Выполнение работы: человеческая сторона управления проектами

Управление проектами определяется как искусство и наука обеспечения выполнения работы путем активного сотрудничества людей и организаций, прямо или косвенно вовлеченных в проект. Сюда входят высшее руководство, спонсоры проекта, заказчики, конечные пользователи, заинтересованные лица, члены группы, субподрядчики, вендоры и консультанты.

Учитывая минимальные реальные полномочия и полную ответственность за результат проекта, самая сложная задача для руководителя проекта – это обеспечение выполнения работы.

Сегодня профессиональное управление проектами подвергается возросшему промышленному давлению от ускоренных реализаций, реструктуризаций и уменьшений размеров компаний, слияний и поглощений, более быстрого устаревания технологий и использования новых и не опробованных технологий. Более того, сами условия выполнения проектов быстро меняются при использовании распределенных виртуальных групп, поскольку организации внедряют новые проектные культуры.

Трудность для руководителя проекта состоит в привлечении подходящих ресурсов, формирующих сплоченную группу, поддержании мотивации группы, удовлетворении индивидуальных желаний и обеспечении выполнения работы – все в рамках масштаба, расходов, сроков и удовлетворения запросов заказчика! Как можно справиться с трудностью обращения с человеческой стороной управления проектами? Здесь приведен перечень 10 золотых правил, которые помогут вам оценить уровень зрелости управления проектами и эффективности группы в ваших проектах. Отмечайте каждый вопрос контрольной меткой, только если вы точно можете ответить на него положительно.

Золотое правило #1: Разработайте организацию проекта

1. Есть ли конкретные люди, определяемые как “спонсор” и “заказчик” или “клиент”  проекта?
2. Все ли знают, кто является единственным источником ответственности за проект?
3. Имеется ли организационная схема проекта с установленными людьми для каждой роли, включая членов группы и внутренних/внешних заинтересованных лиц?
4. Точно ли определены роли, обязанности и ожидания для каждого человека?
5. Были ли обязанности и обязательства официально приняты людьми?

Золотое правило #2: Сформулируйте цель группы

1. Есть ли общее понимание целей и предоставляемых результатов проекта среди всех его участников?
2. Документированы ли замысел, назначение, цели проекта и поддерживается ли определение масштаба с целями SMART (т.е. конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и целенаправленными)?
3. Имеется ли согласованный основной график с зарезервированными ресурсами и промежуточными контрольными точками и предоставляемыми результатами проекта?
4. Имеются ли функциональные организационные схемы, на которые влияет проект, с целями проекта и планами проекта?
5. Вносят ли члены группы вклад в стандарты, правила и процессы, обеспечивающие беспроблемное функционирование группы?

Золотое правило #3: Масштаб и реализация проекта

1. Знаете ли вы, кто ваши клиенты, и имеете ли вы их восторженную поддержку?
2. Есть ли у вас презентация, поясняющая коммерческие выгоды проекта, его основные компоненты, то, как проект будет реализован, и почему он имеет определенную длительность?
3. Есть ли у вас план управления рисками, в случае если произойдет основное рисковое событие?
4. Поддерживаете ли вы участие клиентов в проекте и проводите ли регулярные обзорные совещания с клиентами и проектной группой?
5. Понимает ли спонсор проекта сложность проекта и поддерживает ли руководителя проекта в разрешении проблем, находящихся вне его сферы контроля?

Золотое правило #4: Оградите группу от проблем управления

1. Имеется ли процесс для передачи проблем руководству и их разрешения?
2. Разрешает ли руководитель проекта конфликты внутри группы оперативно и становится ли на сторону группы при столкновении с внешними влияниями, руководством и заинтересованными лицами?
3. Имеет ли руководитель проекта опыт или знания для эффективной передачи работы, обучения и поддержки группы?
4. Способен ли руководитель проекта применять различные инструменты коммуникации и социальные навыки?
5. Имеется ли четко определенный процесс принятия решений в рамках проектной группы, и работает ли этот процесс?

Золотое правило #5: Оптимизация групп

1. Точно ли каждый член группы знает свои предоставляемые результаты, приёмочные критерии и людей, которые будут одобрять или принимать предоставляемый результат?
2. Имеется ли согласованный процесс для облегчения групповых обсуждений и разрешения проблем?
3. Основаны ли решения, принимаемые на групповых совещаниях, на процессе принятия решений, основанном, прежде всего, на общем согласии?
4. Полны ли члены группы энтузиазма относительно участия в проекте? Воспринимают ли они его как возможность получения знаний для повышения своей компетентности, опыта и навыков?
5. Имеется ли регулярно публикуемый бюллетень, сообщающий о достижениях проекта и группы всем клиентам, заинтересованным лицам и проектной группе?

Золотое правило #6: Поддерживайте и содействуйте открытым коммуникациям

1. Имеется ли действующий формальный и структурированный процесс коммуникации, состоящий из проверок, отчетов о состоянии, протоколов совещаний и оперативных данных об управлении, и т.д.?
2. Включает ли план коммуникаций еженедельные проверки тет-а-тет с членами группы?
3. Позволяет ли процесс проверки обсуждать потенциальные проблемы и возможные решения?
4. Искренне ли группа верит и поддерживает коллективную работу и формирование доверия?
5. Уверены ли члены группы, что группе дано право принимать решения, имеющие отношение к тому, как будет выполняться работа (в противоположность контролированию каждого шага)?

Золотое правило #7: Устанавливайте положительный образ мышления

1. Уверены ли члены группы, что их совещания в целом продуктивны?
2. Просите ли вы членов группы предоставлять отзывы о содержании и процессе совещания, чтобы можно было постоянно улучшать управление и продуктивность совещаний?
3. Готовы ли участники совещаний к взаимодействию и эффективному слушанию в течение совещаний по проекту?
4. Направлены ли совещания на разрешение проблем в отличие от приписывания вины?
5. Регулярно ли вы заранее определяете надежность и работоспособность членов группы?

Золотое правило #8: Запомните пять важных понятий

1. Практикует ли проектная группа уважение, признание, поощрение, отдых и развлечения?
2. Является ли основной график проекта реалистичным и исходящим из обоснованных предположений?
3. Уверены ли члены проектной группы, что цель проекта многообещающая и достижимая?
4. Отмечаете ли вы значимые достижения и контрольные точки на протяжении всего жизненного цикла проекта?
5. Благодарите, поздравляете и признаете ли вы официально членов группы за их конкретный вклад в проект?

Золотое правило #9: Внедряйте согласованные и предсказуемые процессы

1. Владеют ли члены группы основами управления проектами, и знакомы ли они с коммерческой терминологией организации и с методологией управления проектами?
2. Точно ли члены группы понимают различия и контекст разных методологий, применяемых для управления проектами, проектирования системы, разработки систем, специализированных решений и ИТ - операций, и т.д.?
3. Имеется ли точное понимание пакетов работ, контрольных точек, критического пути и относящихся к проекту зависимостей среди членов группы?
4. Умеют ли члены группы представлять осмысленные, точные и краткие еженедельные отчеты о состоянии?
5. Имеют ли члены группы возможность развивать свои коммуникационные и социальные навыки как часть участия в проекте?

Золотое правило #10: Благосклонно обращайтесь с группой

1. Получаете ли вы официальное подтверждение от клиента всегда, когда предоставляемый результат проекта утверждается или принимается?
2. Выделяете ли вы время на то, чтобы прокомментировать продуктивность работы членов группы над проектом?
3. Знают ли члены группы свои обязанности по отношению к запросам на изменение, модернизации, поддержке, гарантии и техническому обслуживанию в отношении предоставляемых результатов проекта.
4. Проводите ли вы официальные совещания по разбору проекта, включая анализ полученных в течение реализации уроков с группой после завершения проекта?
5. С радостью ли члены вашей группы станут участвовать в вашем следующем проекте?

Создание успешных групп требует сознательных и обдуманных затрат времени и сил. Группы формируются на основе четырех основных принципов, учитывающих важность структуры группы, процесса группы, культуры группы и влияния группы. Структура обеспечивает руководство и организационную схему. Процесс обеспечивает порядок и предсказуемость взаимодействий группы. Культура обеспечивает основу для норм поведения в группе и ценностей для успешных взаимосвязей и отношений. Влияние помогает группе эффективно использовать внутренние и внешние политики для обеспечения успешного выполнения проекта.

Группы должны избрать общую цель, разработать и следовать ряду общих процессов, основанных на наборе величин и принятой в группе культуре. Роль руководителя проекта в сплочении группы - руководить, тренировать, курировать, содействовать и направлять при необходимости, чтобы получить требуемый результат проекта. Успех и жизнеспособность проектных групп зависит от понимания человеческой стороны управления проектами.

Оцените ваши навыки управления проектами и сплочения групп

Данный опросный лист предназначен для использования людьми, проектными группами, отделами или организациями для измерения эффективности работы группы. Определите ваши очки, подсчитав число ответов «Да» в предшествующих вопросах Золотых правил и смотрите указания ниже, чтобы оценить уровень зрелости сплоченности группы в организационной схеме вашего проекта:

Каковы ваши итоговые очки? Если они меньше десяти, то ваша группа плохо функционирует, а ваш проект определенно неудачный. Но не отчаивайтесь! Надейтесь, что опытный руководитель проекта спасет ситуацию. Многие проекты начинаются таким образом и превращаются в развитую группу с руководителем проекта, имеющим навыки сплочения группы. Если ваши очки близки к 20, то вы имеете среднестатистическую группу и можете столкнуться с обычными трудностями при выполнении проекта. Многие проектные группы попадают в этот диапазон. Очки больше 30 показывают, что группа полна энтузиазма по отношению к проекту и работает без проблем. Если ваши очки превышают 40, то вы практически ходите по воде, и это сбывшаяся мечта для многих руководителей проектов!