Чего вам может стоить плохое управление маленькими проектами

Может быть, у вас есть большие проекты, описанные в Microsoft Project, но что насчет небольших, которые, на самом деле, составляют большую часть вашего портфолио? Подходите ли вы к управлению ими не совсем серьезно, используя отчеты о состоянии по электронной почте и электронные таблицы Excel для управления ими? Если так, то вы, возможно, совершаете большую ошибку.

Лучшие методы

Лучшие руководители проектов используют лучшие методы для своих больших проектов, но многие из них не осознают, что эти методы также можно применять к небольшим проектам. Недавно опубликованная статья в Project Smart (Умном проекте) подтверждает это: "Применение лучших методов даже к маленьким проектам может быть выполнено без излишней бумажной работы или непроизводительных затрат. Лучшие методы – это подходы, которые бесчисленные руководители проектов использовали для тысяч проектов, и которые признаны 'лучшими методами', потому что они помогают вам достигнуть наилучших результатов. Не думайте, что если вы управляете маленьким проектом, то вы можете отбросить эти лучшие методы, потому что если вы не сделаете этого, вы пожалеете об этом позже, когда ваш проект превратится в неразбериху".

Ниже приводится несколько лучших ключевых методов, которые нужно применять для маленьких проектов, так же как и для больших.

#1. Отслеживание реальных данных

Все проекты, независимо от их размера, выполняются, чтобы принести положительную прибыль от капиталовложения, и поскольку затраты на проект сегодня в основном выводятся из затрат на рабочую силу, отслеживание времени выполнения проекта очень важно для измерения прибыли от капиталовложения. Каким образом организация сможет узнать, какова ее истинная прибыль, не зная реальных затрат на проект?

Эти данные критически важны не только для понимания величины затрат, но также и для отслеживания состояния проекта. Ведение учета реально выполненных рабочих часов всегда позволяет руководителям проектов определять и устранять проблемы заранее. Например, если было завершено 10% от плановой работы, но было потрачено 30% из выделенного бюджета, то это серьезная проблема. Руководители проектов, отслеживающие расходы на рабочую силу, обнаружат это достаточно рано, чтобы как-то решить данную проблему, в то время как те, кто этого не делает, в конце концов, выйдут за пределы бюджета. Проект может быть маленьким и иметь маленький бюджет, но возросшие финансовые издержки могут быстро просуммироваться и принести реальный вред организации. Может ли кто-то в таких случаях позволить себе так небрежно относиться к своему бюджету, большому или маленькому?

#2. Понимание методики распределения ресурсов

Назначая сотрудникам задачи и сроки исполнения проекта, можете ли вы быть уверенным в том, что у них есть время на его исполнение? Вы уверены, что они не будут в отпуске, не будут работать над другим проектом или проводить месяц на совещаниях? Руководители проекта должны знать, кто свободен для работы, прежде чем поручить выполнение задач людям (или, еще лучше, до того как будет принято решение о начале работы). Просто назначать задачи членам группы без учета их текущей и будущей занятости, включая предстоящее отпускное время, попросту неразумно. Если человек, необходимый вам для проекта, полностью занят не связанной с проектом работой или планирует отправиться в отпуск на все лето, вам нужно это знать. Вашей целью может быть своевременное завершение проекта, но это никогда не произойдет, если вам не будут доступны все необходимые для проекта ресурсы.

Чтобы доступных для работы ресурсов было достаточно, это должны быть подходящие ресурсы. Другими словами, различные проекты требуют различных типов сотрудников. Если для проекта необходим программист, руководитель проекта должен иметь возможность найти того, кто доступен в течение определенного интервала времени. Руководители также могут использовать эти данные, чтобы увидеть пробелы в комплектации персонала. Если есть только один программист, который постоянно занят, нужно нанять дополнительных программистов. Без понимания выделения ресурсов руководство может не знать, что этот программист слишком сильно перегружен работой, пока он не устанет от этого и не уволится.

Как мы упоминали ранее, отчеты о состоянии по электронной почте и электронные таблицы Excel недостаточно совершенны, чтобы обрабатывать управление проектом даже маленького масштаба. Этим инструментам не хватает централизации и гибкости, которую могут обеспечить системы управления проектом и ресурсами. Предположим, руководитель отдела поручает сотруднику новый проект, наполовину сокращая его наличное время. Если это не документировано надлежащим образом и не сообщено всей проектной группе, то как руководитель проекта узнает о том, что нужно пересмотреть его график? Как другие члены группы узнают, что их задачи, зависящие от работы этого сотрудника, могут начаться только 6 недель спустя?

Выделение ресурсов все время изменяется, и руководителям проектов нужно решение, позволяющее постоянно поддерживать актуальность и доступность этой информации. Не только все члены проектной группы должны знать, что происходит, но изменения и корректировки должны быть включены в основной план проекта.

#3. Управление техническими заданиями

Планируете ли вы, как руководитель проектов, проекты, которые ваши ресурсы не позволят вам завершить вовремя? Другой важный подход, применяемый к небольшим проектам, - это дать право голоса членам группы. Может казаться привлекательным просто выработать планы и требования к проекту, которые члены группы смогут выполнить, но это довольно нереалистичное предложение, которое приведет ваш проект к провалу. Оно также создаст низкий моральный дух среди ваших сотрудников. Лучше всего спросить у членов группы, сколько времени потребуется им на завершение конкретных задач. Разработчик, выполнивший сотни или тысячи аналогичных задач, сможет сразу сказать вам, сколько времени потребуется ему на написание этого нового куска кода, тогда как вы, как руководитель проекта, можете не иметь об этом никакого представления.

Также важно позволить членам группы общаться с вами, в то время как проект движется вперед. Маленькие проблемы и задержки очень быстро становятся большими, когда их не замечают. По этой причине руководители проектов, реализующие решения по управлению проектом и ресурсами, должны обеспечить, чтобы члены их группы могли запросить больше времени на выполнение своих задач, если это необходимо.

Успешные проекты всех масштабов