Важность совместной работы с вашей группой

Принцип совместной работы с вашей группой должен быть фундаментом вашей работы. Управлять людьми – не значит действовать как надсмотрщик, чтобы увидеть, что они удовлетворительно выполнили свою работу. Это означает вовлечение членов группы в творческую деятельность и совместное достижение успеха.

Привлечение людей к решению серьезных проблем мотивирует их. Не стоит недооценивать людей. Их мнения способны улучшить все: методы, стандарты, процессы и общую эффективность.

Помните, что руководителям платят не за наличие у них всех идей, необходимых для поддержания хорошего качества работы их отдела в меняющемся мире, а за наличие достаточного количества идей о том, как заставить дела двигаться и продолжать продуктивно работать.

Четко объясняйте своим людям, что вы хотите о них, и что вы цените их вклад в работу.

Поддержание успеха

Некоторые вещи особенно важны для совместной работы руководителя и сотрудников. Это не повод пересмотреть весь процесс управления, но следующие 4 сферы являются ключевыми, и с ними следует иметь дело в первую очередь, чтобы получить результаты. К ним относится:

• Постановка целей
• Управление проектами
• Непрерывная разработка
• Оценка продуктивности работы

По очереди кратко рассмотрим каждую из них.

Постановка целей

"Если вы не знаете, куда идете, любая дорога подойдет".

Несмотря на очевидность данного высказывания , его стоит повторить. Ни одна организация не сможет работать эффективно без четких целей. Ответственность за постановку многих из них ляжет на ваши плечи.

Цели будут четкими, только если они:

• Конкретны - то есть их можно точно понять, и в них нет неопределенности.
• Измеримы - то есть все знают, достигнута цель или нет.
• Достижимы - так как если цели являются пустыми обещаниями, то их проигнорируют, а вы и будущий процесс постановки целей потеряете доверие.
• Реалистичны  - в том смысле, что они логично вписываются в полную картину и соответствуют желательному развитию событий.
• Приурочены к определенному времени - так как в противном случае они не имеют смысла.

Поставленные вами цели должны обусловливать и направлять деятельность людей. Убедитесь, что все имеют четкие цели и заинтересованы в их достижении.

Управление проектами

Многие из выполняемых задач связаны со сложными процессами, требующими координации совместной работы людей. Когда вы возглавляете подобную деятельность или участвуете в ней, убедитесь, что проект:

• тщательно и систематически спланирован и организован;
• эффективно выполняется;
• точно отслеживается;
• точно регулируется, то есть непредвиденные расходы и изменения согласовываются;
• выполняется в срок, по спецификации и, если уместно, в рамках бюджета.

Ваше руководство подвергнется риску, если ваш метод организации работы отдела в чем-либо неэффективен.

Непрерывная разработка

Для людей нет ничего важнее, чем их успех. Снова и снова вы слышите, как люди говорят нечто вроде: "Главным образом, я хочу работать с руководителем, у которого я могу чему-то научиться". Развитие ваших сотрудников нельзя игнорировать или оставлять отделам подготовки кадров. Эта обязанность лежит на вас. Убедитесь, что люди имеют надлежащие знания, навыки и установки для успешного выполнения требуемой вам работы. Развитие – это не только устранение недостатков, это также развитие и продвижение людей вперед, не в самую последнюю очередь для того, чтобы не отставать от изменений.

Скажите своим сотрудникам, что вы:

• признаете важность их развития,
• поможете им приобретать опыт и совершенствовать навыки, и...
• создаете реальную систему реализации всего этого.

Как говорит старая пословица, вы можете иметь пять лет опыта или растянуть приобретение годичного опыта на пять лет. Люди предпочитают первое. Покажите им, что вы являетесь средством достижения этого.

Используйте цикл развития

• Анализируйте задачу (что нужно для ее выполнения).
• Анализируйте человека (его навыки).
• Смотрите вперед, предполагайте, какие новые навыки и т.п. могут потребоваться для работы в дальнейшем.
• Определите пробел – что нужно сделать, чтобы обеспечить хорошее соответствие сотрудника и выполняемой им задачи.
• Определите действия, методы, бюджет и приоритеты развития.
• Реализуйте действия и отслеживайте результаты.

Это повторяющийся цикл. Поддерживайте точность записей, убедитесь, что вся работа перепроверяется, и создайте культуру, в которой люди ценят развитие и его результаты. Часть вашей работы – помощь людям в обучении.

Развитие достаточно важно для людей (а также важно само по себе) и для вас, чтобы взяться за данный процесс и сообщать о нем верную информацию. Вероятно, вы не хотите отправлять всех на обучающие курсы, поэтому рассмотрите иные варианты, задавшись вопросами:

• Должно ли развитие входить в повестку дня совещаний?
• Можно ли сделать все без отрыва от работы? (В любом случае, это важная часть личной ответственности руководителя за развитие).
• Можно ли сейчас инициировать любые постоянные действия? (Например, простые ежемесячные занятия в обеденный перерыв).

Культура организации в виде ее подхода к обучению и развитию важна для людей. Их взгляд на это отчасти зависит от вас. Подавайте верные сигналы.

Оценка продуктивности работы

Во многих организациях оценка выполняется плохо и воспринимается как бесполезная теми, кого оценивают. Оценки должны:

• Быть конструктивными, полезными и мотивирующими.
• Быть нацеленными на будущее.
• Быть для обеих сторон подлинной возможностью гарантировать, что следующий период (год, квартал и т.д.) пройдет хорошо, возможно, даже лучше, чем прошедший.
• Помогать выработать план дальнейших действий.

Изучите систему оценки вашей организации и узнайте, как провести эффективное совещание по оценке. Это эффективное использование времени руководства. Помимо того, что это помогает вам достигать практических результатов, это так же показывает вашу компетентность как руководителя и отличает вас от других.

Процессы управления

Установленные вами процессы будут восприниматься как признак вашего стиля работы. Если они получают одобрение - формируется доверие, если же нет - между вами и вашими сотрудниками возникает дистанция. Вы должны убедиться, что процессы и система:

• Справедливы
• Понятны
• Эффективны
• Уместны
• Эффективно используют время и средства

И не:

• Бюрократичны
• Оторваны от реальности
• Слишком сложны
• Ограничены/противоречивы
• Несовместимы с другими системами/со здравым смыслом

Все, что вы внедряете (или поддерживаете, если это создал кто-то другой), должно способствовать продуктивной и эффективной работе отдела. Те, кто выполняет работу, быстро поймут непригодность системы, если их работа усложнится; это не то, что вы хотели бы получить. Как говорит рекламный слоган - жизнь и так достаточно сложна

Четыре важнейших компонента

В последние годы все большую распространенность получают технологии Системы управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM). Исследование показало, что выгоды, которые компания может извлечь из подобного новшества, значительно возрастают при одновременном наличии четырех важнейших компонентов:

1. Технологии (например, CRM).
2. Четко определенного процесса продаж.
3. Обучения и развития персонала.
4. Заработных плат, зависящих от эффективности работы.

Нередко компании вкладывают много средств в технологию CRM, обучение продажам и зависящих от эффективности работы пакетов заработных плат для своего торгового персонала; но забывают об определении процесса продаж. Как следствие, сделанные в другие сферы вложения не могут быть увеличены до максимума, если отсутствует подобный процесс, поддерживающий три остальных аспекта.