; при внесении изменения в компонент внутри системы это изменение вызывает непредвиденные последствия для других систем.
Для решения сложных проблем нужен метод, целостно рассматривающий проблему, и сделать это помогает системное мышление.
Системное и линейное мышление
Системное мышление необходимо для всех сложных проблем, таких как управление проектами, управление портфелем, управление качеством, модернизация бизнес-процессов и организационное управление. PMBOK, BABOK, Шесть сигм, TQM, и Рациональный подход - все имеют прочные корни в системном мышлении, так как это единственный способ создания долгосрочных решений, прекращения повторения проблем и минимизации непредвиденных последствий.
Так как системное мышление сосредотачивается на целом, оно может:
• Вызывать инновации путем стимуляции вопросов и выявления новых возможностей и вариантов, невидимых при раздельном рассмотрении компонентов.
• Помогать обнаруживать и управлять рисками, вытекающими из отношений и зависимостей.
• Улучшить коммуникацию и уменьшить число изолированных подразделений компании благодаря внимательности к взаимозависимостям.
• Повышать осведомленность о более крупных коммерческих целях.
• Давать лучше спроектированные продукты, услуги и результаты.
• Обеспечивать более быстрое реагирование на быстрые изменения.
• Улучшать наши навыки руководства.
Человеческому уму трудно разбираться в сложных проблемах, поэтому системное мышление не дается нам легко. Мы склонны мыслить линейно, ища простые схемы, последовательности и причины и следствия. Традиционный анализ проблемы основан на редукционизме, в котором сложный объект разбивается на его простейшие компоненты, изучаемые по отдельности. Трудность такого подхода в том, что когда компоненты заново собираются в систему, динамика меняется. Компоненты не будут вести себя так же или иметь такие же характеристики, когда они взаимодействуют вместе и функционируют как одно целое. Например, ДНК состоит только из трех простых химических соединений, но при объединении их в последовательности, которые составляют основу для биологической жизни, динамика меняется, так как биологическая система не является простой суммой характеристик, проявляемых базовыми химическими компонентами ДНК.
Но проблема сравнения линейного и системного мышления сама не является линейной. Существует необходимость в обоих способах мышления, и они должны дополнять друг друга. Даже системное мышление основано на причинно-следственном и редукционистском подходе к решению проблемы, так как невозможно решить системную проблему без первоначального понимания всех ее компонентов. Но различие лежит в восприятии. В традиционном анализе причина и следствие рассматриваются как линейная ситуация (событие A вызвало следствие B). В системном мышлении причина и следствие рассматриваются с кольцевой перспективы (то, что является причиной в одной точке системы, может быть следствием в другой точке). При применении системного мышления нужно держать ум открытым и, прежде чем делать выводы, рассматривать не только сами процессы, но и их входы, выходы, отношения, зависимости и воздействия друг на друга и на другие системы.
Системы
Чтобы освоить системное мышление, нужно понимать и знать некоторые основы о системах. Представление о системе не должно быть ограниченным, поэтому первым делом нужно осознать, что системы бывают какими угодно: механическими, биологическими, экологическими, социальными, экономическими, организационными, технологическими, разработанными и даже абстрактными.
Во-вторых, системы открыты или закрыты. Закрытые системы не могут взаимодействовать со своим окружением, поэтому они не получают никакой информации, вещества или энергии из внешнего мира. Из-за отсутствия обмена информацией закрытые системы не могут приспосабливаться к изменениям. Проще всего вообразить закрытую систему как нечто искусственно созданное – такое как лабораторные условия или условия проведения испытаний по контролю качества, в которых процесс должен сильно регулироваться. Но закрытые системы также могут быть непреднамеренными. Если отсутствует механизм, путем которого сотрудники отдела продаж организации могли бы заранее сообщить отделу производства, что были размещены крупные заказы, то взаимоотношения между системами продаж и производства являются закрытой системой.
Открытые системы получают и обмениваются различными уровнями информации, вещества или энергии со своим окружением, и такое взаимодействие делает открытую систему наиболее легко приспосабливающейся к изменению. Но оно также делает их более сложными для понимания. Так как открытые системы имеют обратную связь с множеством других систем, не всегда очевидно, что другие системы и компоненты вовлечены. Чтобы по-настоящему понять открытую систему, нужно много размышлять, изучать и анализировать, и даже после этого, вероятно, останутся необнаруженные элементы.
Третье, что нужно знать о системах, это то, что они состоят из пяти основных элементов.
1. Объекты: Это части, компоненты, переменные, подсистемы или элементы, образующие систему. Объекты внутри системы обмениваются информацией, энергией или веществом с другими объектами и обычно с другими системами. Хотя о них проще всего думать как о чем-то реальном, объекты могут быть абстрактными.
2. Атрибуты: Это свойства и качества системы, которые могут быть показателями следствий или состояниями в конкретный момент времени.
3. Связи: Все объекты внутри системы связаны с другими объектами в системе, а в открытых системах сама система связана с другими системами.
4. Границы: Система ограничена границей. В открытой системе это проницаемая граница, так как информация, энергия, или вещество обмениваются и поступают снаружи, но граница закрытой системы непроницаема.
5. Воздействия внешней среды: Все системы, даже закрытые системы, существуют в более крупных внешних средах. Открытые системы оказывают влияние на внешние среды и сами находятся под влиянием своих внешних сред.
Системы также имеют несколько интересных характеристик и состояний:
• Это было упомянуто ранее, но столь важный момент нужно запомнить: все системы сами являются компонентами более крупных систем. Более чем что-то еще – это осознание, отделяющее системное мышление от обычного линейного мышления.
• Все системы имеют идеальное состояние равновесия, основанное на текущих условиях, параметрах объектов, влияниях внешней среды и связях. В случае отклонения от своего равновесия системы будут пытаться исправить сами себя. Нельзя полагать, что желаемые состояния систем обязательно являются желаемыми для нас идеальными состояниями.
• Системы в своих идеальных состояниях или близко к ним относительно стабильны и предсказуемы; и наоборот, системы, далекие от своих идеальных состояний, могут быть хаотичными и непредсказуемыми.
• В стабильных системах всегда имеются временные задержки между введением изменений и проявлением их следствий.
• Открытые системы имеют эквифинальность, что означает, что существует несколько способов достижения одних и тех же целей или результатов. В PMBOK это названо анализом альтернатив.
• Открытые системы имеют мультифинальность, что означает, что одни и те же задачи или результаты могут иметь несколько назначений. Например, в проекте, предпринятом для разработки и производства нового молотка, проектная группа рассматривает молоток как свой конечный предоставляемый результат (проектная система); исполняющая организация рассматривает молоток как генератор прибыли (коммерческая система); клиент, покупающий молоток, рассматривает его как инструмент, используемый для строительства домов (строительная система).
Истории и диаграммы
Поведение и следствия системы описываются в виде текста с помощью историй и наглядно – с помощью диаграмм. При помощи процесса создания историй и диаграмм мы можем лучше понимать компоненты, связи и взаимодействия между системами, находить коренные причины, и описывать системы для других. Они также помогают моделировать простые сценарии, но истории и диаграммы являются лишь схематическими обобщениями систем, поэтому нельзя воспринимать их слишком буквально. Истории и диаграммы также передают ложное ощущение, что действия происходят последовательно, тогда как на самом деле системы являются динамическими образованиями с множеством действий, происходящих одновременно. Ничто из этого не удивительно для тех, кто изучил PMBOK: его процессы управления проектами представлены как отдельные, независимые элементы, чтобы помочь нам изучить их. Но мы знаем, что процессы управления проектами происходят одновременно и повторяются много раз.
Один тип метода составления диаграмм называется «казуальные петлевые диаграммы» (CLD). Используя круговые стрелки и надписи, казуальные петлевые диаграммы показывают причины и следствия, связи и временные задержки для компонентов систем.
Рассмотрим пример и увидим, как его можно представить в виде диаграммы.
Пример: Аринн нравится быть занятой, поэтому когда у нее есть свободное время, она добровольно берет дополнительные проекты на работе, и из-за этих дополнительных проектов, она много работает сверхурочно. Но Аринн также хочет изучать PMBOK и сдать экзамен PMP. Чем больше времени она тратит на изучение, тем больше она желает пройти, так как она не хочет напрасно потратить вложенное время. И тем не менее она беспокоится, что тратит недостаточно времени на изучение, поэтому она хочет уделять изучению больше времени.
Переменные: Это конкретные причины, следствия и воздействия внутри системы из числа того, что происходит, и того, что желательно. Часто трудно обнаружить все переменные, но мы должны быть основательными, чтобы гарантировать, что мы не упустили следствие, воздействие или поведение. В нашем примере основные переменные – ее главная цель сдать экзамен PMP, ее цель тратить больше времени на изучение, ее фактическое время учебы, ее время сверхурочной работы, и ее количество свободного времени, которое можно выделить для времени учебы. Мы обнаружим больше переменных, глубже рассмотрев причины и следствия.
Петли: Петли показывают связи в системе, соединяя переменные. Причинная связь или связь влияния между переменными:
• Одинаковая: Увеличение в одном вызывает увеличение в другом, или уменьшение в одном вызывает уменьшение в другом. Это может быть показано с помощью "S" на петле или с помощью знака плюс.
• Противоположная: Увеличение в одном вызывает уменьшение в другом, или уменьшение в одном вызывает увеличение в другом. Это может быть показано как "O" на петле или с помощью знака минус.
Начнем с объединения в пары некоторых из переменных с помощью их самых базовых причинно-следственных связей:
Чем больше времени она учится, тем меньше свободного времени она имеет.
Существует разрыв между тем, сколько времени она в текущий момент учится и сколько времени, как она считает, ей нужно учиться. По мере того как она тратит больше времени на изучение, этот разрыв уменьшается. Разрыв в CLD – разница между фактическим значением и требуемым значением.
Пока этот разрыв существует, он побуждает ее искать дополнительное свободное время, которое можно использовать для изучения.
Так как она любит быть занятой, она добровольно берет на себя дополнительную работу, когда у нее есть свободное время.
Когда она добровольно берет дополнительные проекты в офисе, ей приходится работать сверхурочно.
Чем больше она работает сверхурочно, тем меньше свободного времени она имеет.
Чем больше она учится, тем сильнее растет ее желание сдать, так как она не хочет, чтобы затраченное на учебу время было потеряно впустую. 
По мере того как ее желание сдать возрастает, ее беспокойство, что ей нужно тратить больше времени на учебу, увеличивается.
По мере того как ее беспокойство увеличивается, она тратит больше времени на учебу.
Дуги помогают определить переменные, причины, следствия и воздействия, но они должны быть соединены в петли, чтобы увидеть полную картину. Вероятно, нарисовать казуальную петлевую диаграмму получится как минимум за несколько попыток. Начните с поиска переменных, имеющих несколько воздействий, которые станут точками пересечения в диаграмме. В этом примере имеются две главные переменные (свободное время и время учебы), оказывающиеся центральными точками с несколькими воздействиями.
Затем, из этих точек пересечения, найдите общее с центром в точках пересечения, которое станет петлями. Эти петли – обратная связь, или точки обмена информацией, веществом или энергией внутри системы. Для свободного времени имеются ее воздействия из офиса, влияющие на ее свободное время, и имеется второй набор воздействий, влияющих на свободное время, которое она посвящает учебе. Имеется кое-что еще, влияющее на ее время учебы, - это ее желание сдать экзамен и беспокойство, что она не тратит достаточно времени на учебу.
Если мы соединим все вышеуказанное в связанные петли, то увидим несколько схем и проследим полную историю. Важно сопоставить CLD с текстовой историей, так как это поможет определить, является ли диаграмма правильной (часто она неправильная при первых нескольких попытках). Если текстовая история получается бессмысленной, то диаграмма неправильная.
1. Когда у нее есть свободное время, она добровольно берется за дополнительные проекты, что приводит к сверхурочным часам работы в офисе, сокращая ее свободное время.
2. Она посвящает некоторое свободное время учебе, но она не думает, что учится достаточно. Этот разрыв побуждает ее находить дополнительное свободное время, чтобы выделить его на учебу.
3. Так как она не хочет напрасно потерять время, уже затраченное на учебу, она хочет быть уверенной, что сдаст экзамен. Это увеличивает ее беспокойство, что она не учится достаточно, заставляя ее учиться больше.
Теперь, когда мы имеем созданные петли, мы можем увидеть еще один компонент в казуальных петлевых диаграммах. Есть лишь два типа петель: усиливающие и балансирующие Усиливающая петля усиливает следствие, а балансирующая петля ограничивает следствие. Усиливающие петли показаны с помощью обозначения R, а балансирующие петли – с помощью B. Чтобы определить, какой тип петли появляется, сосчитайте знаки минус или O; если нет отрицательных следствий или имеется четное число их, то это усиливающая петля; если имеется нечетное число знаков минус, то это балансирующая петля.
Для нас это должно иметь смысл исходя из нашего примера: петли 1 и 2 ограничены конечным количеством свободного времени, следовательно – это балансирующие петли, тогда как петля 3 является усиливающей петлей, так как чем больше она хочет сдать экзамен, тем больше она беспокоится, и тем больше времени она будет учиться.
Нужно рассмотреть еще один элемент перед тем, как наша диаграмма будет полной. Задержки – это точки в системе, в которых развертывание воздействия занимает некоторое время, изображаемые двумя короткими параллельными линиями. Задержки в системе означают, что нужно проявить терпение и убедиться, что мы дали системе достаточно времени на подготовку, непосредственно перед внесением дальнейших изменений. Их важно отметить в диаграмме и истории, так как мы склонны быть нетерпеливыми, горячиться и вносить больше изменений, если сразу же не видим желаемые следствия.
В нашем примере, даже если Аринн перестанет браться за лишнюю работу завтра, весьма вероятно, что она не сможет сразу же прекратить работать над уже взятыми ею проектами, поэтому будет задержка между моментом, когда она перестанет браться за дополнительные проекты, и когда ее сверхурочная работа уменьшится.
Какие преимущества системное мышление и диаграммы вносят в решение проблем? Они помогают выделить воздействия и причины и следствия, которые мы могли упустить, и они помогают выявить лучшие варианты, так как мы можем наглядно видеть связи между вариантами. Применяя системное мышление к нашему примеру CLD, мы должны начать видеть другие вопросы, требующие дополнительного анализа и составления диаграмм, прежде чем Аринн выберет решение:
• Что если дополнительные проекты, за которые берется Аринн, помогут ее карьерному росту на работе?
• Что если деньги, которые она зарабатывает за сверхурочную работу, очень важны для нее, чтобы покрыть ее расходы?
• Что побуждает ее хотеть сдать экзамен PMP?
• Есть ли у нее другой источник свободного времени, такой, как время поездок на работу и обратно, часы, которые она тратит на сон, обеденный перерыв?
Как видно из данного примера, в систему может быть вовлечено множество переменных. И взаимосвязь между этими переменными вызывает доминирующее поведение системы.
Во второй части данной статьи будут рассмотрены эти связи, называемые архетипами, так как они помогают понять поведение системы, чтобы можно было эффективно пытаться повлиять на ее поведение.