Семь основных правил успешного начала проекта

Опытные руководители проектов знают, что успешные проекты чаще всего имеют успешное начало. Перед реальным внедрением проекта, сочетание проекта, людей, инструментов и подходов может определить успех или катастрофу. Поэтому важно установить и управлять ожиданиями всех заинтересованных лиц проекта, потому что, как они будут выполнять свои роли и обязательства или достигать требуемых результатов, и другие стимулирующие факторы зависят от того, что они знают о предприятии.

Начало проекта – это критически важный этап проекта, когда должна быть сформулирована информация о природе проекта, о том, почему проект существует, кто в него включен, и какие результаты проект должен предоставить. Мэри Вильямс, автор "Принципов управления проектом" (2008), называет 7 основных правил успешного начала проекта. Они описаны ниже:

1. Выбирайте проекты, важные для организации и ее будущего

Проекты существуют, потому что есть проблемы, требующие решения; продукты, услуги или процессы, которые нужно совершенствовать; или большей частью, удельный вес компании на рынке нужно расширять. Имеет смысл выяснить, поведет ли этот проект организацию в правильном направлении.

2. Убедитесь, что у вас есть необходимые ресурсы для данного проекта

В начале любого проекта убедитесь, что вы имеете правильную комбинацию людей, идей, методов, технологий, спонсоров, бюджета и графика.

3. Включите людей, на которых влияет ваш проект и которые в нем заинтересованы

Заинтересованные лица должны иметь возможность высказать свои мнения о проекте и представить выводы о том, имеет ли проект смысл. Чем больше участников проекта профессионально и лично включены в проект, тем лучше для всех.

4. Организуйте совет проекта с требуемыми участниками в начале проекта

В вашем совете проекта должны участвовать люди, которые держат в своих руках правильные ответы и которые должны задавать правильные вопросы. Более того, вы должны назначить людей, которые не боятся принимать трудные решения.

5. Создайте Документ начала проекта (PID) и проверьте его вместе с проектной группой, членами совета и ключевыми заинтересованными лицами

Хотя определенные аспекты вашего проекта неизбежно изменятся с течением времени, в вашем документе должна быть записана основная информация о проекте, такая как цели, предоставляемые результаты, графики и начальная организация. Эти элементы не должны быть описаны подробно, поскольку нужен всего лишь предварительный взгляд на самые важные факты.

6. Начните проект со стартового совещания

Вы определили, когда, что, где, как и сколько нужно для вашего проекта. Теперь нужно провести совещание, чтобы вы могли сообщить ответы всем участникам проекта. На стартовом совещании вы можете убедиться, что цели и знания отдельных участников о проекте соответствуют тем, которые установлены для организации.

7. Создайте план коммуникаций, который описывает, кого нужно информировать о прогрессе вашего проекта, и как вы планируете передавать информацию этим людям

Ваш план коммуникаций должен учитывать тех, кого нужно включить в общие и специальные коммуникации. Кроме того, ваш план должен определять циклы и графики коммуникации, а также способы коммуникации: электронные письма, телефонные совещания, групповые советы и так далее.