Рассматривает ли ваша проектная группа все ключевые аспекты проблемы?

Многими людьми отмечено ощущение, что многие из спонсируемых ими проектов (даже успешные) часто выполняются на "автопилоте". Обычно это происходит тогда, когда проектная группа ощущает, что они понимают проблему, и они приняли решение касательно того, какой подход нужно считать наиболее подходящим для решения ключевых проблем, с которыми столкнулся проект. Это может иметь серьезные последствия.

Рассмотрим пример аналогичной ситуации. Проектная группа в секторе страхования разрабатывала новую структуру для компании в ответ на серьезные законодательные изменения. Основной составляющей работы проектной группы было изучение ключевых бизнес-факторов с целью преуспеть в новой среде. На совещании группа представила свои ключевые предположения, казавшиеся целесообразными. Но был задан уточняющий вопрос об одном из факторов успеха, предложенных группой, что привело к широкой дискуссии, в которой было выявлено несколько новых факторов успеха, не учтенных группой. К счастью, это произошло не на итоговой презентации, а на предварительном совещании.

Ситуации такого типа можно легко избежать путем принятия методологии, применяемой консультантами и называемой Синяя группа (иногда она называется иначе). Методология помогает обеспечить то, чтобы проектные группы избегали "режима автопилота" и рассматривали все значимые аспекты перед завершением проекта. Эта методология может быть легко приспособлена к внутренним проектным группам, что гарантированно повысит общее качество выполняемой работы.

Синяя группа – это структурированное совещание, обычно проводимое один или два раза в течение проекта. На этом совещании проектная группа проводит короткую презентацию того, что она считает ключевыми проблемами (если совещание проводится в начале проекта), или ключевых предположений (если совещание проводится ближе к концу проекта). Презентация проводится для приглашенной группы людей, непосредственно не участвующих в проекте. Список гостей для Синей группы должен включать людей со знаниями и опытом, соответствующими рассматриваемым проблемам проекта. Обычно приглашенные люди обладают знаниями рыночных механизмов, техническим опытом и/или производственным опытом.

Приглашенная группа должна быть способна быстро понять обсуждаемые проблемы, и должна критически относиться к задаваемым ими вопросам, даваемым ими комментариям и вносимым ими предположениям. Участники должны понимать, что их комментарии и вопросы должны быть полезными для группы. Поэтому Синяя группа должна найти равновесие между критикой и поддержкой. Один из способов достигнуть этого – четко сформулировать заранее, какой процесс должен помочь проектной группе, и, следовательно, только проектная группа может решить, как использовать критику, идеи и предложения, вытекающие из совещания.

Даже в лучшем случае Синяя группа трудна для проектной группы, так как они (по определению) будут слушать критику работы, которую они выполняли. С учетом психологических барьеров, связанных с восприятием критики, даже проектная группа с хорошим предшествующим опытом может быть вынуждена провести Синюю группу. Поэтому рекомендуется сделать Синие группы стандартной частью всех сложных проектов, которые вы спонсируете, тем самым избегая любого выбора или обсуждения касательно процесса.