Рецепты для отличной виртуальной совместной работы: нужные инструменты коммуникации в нужное время

Вы только что завершили стартовое совещание по проекту с новой проектной группой. Кажется, что все точно понимают свои роли, обязанности, предоставляемые результаты и конечные сроки. Пока все хорошо. Но если подумать о величине и темпе предстоящей работы, то понятно, насколько будет важен хорошо организованный план коммуникаций группы для выполнения работы.

Начните с осознания различающихся стилей коммуникаций людей. Некоторым людям необходимы регулярные переговоры в реальном времени, в то время как другим может быть достаточно эпизодического обмена идеями. Всем членам периодически нужна некоторая информация, но не всем требуется одинаковая регулярность или уровень детализации. Помните, что члены группы могут находиться в нескольких часовых поясах и говорить по-английски на разных уровнях, что порой делает одновременное участие трудным или невозможным.

Здесь описаны некоторые простые принципы, которые нужно учитывать при формировании плана коммуникаций, чтобы упростить общение и сотрудничество членов виртуальной группы, где бы они ни находились, всякий раз, когда им это необходимо.

Личные встречи – это большая роскошь для многих групп, работающих виртуально большую часть времени. Личные встречи особенно ценны, когда формируется новая группа. Для выполнения работы нужна высокая степень доверия: меняется руководство группы, могут возникнуть эмоциональные или спорные проблемы, или результат проекта значительно повлияет на организацию.

Совет: Осознайте, что не все члены группы должны участвовать в личных встречах. Рассмотрите, чья работа больше всего связана с работой других, и где доверительные отношения больше всего важны. Вовлеките во встречу тех, кто не может участвовать иным образом, чтобы минимизировать чувства отчуждения или обиды.

Одновременная аудиоконференция может быть трудной, когда члены группы находятся в нескольких часовых поясах. Некоторым может быть трудно общаться на общем разговорном языке, или они постоянно перегружены делами или путешествуют. Селекторные совещания более всего подходят для переговоров в реальном времени между всеми или большинством членов группы, формирования социального капитала и доверия, мозгового штурма, решения проблем и представления кратких отчетов о состоянии.

Совет: Обеспечьте готовность всех членов группы в тот день и в то время, которые подходят для всех. Поясните, чье присутствие необязательно или обязательно. Согласуйте полное участие с меньшей регулярностью. Рассмотрите, должны ли все присутствовать на каждом совещании. Ежемесячно чередуйте время, чтобы приспособиться к нескольким часовым поясам.

Одновременные аудиоконференции вместе с инструментами для онлайн-совещаний обеспечивают полное участие большего числа людей. Они идеально подходят, когда нужно обсудить много идей в сжатый период времени, однако некоторые члены группы охотней и легче общаются письменно, если может быть важна анонимность, или требуется быстро получить результат.

Совет: Заранее спланируйте онлайн-совещание, опубликовав вопросы и иное содержание перед переговорами. Реально оценивайте то, какие типы переговоров подходят для онлайн-совещаний. Выделите достаточно времени для печати списка основных идей и изучения их всей группой. Рассмотрите, нужны ли вам два координатора: один - для устного обмена информацией, другой - для управления содержанием совещания.

Асинхронные онлайн-совещания позволяют участникам входить в совещание в наиболее удобное для них время. Это лучше всего использовать, когда вам нужно собрать данные до (или вместо) участия в селекторном совещании, лучше понимать мысли и мнения всех участников, облегчить для всех понимание того, из чего они исходят (буквально и образно).

Совет: Если оно проводится до одновременного совещания, выделите как минимум три рабочих дня на то, чтобы люди могли вступить в асинхронное совещание. Ограничьте требуемое время не более чем 10 - 15 минутами, чтобы повысить вероятность участия. Тщательно продумайте вопросы, чтобы убедиться, что они имеют надлежащее значение, и что вы сможете получить нужные вам типы ответов. Если вы сомневаетесь, проверьте формулировки вопросов с другими людьми перед публикацией.

Электронная почта – это самый распространенный метод коммуникаций среди большинства групп, хотя не обязательно самый эффективный. Это особенно справедливо, так как электронная почта часто используется неправильно. Электронная почта хорошо подходит для виртуальных групп, чтобы сообщить членам группы о важных новостях, таких как изменения в совещаниях, важных корпоративных новостях, важных обновлениях информации о состоянии дел, объявлениях в Интернете или требующих внимания проблемах.

Совет: Создайте информативную строку темы, сообщающую подробно о том, что содержится в письме. (Например: «Проблемы с разработкой ABS». Требуются немедленные действия.) Делайте ваше письмо кратким, но исчерпывающим. Опишите не больше чем на одном экране, что вам необходимо, и предоставьте ссылки на более подробную информацию. Тщательно обдумайте, кто должен быть в списке получателей письма. Но лучше установите в группе соглашение, обозначающее, какое действие необходимо, и с какой срочностью.

Центральный репозиторий группы для содержимого и общих ресурсов. Это должен быть информационный центр какого-либо типа или расположенный в Интернете репозиторий для хранения, редактирования и распределения общих документов. Репозиторий также может иметь форум какого-либо типа, где члены группы могут ставить вопросы, предлагать идеи или совершенствовать решения.

Совет: Создайте легкий в использовании указатель документов с интуитивно-понятной навигацией. Заранее составьте соглашение о наименовании. Определите, что кто именно и что имеет право делать по отношению к каким документам. Составьте список адресов членов группы для групповой рассылки, чтобы не пришлось отправлять всем письма по отдельности, если определенная новость не имеет особого значения для всех.

Мгновенный обмен сообщениями отлично подходит, если необходимо быстро получить ответ на вопрос, организовать импровизированное совещание, обдуманно поставить вопросы или поделиться отзывами в течение селекторного совещания, или провести переговоры в реальном времени, когда связь по телефону нецелесообразна или невозможна.

Совет: Дайте знать членам группы, когда вы не можете отвечать по интернет-пейджеру. Установите правила для группы, в соответствии с которыми интернет-пейджер использовался бы наиболее эффективно. Попросите каждого члена группы честно указать частоту регулярных перерывов, с которой они могут справиться.

Видеоконференции используются наиболее эффективно, когда члены группы только знакомятся друг с другом, в основе совещания лежат переговоры (в противоположность однонаправленным презентациям), или нужно перегруппировать членов группы после изменений или неудачи.

Совет: Убедитесь, что техника работает без сбоев, и что все члены группы имеют удобный доступ. Избегайте перерывов на еду. Поддерживайте заинтересованный разговор и сведите к минимуму использование средств для презентации, чтобы люди поддерживали хороший зрительный контакт.

Когда вы и ваша группа создадите согласованный план коммуникаций, письменно зафиксируйте его в виде краткого справочного руководства для всех членов группы. Будьте готовы вносить изменения в план по мере движения вперед, время от времени проверяя, соответствует ли план текущим потребностям группы.

Наличие формального плана коммуникаций помогает ориентироваться новым членам группы или другим заинтересованным лицам, принимающим существенное участие в работе группы.

Принципы проведения успешных асинхронных совещаний содержат полезные советы по подготовке и проведению асинхронных совещаний, чтобы получить ценную информацию от вашей группы с минимальными затратами времени и усилий. Обзор лучших технологий предлагает краткое сопоставление некоторых популярных методов коммуникации в рамках проекта.